Que vous soyez partie prenante dans la gestion de contrats, d’accords-cadres, d’accords de licence ou de maintenance, ou de toute autre obligation, la numérisation de tous les documents relatifs à un contrat (y compris les e-mails, les documents écrits, etc.) constitue le point de départ incontournable à une bonne vision d’ensemble et à un contrôle optimisé. Cette gestion professionnelle permet de consulter l’état des lieux des contrats existants en temps réel, et d’en suivre leur cycle de vie. La structure des documents, ainsi que les rôles et responsabilités de chacun sont visibles en un coup d’œil. Et un aperçu synthétique des délais de résiliation vous permet de mettre fin aux contrats dans les délais impartis.
Que signifie la gestion des contrats ?
La gestion des contrats (en anglais : contract management) est une activité complexe qui implique différentes fonctions de l’entreprise telles que le service juridique, les achats, la direction, ou encore le contrôle de gestion. Or, l’administration de chaque contrat s’effectue souvent dans les départements qui en sont responsables. Du coup, des informations importantes telles que l’objet du contrat, sa durée, ses termes et conditions, ou ses coûts ne sont pas forcément accessibles à toutes les parties concernées. Finalement, les conflits et les problèmes ne sont pas une surprise. L’objectif essentiel de la gestion professionnelle des contrats : regrouper toutes les parties concernées pour économiser du temps, des coûts et des ressources.
Grâce à un processus automatisé et à une base de données spécifique, vous pouvez gérer les contrats plus efficacement, piloter votre contrôle, vos achats, décider de votre archivage et automatiser vos processus.
Numérisation des contrats
Leur numérisation dématérialise complètement les flux papier du processus. Ils sont alors stockés dans une base de données unique et centralisée. Leur classement et leur recherche s’en trouvent du coup grandement simplifié. Grâce à la solution intelligente M-Files, vous accédez d’un simple clic à toutes les informations dont vous avez besoin à un instant T, depuis la recherche d’une clause particulière jusqu’à l’intégralité des documents, sans oublier l’analyse qui vous est offerte des paramètres clés du contrat.
Et grâce à des fonctionnalités telles que l’indexation complète des documents dans un système unifié et la génération automatique de rappels, vous ne perdrez plus jamais le fil du contenu des clauses contractuelles ou des échéances. Ainsi, les risques inhérents aux délais non respectés disparaissent, et vous pouvez utiliser les clauses contractuelles à votre avantage.
Maîtriser l’information grâce à la gestion numérique
Pour de nombreuses entreprises, la gestion des contrats est chronophage, et source de confusions. Elle est souvent effectuée de manière centralisée. Pourtant, les acteurs de ces prestations contractuelles sont ventilés dans différents départements. Il leur est donc difficile d’accéder aux contrats en cours, et de respecter des engagements de délais ou de dates limites (comme pour des mises à jour, ou pour une résiliation). Si par exemple les différents acteurs travaillent sur des sites différents, des contrats peuvent être involontairement reconduits par manque d’anticipation des périodes de préavis. Cela entraîne rapidement du stress ainsi que des coûts inutiles et facilement évitables.
Faites confiance à notre gestion numérique des contrats. Vous maîtrisez ainsi toutes les étapes et les échéances des contrats en cours. Le moment venu, ce logiciel signale ainsi aux protagonistes que des révisions de contrats sont dûes, et que les contrats doivent être mis à jour en conséquence. Vous bénéficiez finalement de coûts optimisés, et d’une transparence totale sur l’ensemble de votre portefeuille contractuel.