Souvent, il manque une stratégie globale en matière de données au sein d’une organisation ou les concepts de gouvernance de l’information et de conformité sont inexistants voire mal alignés. Malheureusement, parfois, même les exigences minimales pour une gestion moderne de l’information ne sont pas clairement mises en œuvre au sein des plateformes. L’absence ou l’insuffisance des possibilités d’archivage, la reconnaissance des doublons, la gestion des versions, des droits d’accès, les fonctions de recherche modernes rendent la gestion de l’information de plus en plus difficile.
Si vous travaillez ensuite avec différents systèmes Cloud au sein d’une organisation, de nouvelles difficultés apparaissent : le CRM pour les ventes peut être exploité sur une plate-forme, l’outil de communication pour les projets internes sur une autre. Sans parler des données des différents systèmes périphériques qui sont on-premise, bien sûr pas régulièrement synchronisées. Dans ce contexte, il est difficile de parler de clarté et d’efficacité.
Au contraire, le paysage des données est de plus en plus fragmenté, la quantité de données augmente plus rapidement en raison de la duplication des informations et ce, pas seulement au sein de la propre entreprise. Les responsables internes de la protection des données ne sont pas les seuls à commencer à réaliser que les concepts de gouvernance, de risque et de conformité des informations ne pourront jamais être vécus et gérés de cette manière.
Et le temps gagné par le stockage des données dans le Cloud externe est souvent rendu obsolète par la fragmentation croissante. Ce qui était autrefois minutieusement collecté sur des disques et des répertoires internes est maintenant à retrouver parmi plusieurs plates-formes dans le Cloud. Cela stresse les utilisateurs et les rend inefficaces car les données souhaitées se trouvent souvent dans différents silos de données. En ce qui concerne les différentes procédures d’accès et de connexion des différents services, il s’agit d’une question de sécurité qui peut difficilement être contrôlée de manière centralisée.
Les services dans le Cloud modernes qui doivent réussir à long terme nécessitent une gestion intelligente du contenu qui offre la possibilité de conserver une vue d’ensemble de toutes les informations à tout moment, quel que soit l’endroit où se trouvent les données. Cela nécessite une certaine flexibilité en termes de plateformes utilisées. Mais ce qui est crucial ici, c’est la capacité de classer les métadonnées de manière automatique et cohérente. Seule l’utilisation de l’intelligence artificielle permet une gestion optimale des métadonnées.
Il est donc important d’utiliser un logiciel qui dispose de tous les connecteurs nécessaires aux plateformes utilisées et qui parvient à créer une base de données uniforme à partir de toutes les sources en utilisant des procédures uniformes.
Il s’agit d’un processus très complexe qui, comme nous l’avons déjà mentionné, se déroule avec l’aide de l’IA. Les données et les documents sont analysés, classés et enrichis de métadonnées. Dans l’idéal, les données confidentielles sont lues automatiquement et les droits d’accès sont définis en conséquence. Les contenus dupliqués sont détectés de manière fiable et l’utilisateur est informé des doublons correspondants. Les documents soumis à la conservation sont classés conformément à la réglementation.
Vue à 360 degrés
Toutefois, le plus grand avantage d’un système de gestion de contenu intelligent est la création d’un contexte. Cela signifie que pratiquement toutes les informations pertinentes sont reliées entre elles dans tous les systèmes et de manière générale. Par exemple, une analyse de rentabilité portant sur un projet est liée à toutes les informations directes ou similaires sur le client et le projet. Cela signifie que le personnel commercial, du projet, administratif ou financier ont toujours les informations pertinentes à portée de main et peuvent également accéder à de précieuses connaissances de base qui peuvent contribuer davantage au succès du projet en question.
Les services en Cloud modernes et intelligents permettent à l’utilisateur de choisir la meilleure application possible pour effectuer les tâches de manière optimale. Idéalement, sans programmation complexe, mais par le biais de mécanismes et de processus universels. Et bien sûr, cela doit se faire en arrière-plan, en tenant compte de la gouvernance, de la sécurité de l’information et de la conformité et en y adhérant.
Après tout, la numérisation n’est pas censée compliquer le travail des collaborateurs, mais le simplifier. Les opportunités sont en tout cas accessibles.