Des informations toujours à portée de main
La disponibilité et l’accessibilité aux informations sont à la base de toutes les décisions. Grâce à la numérisation, vos informations sont utilisables plus rapidement que jamais auparavant dans l'histoire. Ce n'est d’ailleurs pas par hasard si nous vivons aujourd'hui à l'ère de l'information.
Dans le cadre de cette gestion des contrats, nous avons dès lors à portée de main, aussitôt et en temps réel, toutes les informations sur les contrats existants et passés. Les mises à jour sont immédiates. De plus, des modifications et des adaptations à de nouvelles conditions générales deviennent faciles à réaliser. Les gaspillages de papier dus à des imprimés et des formulaires qui ne sont plus à jour disparaissent.
Ne jamais perdre de vue les délais ni les échéances
Les délais et les durées de contrat peuvent devenir un sujet très sensible aux conséquences incalculables s'ils sont négligés ou s'ils expirent sans préavis. Grâce au numérique, une simple notification de rappel peut faire ici toute la différence. Une gestion numérique des contrats va également simplifier considérablement le traitement des reconductions automatiques, tout comme l'implémentation de nouvelles clauses dans un timing imposé par une modification de la législation, par exemple. Les possibilités offertes par les logiciels disponibles dans ce domaine permettent tous les réglages sur mesure imaginables.
Modifications juridiques à jour
Les modifications de la législation et les pièges juridiques sont par nature un domaine où les sources d'erreurs potentielles sont nombreuses. Ce ne sont pas seulement les délais, mais aussi la formulation correcte de certains points qui peuvent déterminer la validité ou la nullité d'un contrat. Les systèmes numérisés fonctionnent avec précisions, fiabilité et sécurité. Des bénéfices qui pourraient bien faire la différence entre « gagner ou perdre » sur des questions relevant du de la sphère juridique. Les mises à jour peuvent en outre être transmises en temps réel à tous les protagonistes concernés, car le monde numérique ne connaît finalement que les limites que l'on crée soi-même.
Accès décentralisé aux données
L'accès aux données est dès lors possible à distance, l’information est décentralisée, notamment grâce à des solutions modernes de cloud computing. C'est un critère important, surtout à notre époque où home-office et structures collaboratives en réseau prennent une importance croissante, notamment à l’international. Les mécanismes de sécurité sont adaptés en conséquence. Les certificats numériques, les signatures et les authentifications à multiples facteurs offrent la plus grande protection possible. Ceux qui ont des doutes peuvent garder à l'esprit que même les services fiscaux utilisent et acceptent ces solutions numériques. C'est une sorte de consécration pour la fiabilité des systèmes numériques, si tant est que ce point soit encore à démontrer.
Résumé sur la gestion numérique des contrats
Une gestion numérique des contrats est bien plus qu'un simple stockage de documents et de formulaires. Les possibilités techniques des données numérisées permettent pratiquement tous les liens imaginables. De nombreux éditeurs de logiciels proposent des outils optimisés pour tous les secteurs de l'économie.
Il ne faut pas oublier que de plus en plus de clients ou de collaborateurs potentiels comptent sur une manière moderne de traiter les processus. Lors du recrutement de nouveaux collaborateurs, par exemple, la saisie de toutes les données pertinentes peut se faire en temps réel via le fichier ad hoc, sans besoin de contact direct ni d’envoi fastidieux de multiples documents. Les changements dans le dossier personnel, comme l'état civil ou les données du compte bancaire, peuvent être effectués à tout moment par l'employé lui-même. Le service du personnel est informé, toute la routine de la procédure précédente se résume aujourd’hui à une affaire de quelques secondes.
Les spécialistes de Graphax ont prouvé leurs compétences numériques dans la gestion des centaines de projets. Dans le secteur des PME suisses, les experts en numérisation disposent d'une grande expérience dans la numérisation ingénieuse d’activités complexes. Les spécialistes de Graphax SA se feront un plaisir de vous présenter des processus de travail optimisés de manière intelligente, y compris dans votre secteur.