Intelligentes Dokumentenmanagement als Weg aus dem Daten-Chaos

Eine der grossen Herausforderungen für Unternehmen in diesen Tagen ist das geschickte Datenmanagement. Durch das dezentrale Arbeiten im Home-Office wird es nicht gerade leichter. Die produzierte Datenmenge nimmt unaufhörlich zu und das mit einer rasanten Geschwindigkeit.

Je einfacher Daten erzeugt werden können, desto mehr Daten werden tatsächlich generiert. Sie werden wahllos abgelegt, dupliziert, bearbeitet und danach oftmals vergessen. Dokumente und Informationen werden an den verschiedensten Orten gespeichert. Dazu gehören unter anderem Netzwerkordner, Plattformen wie SharePoint, diverse CRM- und ERP-Systeme oder diverse Brachenlösungen.

So werden ungewollt immer mehr Datensilos erzeugt. Das Versionsmanagement ist nur mühsam zu beherrschen und durch die verschiedenen Umsysteme ist das Einhalten der gewünschten Compliance-Vorschriften schwierig und birgt ein gewisses Risikopotential.

Dazu kommt noch die Tatsache, dass viele Unternehmen nicht wissen, welche Daten wie lange aufbewahrt werden müssen. Wer kann nach einigen Jahren überhaupt entscheiden, welche Informationen noch relevant sind? Im Zweifelsfall behält man deshalb sicherheitshalber alle Daten.

Ein leistungsfähiges Dokumentenmanagement ist der Schlüssel

Die Lösung zur Vermeidung dieser Probleme ist eine intelligente Informationsmanagement-Plattform, die eine Verwaltung und Speicherung übergreifend und dezentral ermöglicht.

Es ist eine grosse Herausforderung, die Informationen und Dokumente in all diesen getrennten Systemen zu verwalten und es wird viel Zeit und Mühe aufgewandt um das richtige Dokument zu finden. Das mühevolle Auffinden von Informationen in all diesen verschiedenen Systemen verhindert Effizienz und Produktivität und verhindert die Akzeptanz der Benutzer.

Des Weiteren müssen all diese Systeme sowohl von der IT betrieben werden als auch für alle Anwender lizensiert werden.

Die Lösung für dieses Problem ist eine intelligente Dokumentenmanagement-Lösung, welche die Informationen in einem Tool zusammenführt und auffindbar macht. Für eine erfolgreiche Implementierung ist die Akzeptanz der Benutzer der erfolgskritische Faktor. Dafür benötigt es eine intuitive Bedienungsweise sowie eine reibungslose Migration von bestehenden Datenbeständen.

Setzen Sie jetzt auf eine Lösung von Graphax

Durch die intelligente Anbindung von bestehenden Datenbeständen ersparen Sie sich eine langwierige Migration und durch das automatische Einspielen von Updates ist Ihr System immer auf dem neuesten Stand. 

Mit unseren Lösungen können Sie plattform-, zeit und ortsunabhängig auf Ihre Daten und Informationen zugreifen und steigern so die Produktivität und die Effizienz. Damit wird die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter steigen.

Die Anforderungen an ein Dokumemten Management System sind sehr individuell und variieren nach Branche, Unternehmenstätigkeit und Unternehmensgrösse.

Ein Dienstleistungsunternehmen mit Fokus auf eine speditive End-Kundenbetreuung braucht einen blitzschnellen Zugrif auf alle relevanten Kundendaten und Geschäftsvorfälle, während eine Handelsunternehmen den Schwerpunkt auf ihre Zulieferer und Hersteller legt.

Um unseren Kunden eine bedarfsgerechte Lösung anbieten zu können, haben wir zwei unterschiedliche und hocheffiziente DMS-Lösungen im Portfolio.

Welche Dokumentenmanagement-Lösung ist die Richtige?

Es gibt kein allgemein gültiges Rezept für die ideale Lösung. Vielmehr ist es ein gemeinsames Evaluieren mit einem unserer Spezialisten, die auf Ihre individuellen Bedürfnisse die richtige Lösung erarbeiten können.

Anbei finden Sie eine Auflistung, welche Ihnen helfen dürfte, die passende Lösung für ihre Ansprüche zu finden.

 

M-Files

  • Komplexere Zugangsberechtigungen zu Dokumenten
  • Hohe Arbeitsteilung
  • Erweiterte Such-Anforderungen
  • Anbindung an Umsysteme zur Erweiterung der Metadaten
  • Klare Zielsetzungen
  • Hohe Scan-Volumen

M-Files ist eine intelligente Lösung, die sich mit all Ihren Datenquellen und Systemen verbindet. So können Sie in ausschliesslich einer Benutzeroberfläche nach Informationen aus verschiedenen Systemen (CRM oder ERP) suchen und ersparen sich die Suche in verschiedenen Systemen.

M-Files kennenlernen

IPA-Suite

  • Workflows, die sich an der bisherigen Arbeitsweise der MitarbeiterInnen orientieren sollen
  • Suchen von Dokumenten anhand der Volltextsuche und der Metadaten
  • Automatisiertes Anlernen der Dokumententypen oder durch die User
  • Der Weg ist das Ziel: Schritt-für-Schritt-Vorgehen zur Erzielung von schnellen Mehrwerten
  • Kleine bis mittlere Scan-Volumen

Die IPA-Suite vereint unterschiedlichste Komponenten und deckt dadurch einen Grossteil der Bedürfnisse ab. Besonders für kleinere Unternehmen, welche die ersten Schritte in die Digitalisierung von Geschäftsprozessen wagen, erweist sich die IPA-Suite als hocheffizente Lösung mit überschaubarem Investitionsvolumen.

IPA-Suite kennenlernen