Une première certitude : la numérisation est un investissement pour l'avenir de l’entreprise et ne peut être considérée comme une occupation accessoire. Et une seconde : ceux qui ne prennent pas le train en marche dans un avenir proche resteront sur le carreau. Ne pas identifier à temps ces changements peut très bien aboutir, lentement mais sûrement, à la perte inexpliquée de parts de marchés, jusqu’à ce que, soudainement, la fin se précipite. Il existe de nombreux cas d’école comme ces entreprises de vente par correspondance classiques qui restaient concentrer sur leurs activités grâce au téléphone et à leurs catalogues, et qui avaient raté le virage de la vente en ligne.
Une numérisation incontournable
Il est donc nécessaire pour les petites et moyennes entreprises de se pencher sérieusement sur les bénéfices de la numérisation. Un constat cependant : les coûts ne sont pas anodins. Alors que les grands groupes réussissent parfois à se sortir de mauvais investissements, les petites et moyennes entreprises doivent les calculer avec précision. Fixer des priorités claires grâce à une planification rigoureuse est un impératif, tout comme identifier et se focaliser dans un premier temps sur les étapes à la valeur ajoutée la plus élevée.
L’objectif devra être atteint. Le plus important sera-t-il d’optimiser les processus de production, ou d’optimiser la communication avec les clients ?
Et qu'en est-il de l’organisation fondamentale de l'entreprise entre ressources internes et externes ? Pour ne prendre aucun risque, il est judicieux de décomposer la numérisation de sa propre entreprise en plusieurs phases.
Le point de départ sera généralement la structure de base de l’entité. Une présence professionnelle sur Internet et des possibilités de communication appropriées (échange d'e-mails, etc.) sont à lister dans les points les plus importants.
L’organisation interne entre les départements, les collaborateurs et, le cas échéant, les filiales et les succursales sont aussi à considérer.
Alors que ces deux premiers critères sont probablement communs à la plupart des entreprises, les niveaux d’analyse suivants dépendront fortement du secteur et du domaine d'activité de chacun.
Les études de marché montrent que les étapes de la numérisation dans les petites et moyennes entreprises intègrent surtout la première des étapes mentionnées. C’est tout naturellement que les banques et les assurances sont particulièrement bien représentées, tout comme les entreprises du secteur de l'information et de la communication.
Au-delà des différentes technologies telles que le cloud computing, les plateformes numériques, l'utilisation de l'intelligence artificielle, etc., les mesures de sécurité informatique sont d'une importance capitale. Pourtant, certaines études illustrent que les petites et moyennes entreprises familiales ont justement tendance à sous-estimer ce point crucial. Or, l’incertitude actuelle grandit et cette sécurité va définitivement devenir incontournable.
Prendre le traine en marche plutôt que rester sur le carreau ?
Rappelons-nous les exemples cités au début de cet article. Globalement, la numérisation ne se limite pas seulement aux activités économiques, comme par exemple à une mise en œuvre dans les chaînes de production. Elle englobe tous les domaines du quotidien, aussi bien dans les ménages privés que dans les institutions publiques et, justement, dans tous les secteurs de la société. Ne ratez pas le coche et vous ne vous retrouverez soudainement pas isolés des autres acteurs économiques.
C'est précisément dans l’environnement des PME qu’une forte valeur ajoutée sera créée par des projets spécifiques de numérisation, mis en œuvre avec intelligence. Il est clairement recommandé de débuter par les processus les plus simples. Il pourrait s'agir par exemple de la numérisation du courrier entrant ou d'une implémentation habile de la gestion des contrats. De nombreuses possibilités d'optimisation existent pour les processus récurrents et chronophages. Ils seront dès lors automatisés et se dérouleront en arrière-plan. Puis, si nécessaire, ils déclencheront eux-mêmes de nouveaux flux de travail.
Les spécialistes de la numérisation chez Graphax ont déjà réalisé avec succès de nombreux projets en Suisse et leur grande expérience est reconnue. Ils maîtrisent les besoins des PME suisses et vous partageront volontiers des cas concrets, notamment dans votre secteur d’activités.