Erfassen und prüfen Sie Ihre Eingangsrechnungen digital!
Täglich wird Ihr Unternehmen von einer Flut an Eingangsrechnungen überschwemmt. Von der Verteilung an die zuständigen Fachabteilungen bis zur Freigabe und Bezahlung ist das ein zeitintensiver und oft auch fehleranfälliger Prozess. Mit der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung von Graphax können Sie ab sofort mit einer optimalen Lösung rechnen!
Lösungs-Highlights:
- Effiziente Digitalisierung Ihrer Eingangsrechnungen mit bestehenden Multifunktionssystemen
- Intelligentes Auslesen & automatisches Verteilen
- Workflows für Rechnungsprüfung und -freigabe
- Dokumentation und Ablage (nach GeBüV)
- Zustellung im digitalen „Postkorb“ jedes Mitarbeiters
Ihre Vorteile auf einen Blick:
- Schnellere Freigabeprozesse durch elektronische Bearbeitung
- Transparenz und Sicherheit durch Zugriffskontrolle, dokumentierte Freigabeprozesse und revisionssichere Ablage
- Kostenersparnis durch Ausschöpfen von Skonti
- Perfekte Integration durch Anbindung an bestehende ERP-Systeme
Der digitale Kreditorenworkflow
Wie hoch ist Ihr Stresslevel bei der Verarbeitung von eingehenden Rechnungen? Bearbeiten Sie Rechnungen noch manuell? Kämpfen Sie mit Papierbergen, zeitintensiven Freigaben oder mit verloren gegangenen Rechnungen? Mit unserer smarten Lösung bearbeiten Sie Ihre Eingangsrechnungen künftig ganz einfach digital und sparen so nicht nur enorm viel Zeit, sondern auch Nerven.
Clevere Workflows
Informationen aus der Eingangspost, wie Rechnungen, werden automatisch erfasst und über vordefinierte Workflows im Unternehmen verteilt. Bei Ihren Rechnung kann dieser Prozess sogar soweit automatisiert werden, dass alle relevanten Informationen von der Software erfasst wird und einer rechnerischen Prüfung der Beträge sowie ein inhaltlicher Abgleich mit Kreditoren im ERP-System erfolgt.
Liegt zur Rechnung noch eine Bestellung vor, könnte das System die Rechnung sogar direkt freigegeben und die ausgelesenen Informationen zur Buchung an das ERP-System weitergeben. Alternativ kann der Freigabeprozess auch über einen Workflow gesteuert werden, der dem zuständigen Mitarbeiter die Informationen elektronisch übermittelt und zur Freigabe vorlegt, bevor die Informationen an das ERP-System übermittelt werden.
In beiden Fällen gibt es grosses Optimierungspotential bei der Effizienz und der Fehlerquote, da durch die automatische Verarbeitung da die kostenintensive manuelle Erfassung und Eingabe von Informationen wegfällt und die Informationen ohne Medienbruch stattfindet.
Häufige Fragen zur digitalen Eingangsrechnung
Die digitale Eingangsrechnung beschreibt die automatisierte Erfassung und Verarbeitung eingehender Rechnungen. Papier- und PDF-Rechnungen werden digitalisiert, ausgelesen und strukturiert abgelegt. Relevante Daten wie Betrag, Lieferant oder Rechnungsdatum werden automatisch erkannt.
Die Graphax AG implementiert diese Lösung für Schweizer Unternehmen als Baustein eines umfassenden Information-Management-Konzepts.
Die digitale Eingangsrechnung reduziert den manuellen Aufwand erheblich und beschleunigt die Rechnungsverarbeitung. Skontofristen werden besser eingehalten, Zahlungsläufe optimiert und Fehlerquellen minimiert. Die Graphax AG zeigt in der Praxis: Schweizer Unternehmen erzielen messbare Kosteneinsparungen – mit einem ROI, der sich typischerweise innerhalb von 6 bis 12 Monaten einstellt.
Digitale Eingangsrechnungen können unabhängig vom Format verarbeitet werden: Papierrechnungen, PDF-Dokumente sowie strukturierte elektronische Formate wie QR-Rechnungen (Schweizer Standard seit 2022) und E-Rechnungen. Die Graphax AG stellt sicher, dass alle in der Schweiz gängigen Formate nahtlos verarbeitet werden.
Die digitale Eingangsrechnung nutzt automatisierte Workflows, um den Prüf- und Freigabeprozess zu steuern. Rechnungen werden basierend auf definierten Regeln an die zuständigen Personen weitergeleitet. Die Graphax AG konfiguriert diese Workflows individuell auf die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens.
Die Graphax AG ist eine erfahrene Schweizer Spezialistin für die Digitalisierung von Rechnungsprozessen. Als ECM- und Information-Management-Expertin mit Niederlassungen in Spreitenbach und Lausanne begleitet die Graphax AG Unternehmen aller Branchen – von der Konzeption über die ERP-Integration bis zum laufenden Betrieb.
Die digitale Eingangsrechnung lässt sich in bestehende ERP- oder Buchhaltungslösungen integrieren. Die Graphax AG verfügt über tiefe Integrationserfahrung und sorgt für durchgängige Prozesse ohne Medienbrüche.
Die digitale Eingangsrechnung erfüllt alle Anforderungen an revisionssichere Archivierung. Rechnungen werden vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert. Die Graphax AG stellt sicher, dass die Lösung den Anforderungen des Schweizer Obligationenrechts (OR) sowie des Datenschutzgesetzes (nDSG) entspricht.
Die Graphax AG unterstützt Unternehmen bei der Einführung digitaler Rechnungsprozesse mit über 50 Jahren Erfahrung im Schweizer Markt. Lösungen werden individuell auf bestehende Prozesse abgestimmt und nahtlos in vorhandene ERP-Systeme integriert. Die Graphax AG begleitet Projekte von der Analyse bis zum Betrieb – mit persönlichem Support an den Standorten Spreitenbach und Lausanne.
Download Leaflet
