Une gestion intelligente de l'information sauvera vos données du chaos !

L‘un des grands défis auxquels les entreprises sont confrontées aujourd’hui est clairement la gestion habile de leurs données. Le travail décentralisé en home office est un challenge supplémentaire à prendre en compte. Tout en sachant que la quantité de données produite ne cesse d‘augmenter, et ce à une vitesse exponentielle.

Les données sont d’autant plus nombreuses qu’elles sont faciles à créer. Elles se retrouvent classées de manière aléatoire et non structurée, quelques fois dupliquées, traitées, voire oubliées. Le volume d‘informations explose dans chaque entreprise. Le tout se retrouve stocké dans un nombre croissant d‘emplacements divers tels que les dossiers partagés, SharePoint, divers systèmes CRM et ERP, sans oublier des solutions spécifiques par entreprise.

Ces différents systèmes indépendants les uns des autres ne permettent probablement pas toujours de respecter les règles de conformité exigées. Ils présentent un risque réel.

Dans un tel contexte s’ajoute enfin la problématique suivante au sein de beaucoup d’entreprises : quel type de données doit être conservé, et sur quelle durée. Qui a l’autorité pour décider si cette information est-elle toujours d’actualité ou si elle peut être supprimée, et après combien d’années ? Au moindre doute, il est bien sûr préférable de conserver toutes les données, par prudence.

Une gestion documentaire performante est la clé du succès

La solution pour éviter ces aléas est une plateforme intelligente de gestion de l‘information avec une organisation et un stockage transversal et décentralisé des données.

En effet, gérer les informations et les documents dans tous ces systèmes distincts est devenu un grand défi. Beaucoup de temps et d‘efforts se retrouvent ainsi accaparés par la simple, mais si complexe recherche du document souhaité. Ces investigations fastidieuses d‘informations dans tous ces différents systèmes vont à l’inverse des efforts d’efficacité et de productivité des entreprises. Les utilisateurs vont jusqu’à refuser l‘acceptation de tels outils.

En outre, chacun de ces systèmes doit encore être exploité par le service informatique. Ils font également l‘objet de coûteuses licences par utilisateur.

La réponse à cette problématique est une solution intelligente de gestion des documents qui centralisera les informations dans un seul et même outil, avec l’assurance de retrouver aisément n’importe quelle donnée. Pour une mise en œuvre réussie, l‘acceptation des utilisateurs est le facteur clé du succès. Pour s’en assurer, il faut pouvoir compter sur une interface intuitive et une migration réussie des bases de données existantes.

Misez maintenant sur un DMS de Graphax

Grâce à la connexion intelligente des bases de données existantes, vous vous épargnez une longue migration et grâce à l'importation automatique des mises à jour, votre système est toujours à jour.

Avec notre solution vous pouvez accéder à votre plate-forme de données et d'informations, indépendamment du temps et du lieu, et ainsi augmenter votre productivité et votre efficacité. Cela augmentera la satisfaction de vos employés.

Les exigences demandées à un système de gestion des documents sont spécifiques par entreprise et varient selon le secteur, l‘activité et la taille du client.

Une entreprise de services B2C se focalisera sur une gestion réactive des clients finaux et demandera un accès rapide à toutes ses données et transactions commerciales clients, tandis qu‘une entreprise B2B se concentrera par exemple plus sur ses fournisseurs et autres prestataires.

Dans le but d’offrir à nos clients une solution adaptée à leurs besoins, nous proposons dans notre portefeuille deux solutions DMS différentes et très puissantes.

Quel DMS couvre-t-il au mieux mes besoins ?

Il n‘existe pas de recette universelle pour un DMS idéal. Il s‘agit plutôt ici de lancer une évaluation conjointe grâce au support de l‘un de nos spécialistes. Il élaborera avec vous la solution qui répondra à votre cahier des charges. Néanmoins, à ce stade, nous sommes heureux de vous donner ce petit coup de pouce.

Vous trouverez ci-dessous une liste de critères qui devraient vous aider à vous mettre sur la voie du bon DMS :

M-Files

  • Répondre à une gestion plus complexe des autorisations d‘accès aux documents
  • Forte segmentation des responsabilités
  • Exigences de recherche avancées
  • Connexion aux systèmes périphériques pour l‘extension des métadonnées
  • Cahier des charges détaillé
  • Volumes de scan élevés

M-Files est une solution intelligente qui se connecte à toutes vos sources de données et à tous vos systèmes. Vous pouvez ainsi rechercher des informations provenant de différents systèmes (CRM ou ERP) depuis une seule interface utilisateur. Vous éviterez ainsi de devoir lancer des recherches dans vos différents outils.

Découvrir M-Files

IPA-Suite

  • Description de workflows qui doivent s‘inspirer de la manière dont les collaborateurs ont travaillé jusqu‘à présent
  • Recherche de documents à l‘aide de mots-clés et de métadonnées
  • Apprentissage des types de documents : automatique ou par intervention des utilisateurs
  • La voie à suivre est l’objectif : procédure pas-à-pas pour obtenir rapidement une réelle valeur ajoutée
  • Volumes de numérisation petits à moyens

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