Les tendances ECM les plus importantes de 2022 à 2025
À l'origine, la mission d'un système ECM était de regrouper des informations provenant de différentes sources, de les rendre disponibles à différents endroits et de les archiver de manière à ce qu'elles puissent être révisées. Ces dernières années, les applications ont considérablement évolué. Aujourd'hui, un projet ECM sert souvent à réorganiser et à simplifier entièrement les processus de travail, à relier les données pour obtenir des connaissances précieuses et à apporter plus de rapidité et de qualité dans tous les domaines de l'entreprise. Les innovations décisives des fournisseurs de solutions ECM reflètent exactement cela. Trois grandes tendances se dessinent pour les mois et les années à venir :
- La disponibilité et la sécurité passent au premier plan
- L'automatisation devient plus simple et plus polyvalente
- Des valeurs ajoutées sont créées à partir des données
Explications plus en détail de ce que cela signifie exactement ici :
Tendance 1: Garantir la disponibilité grâce à des concepts de sécurité durables
La sécurité informatique était parfois un sujet négligé dans certaines entreprises. Cela a définitivement changé ces dernières années - et fait de la cybersécurité l'un des thèmes tendance du secteur ECM pour les années à venir. En effet, les données sont considérées comme l'élixir de vie des entreprises, elles sont souvent considérées par la science et la presse comme le pétrole du 21e siècle. La protection de ce bien essentiel est donc plus importante que jamais. Outre les exigences légales en matière de protection des secrets commerciaux et des données personnelles, il s'agit de bien plus que cela : assurer le bon fonctionnement d'une entreprise. L'incident Log4J, un exemple marquant, démontre que cela ne va pas de soi.
Fournir des informations de bout en bout et en toute sécurité
Qu'il s'agisse d'une solution cloud ou sur site, les systèmes ECM sont l'endroit où toutes les informations sont rassemblées et sont reliées à d'autres systèmes, applications et comptes via de nombreuses interfaces. Ils mettent toutes les informations à la disposition des collaborateurs, partout et à tout moment. Ils doivent donc offrir une protection maximale contre les accès non autorisés. Un concept de sécurité devrait donc être pensé de manière aussi durable que globale, tout au long du cycle de vie d'un système ECM. Et il doit inspirer confiance. Contrôles proactifs du système, mises à jour, surveillance, réactions rapides - les exigences en matière de sécurité informatique augmentent. Mais les ressources internes ne suffisent pas toujours à couvrir tout cela.
Rencontre entre ECM et sécurité en tant que service
La tendance actuelle est à la "sécurité en tant que service" : alors que les solutions cloud permettent de louer des logiciels en tant que service, cela fonctionne aussi de plus en plus avec des mesures de sécurité. Celles-ci sont automatisées ou encadrées par des professionnels de la sécurité informatique externes. Outre la cybersécurité, ces Smart Managed Services comprennent le monitoring du matériel et des logiciels, des composants réseau et des applications, les mises à jour logicielles, la distribution des logiciels ainsi que les sauvegardes et le support. De cette manière, les entreprises peuvent garantir la sécurité de leurs informations, assurer la disponibilité de tous les systèmes et données et donner un sentiment de sécurité à leurs collaborateurs et clients - sans devoir pour cela augmenter leur personnel informatique.
Bilan : la sécurité informatique est et reste la base de processus commerciaux et documentaires fiables et ce avec un maximum de flexibilité et de professionnalisme !
Tendance 2: exploiter le trésor des données avec l'IA et l'analytique
Les systèmes ECM ne sont pas seulement plus sûrs, mais aussi plus intelligents que jamais. Ils soutiennent désormais activement les décisions de l'entreprise. En effet, les systèmes sont passés de pools de données centralisés à des solutions logicielles puissantes qui permettent de rassembler et de relier individuellement les informations de tous les secteurs de l'entreprise et de les utiliser de manière polyvalente.
L'évolution des systèmes ECM
Dans l'évolution des systèmes de gestion de contenu d'entreprise, il s'agit de la prochaine étape logique. En effet, à ses débuts, il s'agissait surtout de réduire les montagnes de papier analogique et les documents scannés. Ensuite, les systèmes ECM ont permis de dompter le flot d'informations et de gérer de manière fiable les données des e-mails, des ERP et des applications bureautiques à un endroit central. Avec les workflows, l'accélération des processus a fait son apparition. Les premières applications de l'intelligence artificielle (IA) ont aidé à interpréter les informations et à contrôler les processus. Il s'agit maintenant de traiter, d'évaluer et d'exploiter intelligemment les informations à l'aide de l'analytique et de l'IA.
L'ECM, l'IA et l'analytique créent de la valeur ajoutée grâce aux données
Certains connaissent les décisions basées sur l'IA grâce au système de navigation de leur voiture : il collecte des données sur les trajets, les destinations et les conducteurs, les évalue, établit des relations, tire des conclusions et propose des options d'action. Ainsi, il propose le bureau comme destination un jour de semaine et l'appartement des beaux-parents le week-end. Les systèmes ECM modernes exploitent toutes les données disponibles de l'entreprise, bien entendu dans le respect de la protection des données et de la sécurité de l'audit. Les contenus des e-mails, des pièces jointes, des documents, des contrats et des factures sont centralisés et peuvent être mis en relation et analysés de manière flexible. Des algorithmes intelligents permettent d'effectuer des recherches dans le stock de données sans fournir 3 000 résultats, mais une réponse fiable et une base de décision valable, ainsi que des recommandations pour des mesures concrètes. Dans le contact avec les clients, cela peut signifier par exemple : voir en un clic quelle est l'offre la plus susceptible d'être la bonne à ce moment précis.
