Prenez une longueur d‘avance sur vos concurrents !
Afin de pouvoir continuer à s‘imposer sur leur marché dans les années à venir, de nombreuses entreprises doivent repenser leurs processus opérationnels.
Il s‘agit d‘optimiser et d‘accélérer les processus de travail et de réduire les coûts. Les workflows d’aujourd’hui peuvent désormais s’appuyer avec une grande efficacité sur la valeur ajoutée offerte par le numérique.
La numérisation de documents physiques, l‘extraction des données et leur gestion offrent un avantage concurrentiel décisif.
Un système actuel de gestion des documents (ou DMS, Data Management System) constitue le point de départ d‘une gestion moderne de l‘information.
Pourquoi vous devriez commencer dès maintenant à mettre votre entreprise sur la voie du numérique ?
Gain de temps - L’automatisation des process offre un gain de temps conséquent, disponibilité que vous pouvez réallouer aux activités stratégiques de votre entreprise.
Réduction des coûts - Les processus manuels lourds et laborieux appartiennent au passé.
Réduction des sources d‘erreur - Les processus automatisés sont plus fiables que les travaux répétitifs effectués manuellement par un employé.
Répartition optimisée des ressources - L’énergie de vos collaborateurs peut être idéalement réallouée une fois les travaux de routine fastidieux éliminés.
Fin de l’organisation chaotique de vos données - La numérisation de vos documents commerciaux permet de les retrouver rapidement, de supprimer le cloisonnement de vos données et d‘éviter les redondances.
Optimisation du flux d‘information - Les données importantes sont disponibles instantanément.
Préservation de l‘environnement - La numérisation des documents papier vous permet de réduire la consommation de ressources sensibles telles que l‘énergie et le papier.
Des possibilités de collaboration intelligentes - Les Modern Workplaces sont devenus incontournables dans le quotidien des entreprises. La collaboration avec les clients, les collaborateurs et les partenaires sont inclus dans ce périmètre. Des outils intelligents permettent de communiquer facilement, à tout moment, depuis n‘importe où.
Quelles activités de votre entreprise peuvent être numérisées ?
Pourquoi la gestion de l'information est-elle importante pour votre entreprise ?
Une gestion professionnelle de l'information est la clé d'une efficacité, d'une sécurité et d'une compétitivité accrues. Grâce à la numérisation et à l'organisation ciblées des informations, vous optimisez vos processus internes et créez une valeur ajoutée durable pour votre entreprise.
Les principaux avantages en un coup d'œil :
- Gain d'efficacité : moins de tâches manuelles, plus de temps pour l'essentiel
- Réduction des coûts : diminution des frais liés au papier, au stockage et à l'administration
- Sécurité juridique et conformité : respect des exigences légales grâce à une gestion structurée des données et une documentation exhaustive
- Processus plus rapides : les informations sont immédiatement disponibles, pour des décisions plus rapides et des temps de réaction plus courts
- Structures de données transparentes : des processus clairement définis et un accès centralisé garantissent une vue d'ensemble et un contrôle
Une gestion de l'information bien pensée apporte de la structure à votre univers de données et renforce votre avenir numérique.
Contact gestion des informations :
Barbara Pannatier
Business Consultant Projects & Solutions
058 551 11 11
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Vos questions sur la gestion de l'information
Pour pouvoir exploiter les informations de manière efficace, il faut les numériser. Graphax met à disposition des entreprises des appareils pour la numérisation de documents et propose également des outils et des solutions logicielles pour la gestion ultérieure des informations numériques.
DMS est l'abréviation de Document Management System. Il s'agit de la saisie, du traitement, de la gestion et de la conservation (archivage) d'informations. Il peut s'agir de documents, de factures, de bons de livraison, de contrats, mais aussi d'e-mails.
L'Enterprise Content Management (ECM) gère les données numérisées, structurées et non structurées, au sein d'une entreprise. Les informations sont créées, gérées, traitées et archivées. L'enrichissement des informations par des métadonnées permet d'automatiser entièrement les processus de travail. Les informations sont disponibles à tout moment. L'accès peut être totalement indépendant de l'endroit où l'on se trouve. Les normes de sécurité et les règles de conformité les plus récentes sont prises en compte. Grâce à l'utilisation de l'intelligence artificielle, les données les plus pertinentes sont affichées en premier à l'utilisateur. Les conflits de versions lors du traitement des documents sont ainsi exclus. Même les signatures numériques, c'est-à-dire les validations de processus sans la présence physique des personnes responsables, sont possibles. Chaque action dans un ECM est consignée et peut être évaluée en conséquence.
Toutes les données sont numérisées et disponibles uniformément. Les informations sont immédiatement disponibles pour toutes les personnes autorisées à y accéder. Les délais de conservation légaux sont clairement visibles et peuvent être facilement respectés. L'archivage conforme à la protection des données est assuré. Associé à un CRM, un DMS offre bien plus de possibilités que la simple gestion des informations.
Une gestion de contenu d'entreprise accélère les processus de travail, réduit ainsi les coûts, minimise les causes d'erreurs dues aux interventions manuelles et fonctionne de manière analogue aux normes prédéfinies. Le flux d'informations dans l'entreprise est beaucoup plus rapide. Grâce à l'intégration de modules tels que la gestion des contrats, le recrutement RH et les outils de collaboration, une entreprise est globalement plus agile dans le déroulement de ses processus internes et de ses projets clients. L'infrastructure reste évolutive. Un projet ECM peut être étendu à un nombre illimité de modules, de plateformes et de services grâce à des connecteurs. Une gestion de contenu d'entreprise, également appelée gestion de l'information, est spécialement conçue avec toutes ses fonctions pour répondre aux besoins de chaque entreprise.
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