Mittlerweile sind alle möglichen Services in der Cloud verfügbar. Informationen aus CRM-Systemen, Daten von Office365 oder Google Workspace sind für den User, Projektteams und Abteilungen jederzeit verfügbar und bieten eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten. Auch innerhalb der Plattformen existieren viele verschiedene Tools, man denke nur an die vielen Apps innerhalb von Teams. Nur logisch, dass das Management dieser Daten daher nicht einfacher wird.
Oftmals fehlt es ohnehin an einer Gesamtstrategie der Daten innerhalb einer Organisation, Konzepte für Informations-Governance und -Compliance sind nicht vorhanden oder schlecht aufeinander abgestimmt.
Leider sind manchmal sogar innerhalb der Plattformen selbst minimalste Anforderungen an ein modernes Informationsmanagement nicht klar umgesetzt. Fehlende oder ungenügende Möglichkeiten zur Archivierung, Dublettenerkennung, Versionsmanagement, Zugriffsrechteverwaltung, moderne Suchfunktionen usw. erschweren das Arbeiten mit den Informationen zunehmend.
Wenn dann noch mit verschiedenen Cloudsystemen innerhalb einer Organisation gearbeitet wird, ergeben sich neue Schwierigkeiten – das CRM für die Sales wird vielleicht auf der einen Plattform, das Kommunikationstool für die internen Projekte, z. B. mit Teams, auf einer anderen betrieben. Von den Daten in diversen Umsystemen die on-prem liegen, natürlich nicht regelmässig synchronisiert, ganz zu schweigen. In diesem Zusammenhang von Übersichtlichkeit und Effizienz zu sprechen, fällt schwer.
Im Gegenteil, die Datenlandschaft wird zunehmend fragmentierter, die Datenmenge wächst durch doppelte Informationen viel schneller und dies eben nicht nur innerhalb des eigenen Unternehmens. Nicht nur den internen Datenschutzbeauftragten wird allmählich klar, dass so die Konzepte zu Governance, Risk und Compliance von Informationen niemals gelebt und gemanagt werden können.
Und die einst gewonnene Zeiteinsparung durch das Ablegen der Daten in der externen Cloud ist durch die zunehmende Fragmentierung oftmals schon wieder hinfällig. Was früher mühsam auf internen Laufwerken und Verzeichnissen zusammengesucht wurde, versucht man eben auf mehreren Cloud-Plattformen zu finden. Das stresst die Nutzer und macht sie ineffektiv, weil oftmals die gewünschten Daten in diversen Datensilos liegen. Im Hinblick auf die diversen Zugangs- und Login-Prozedere der einzelnen Services ist es sowieso sicherheitsrelevant und kaum zentral zu kontrollieren.
Moderne Cloud Services, die auch langfristig erfolgreich sein sollen, benötigen ein intelligentes Content Management, das die Möglichkeit bietet, jederzeit den Überblick über alle Informationen zu erhalten, egal wo die Daten liegen. Das setzt eine gewisse Flexibilität in Bezug auf die genutzten Plattformen voraus. Viel entscheidender ist hier aber die Fähigkeit, die Metadaten automatisch und einheitlich zu klassifizieren. Nur mit dem Einsatz von künstlicher Intelligenz ist so eine optimale Metadatenverwaltung möglich.
Es gilt also darum eine Software einzusetzen, die alle notwendigen Konnektoren zu den verwendeten Plattformen besitzt und die es schafft, mittels einheitlicher Verfahren aus allen Quellen eine einheitliche Datenbasis zu erstellen.
Das ist ein hochkomplexer Vorgang und findet, wie bereits erwähnt, mit Hilfe von KI statt. Daten und Dokumente werden analysiert, klassifiziert und mit Metadaten angereichert. Vertrauliche Daten werden im Idealfall automatisch eingelesen und die Zugriffsrechte sind entsprechend gesetzt. Doppelter Inhalt wird zuverlässig erkannt und der User auf die entsprechenden Dubletten hingewiesen. Aufbewahrungspflichtige Dokumente werden vorschriftsmässig abgelegt.
360-Grad-Sicht
Der grösste Vorteil eines intelligenten Content Management Systems ist jedoch die Schaffung von Kontext. Damit werden quasi alle relevanten Informationen über alle Systeme und hinweg miteinander verknüpft. So wird z. B. ein Geschäftsfall bei dem es um ein Projekt geht, mit allen direkten oder ähnlichen Kunden- und Projektinformationen verknüpft. So haben Sales, die Projektmitarbeiter, Admin-Sachbearbeiter oder Finanzmitarbeiter jederzeit die für sie relevanten Informationen zur Verfügung und können darüber hinaus auch noch zu wertvollem Hintergrundwissen gelangen, das noch weiter zum Gelingen des jeweiligen Projektes beitragen kann.
Moderne und intelligente Cloud Services ermöglichen dem Nutzer die Wahl der bestmöglichen Anwendung um die Aufgaben optimal zu erfüllen. Im Idealfall ohne aufwändige Programmierung sondern durch universelle Mechanismen und Prozesse. Und natürlich soll das im Hintergrund stattfinden, unter Berücksichtigung und Einhaltung von Governance, Informationssicherheit und Compliance. Die Digitalisierung soll ja schliesslich die Arbeit der Menschen nicht komplizieren, sondern vereinfachen. Die Möglichkeiten sind auf jeden Fall vorhanden.
Bei weiteren Fragen stehen Ihnen die Spezialisten von Graphax AG gern mit Rat und Tat zur Seite. Graphax begleitet Sie auf Ihrem weiteren Schritt in eine digitalisierte Zukunft.