Une mise en œuvre simple au lieu d'un développement coûteux
L'IA et l'analytique peuvent être mises en œuvre de manière flexible et confortable avec des plateformes Low-Code ou No-Code. Cela signifie que le système ECM permet de composer ses propres analyses individuelles, évaluations et outils de décision intelligents sans connaissances en programmation. Au lieu de développeurs spécialisés, plusieurs power users peuvent ainsi participer directement au développement du système de gestion de contenu d'entreprise et apporter ponctuellement plus de rapidité et de sécurité dans les domaines de l'entreprise.
Bilan : l'IA et l'analytique font des systèmes ECM le super cerveau de l'entreprise !
Tendance 3: automatiser efficacement grâce aux bonnes pratiques des solutions
L'une des principales raisons de l'introduction d'un système de gestion de contenu d'entreprise est de pouvoir automatiser des processus tels que la réception de factures. Dans le passé, cela impliquait souvent des efforts de développement importants, le recours à des programmeurs externes et de longs délais de mise en œuvre. Aujourd'hui, cela n'est plus nécessaire dans de nombreux cas, car les environnements Low-Code et No-Code mentionnés ci-dessus facilitent beaucoup les choses. Et c'est encore plus simple, plus rapide et plus stable : L'offre de solutions préconfigurées de bonnes pratiques - en tant que module supplémentaire dans des solutions sur site ou en tant qu'app dans des environnements cloud - ne cesse de croître.
Des apps ECM intelligentes avec le principe de Pareto
Bien sûr, les processus se déroulent un peu différemment dans chaque entreprise. Mais l'idée qui sous-tend les solutions de bonnes pratiques est le principe de Pareto : obtenir 80% de bénéfices avec seulement 20% d'efforts. Au lieu de partir de zéro en matière d'automatisation, il est possible d'utiliser des plateformes de fournisseurs pour les processus commerciaux courants. La gestion des contrats ou le traitement des factures font partie des classiques. Ce qui est nouveau, c'est que les solutions de bonnes pratiques reproduisent de plus en plus de processus standard de tous les secteurs de l'entreprise. Souvent, l'intégration d'outils de collaboration comme Microsoft Teams et le lien avec le middleware comme Microsoft Power Plattform ont déjà été pris en compte.
Numérisation de bout en bout dans le domaine des RH
Le meilleur exemple d'automatisation rapide des processus est le domaine des ressources humaines. Souvent, l'approche y était plutôt conservatrice - avec des processus manuels, des e-mails ou des lettres. Mais les tâches se ressemblent beaucoup, même au-delà des frontières des entreprises. Une solution de meilleure pratique exploite les opportunités de la numérisation et reproduit par exemple l'ensemble du processus de recrutement. Toutes les étapes, de l'appel d'offres au contrat final en passant par l'invitation, sont intégrées dans les solutions modernes de meilleures pratiques. Un dossier personnel peut être généré en un clic à partir du dossier de candidature, y compris l'organisation de l'onboarding et des formations. Le taux de couverture des applications Best Practice atteint ainsi jusqu'à 98%.
Utiliser plutôt que posséder
Les solutions de bonnes pratiques pour l'ECM sont aujourd'hui disponibles aussi bien pour les systèmes sur site - c'est-à-dire pour l'exploitation sur les serveurs de l'entreprise - que pour les solutions en nuage. Toutefois, les solutions cloud se sont déjà imposées en de nombreux endroits : SaaS - Software as a Service - a le grand avantage de ne pas nécessiter d'investissement en matériel ni de ressources pour l'exploitation et la maintenance. Au lieu de cela, les clients ne paient que pour l'utilisation des applications. Les solutions cloud sont hautement évolutives, extrêmement fiables et stables. Les solutions Best Practice pour la numérisation des processus commerciaux peuvent être facilement ajoutées en tant que module et sont entièrement utilisables dès le moment suivant.
Bilan : avec des solutions Best Practice convaincantes plutôt que des développements de longue haleine, on atteint plus rapidement son objectif !
Perspectives d'avenir : Données et décisions toujours disponibles, partout et en toute sécurité
La direction dans laquelle les systèmes ECM vont évoluer dans les prochaines années est pour moi clairement reconnaissable : à l'avenir, toutes les informations fusionneront de plus en plus en un ensemble de données central - à partir duquel les collaborateurs pourront obtenir individuellement, de manière flexible, à tout moment et en tout lieu, tout type d'évaluation. L'intelligence artificielle ne fait pas seulement fonctionner les processus de manière automatique, elle apprend aussi de manière autonome et en déduit des propositions d'optimisation et de décision. Les collaborateurs doivent effectuer beaucoup moins de tâches standardisées - ils peuvent compter sur le fait que celles-ci seront exécutées à la seconde près et sans erreur.
Source : Mario Koch, Head of ECM bei Konica Minolta, zu den wichtigsten Trends im ECM-Bereich, www.konicaminolta.de