« Avec la croissance rapide de ma société commerciale, les processus d‘affaires sont devenus plus complexes. Nous avons dû faire face notamment à un véritable afflux de papiers, de type confirmations de commandes, documents d‘exportation des marchandises, factures, etc. Nous nous sommes alors mis en quête d’une solution capable de sauvegarder toutes les données clients essentielles en un seul et même endroit. Nous avons opté avec succès pour un système multifonctions couleur de Graphax SA, en combinaison avec le logiciel EasySeparate de recodata SA. Nous économisons aujourd’hui beaucoup de temps et d’argent, dans la mesure où le classement fastidieux des documents de commandes est supprimé et que chaque activité commerciale peut être suivie d‘un seul clic ».
La société Mato Suisse Sàrl a été fondée en 1998. Depuis 2007, Mark Marti est l’unique propriétaire de cette société de vente en gros active dans le domaine de la technologie de lubrification. L’entreprise commercialise des pompes et des presses pour matériaux de lubrification en Suisse, dans le Vorarlberg et au Tirol. Au nombre de ses clients comptent essentiellement les grands fournisseurs d’huiles et de graisses industrielles, les revendeurs techniques et les fournisseurs de la branche automobile. Mato Suisse emploie actuellement quatre collaborateurs et occupe de nombreux monteurs externes engagés à la tâche.
La situation initiale
La société Mato Suisse Sàrl a pu s’établir rapidement sur son marché. En même temps que le nombre de clients, le flux de papiers a lui aussi augmenté - entre autres les documents d’exportation destinés au contrôle TVA, les notes sur les déroulements de commandes, les confirmations, les factures, etc. « Au lieu de stocker encore plus de classeurs, j’ai souhaité installer un système de gestion des commandes qui sauvegarde numériquement et de manière centralisée toutes les données par client », explique Mark Marti en évoquant la situation initiale. Dans la mesure où l’entrepreneur est très souvent lui-même en déplacement, il était également crucial qu’il puisse accéder où qu’il soit à toutes les données. De fait, il est peu opportun de demander par téléphone aux collaborateurs d’effectuer une recherche dans les classeurs et documents au moment de revoir une commande avec un client.
Il arrive très souvent, en particulier avec des groupes de sociétés qui commandent de manière décentralisée, que les clients prétendent à des prix unitaires ou à des rabais sur les quantités. En outre, à long terme, les classeurs auraient fini par occuper beaucoup trop de place au siège de l’entreprise.
L’enjeu
L‘objectif était de pouvoir obtenir en un clin d’œil toutes les informations relatives à un client – depuis ses coordonnées en passant par les notes manuscrites, les courriels, les plans et les commandes jusqu’aux factures - et d’utiliser le minimum d’espace pour le rangement de ces données. Le défi était donc double : d’une part, il s’agissait de gérer une grande quantité de données par client, ce d’autant plus que Mato Suisse Sàrl vend certains produits, tels que les petites quantités de liquides, par centaines chaque année ; d‘autre part, il importait de pouvoir rassembler des données très diverses, y compris des plans architecturaux au format A3, de manière aussi efficace que centralisée.
La solution
Dans un premier temps, un code à barres a été créé par numéro de client et par numéro de commande. Ainsi, à toute transaction commerciale correspond désormais à un code à barres. Et à ce code correspond un dossier sur le serveur. Dès lors, peut s’opérer un archivage automatique : chaque document portant un code à barres et un très rapide scannage permet de le stocker automatiquement sur le bizhub dans le dossier correct. Ce processus est soutenu de manière optimale par le logiciel EasySeperate de recodata SA. La transcription en texte intégral est effectuée par fonction OCR.
Le bizhub multifonctions couleur C451 n‘est pas seulement un système professionnel de scannage et d’archivage, mais aussi l’appareil idéal pour une impression numérique de très haute qualité. Pour les nombreuses brochures produits et catalogues de petit tirage utilisés par Mato Suisse Sàrl, il s’avère être un énorme avantage - évitant ainsi aux PME la transition vers l’impression Offset.
Dans un deuxième temps, il a été procédé à l‘installation d’une base de données SQL, dans laquelle toutes les factures des créditeurs sont archivées automatiquement après scannage. L‘expert-comptable externe peut aujourd‘hui s’identifier dans le système et contrôler de manière autonome depuis son bureau la situation des créditeurs. Le fastidieux va-et-vient de classeurs et documents est désormais complètement supprimé.
La troisième étape s’est axée sur la saisie des documents d‘exportation pour la douane. Ceux-ci sont archivés après scannage grâce au logiciel Windream. Ce programme a été configuré par le spécialiste Kinetic SA de façon à garantir l‘inaltérabilité des contenus pour la révision comptable. Windream permet un accès très rapide aux données, également via le Web.
Le bilan
« Pourquoi compiler des documents d’entreprise dans des classeurs alors qu’il m’est possible de tout scanner et archiver rapidement ? ». Mark Marti scanne aujourd‘hui entre 12 000 et 16 000 pages par an et s’économise ainsi le rangement fastidieux de quelque 32 classeurs d’actes annuels. « De nombreuses entreprises gaspillent beaucoup de temps à rechercher des documents dans des classeurs. Grâce à notre système numérique, le document voulu s’affiche immédiatement d’un simple clic de souris », souligne Marti qui a amorti en très peu de temps un investissement de quelques milliers de francs.
L’accès aux données, possible en tout temps via VPN, s’avère particulièrement pratique. Tout comme l’impression professionnelle numérique que permet le système multifonctions bizhub C451 : les brochures et les dépliants produits peuvent être sortis sur papier à tout moment dans le tirage souhaité. Une flexibilité qui profite à l’entreprise lors de l‘acquisition et du suivi individuel des clients. Côté maintenance, l’appareil d‘impression multifonctions de Konica Minolta (impression, télécopie, numérisation, E-mail, etc.) est constamment surveillé à distance via un outil Remote Control par Graphax SA. Les nécessaires entretiens, les messages d‘erreur et les cartouches qui tirent à leur fin sont automatiquement détectés et signalés via GPRS à Graphax. Les messages sont traités et les mesures qui s’imposent automatiquement déclenchées.
Grâce à la solution d’ensemble mise en place par les trois partenaires Graphax SA, recodata SA et Kinetic SA, l’entrepreneur Marti et ses collaborateurs peuvent pleinement se recentrer sur leur activité principale.