La tendance nommée ECM
Dans son étude "Digital Office Index 2020", l'association des entreprises informatiques bitkom constate que 86% des plus de 1000 entreprises interrogées, tous secteurs confondus, prévoient de numériser leur courrier. En 2016, seules 39% l'avaient prévu. Qu'il s'agisse du courrier, du traitement des factures ou des dossiers du personnel : quiconque s'intéresse à la numérisation ne peut pas faire l'impasse sur les solutions ECM. Cette abréviation signifie "Enterprise Content Management" et englobe des méthodes, des techniques et des outils pour la saisie, la gestion, le stockage, la préservation et la mise à disposition de contenus. Environ deux tiers des entreprises interrogées utilisent déjà au moins une application ECM. Mais un deuxième coup d'œil révèle que la proportion est plus faible dans les petites entreprises que dans les grandes - et que dans certains secteurs, elle atteint à peine la moitié. Qu'est-ce qui empêche donc les petites et moyennes entreprises de passer à l'étape suivante de la numérisation ?
Enterprise Content Management – cette immense opportunité inspirerait-elle la peur?
Un système de gestion de contenu d'entreprise simplifie bon nombre des activités qui font le quotidien d'un bureau - et les fait passer dans le monde numérique, notamment :
- Capture : créer, obtenir et organiser des informations.
- Manage : traiter, modifier et utiliser les informations.
- Store : stockage temporaire d'informations.
- Preserve : conserver et archiver les informations de manière sûre et conforme à la législation.
- Deliver : mise à disposition des informations pour les collaborateurs, les clients et les utilisateurs finaux.
Par informations, on entend presque tous les contenus imaginables : aussi bien les contenus structurés comme les factures, les contrats, les dossiers et la correspondance que les contenus moins structurés comme les e-mails ou les notes de conversation. L'objectif principal d'un ECM est de reproduire plus efficacement les tâches de routine et de rendre les documents et les informations plus accessibles - à tout moment, partout et de manière fiable. Pour les néophytes de l'ECM, c'est un peu vague, compliqué, voire déroutant. C'est peut-être la raison pour laquelle de nombreuses exploitations et entreprises ont encore des doutes.
Réticence 1: dans le bureau digital, les documents importants ne sont plus à portée de main
Rien n'est plus durable qu'une feuille de papier : les contrats, les dossiers et les documents signés de toutes sortes jouent encore aujourd'hui le rôle principal dans de nombreux processus d'entreprise. Et il est souvent décisif que les processus soient documentés de manière propre et compréhensible. Après tout, cela a fonctionné pendant des décennies ! Cela fonctionne-t-il donc encore lorsque les documents importants ne sont "plus que numériques" ? Après l'introduction d'un système ECM, la question de savoir à quel endroit un document donné a été classé ne se pose tout simplement plus. Les informations peuvent être consultées à tout moment là où elles sont nécessaires. On constate alors que les documents sont beaucoup plus "disponibles" qu'auparavant !
Réticence 2: un ECM ne fait que compliquer le quotidien des entreprises
Dans la plupart des entreprises, les processus se sont développés et sont devenus plus complexes au fil du temps. Outre les nouveaux collaborateurs, de nouveaux marchés avec de nouvelles exigences peuvent s'ajouter. Dans un environnement international, où les contacts avec les clients sont présents dans de nombreux pays sur tous les continents, la simplification des processus est une bénédiction. Dans cette constellation, l'introduction d'une nouvelle solution informatique avec laquelle tout le monde doit travailler peut sembler être un défi supplémentaire. Mais en réalité, c'est aussi une énorme opportunité de simplifier les processus existants, surtout lorsque l'on travaille à différents endroits. L'introduction progressive d'un système ECM permet aux collaborateurs de s'habituer peu à peu aux nouvelles techniques de travail.
Réticence 3: l'introduction d'un système ECM entraîne en premier lieu des coûts élevés
Une solution ECM coûte de l'argent - ce qui ne coûte rien ne vaut rien. Mais qu'en est-il des dépenses ? La coordination est nettement réduite, ce qui permet de gagner beaucoup de temps. Moins de temps consacré aux tâches de routine signifie plus de liberté pour les idées des collaborateurs - et plus de concentration sur le travail réel. Une solution ECM facilite le travail tout en apportant sécurité et stabilité. Elle contribue ainsi non seulement à une plus grande efficacité et à une meilleure qualité, mais aussi à une plus grande satisfaction dans le travail quotidien. Ces effets peuvent rapidement faire oublier les coûts d'un ECM.
Réticence 4: la mise en place d'un système de gestion de contenu d'entreprise est longue et fastidieuse
"Le" système de gestion de contenu d'entreprise n'existe pas - une multitude de fournisseurs et de solutions se sont spécialisés dans les secteurs, les applications et les types d'entreprises les plus divers. Cela fait du choix de l'ECM approprié une tâche presque insurmontable pour certains. L'étape suivante, à savoir l'implémentation d'une solution dans tous les secteurs d'activité, risque d'être un projet gigantesque et de longue haleine. Il est donc conseillé de faire appel à un partenaire expérimenté.
Réticence 5 : les processus commerciaux doivent soudainement s'adapter à un nouveau système
La plus grande crainte de nombreuses entreprises est qu'avec un nouvel ECM, tous les processus doivent être complètement "shiflt left" pour s'adapter au nouveau système. Chez Graphax, nous pensons que le système doit s'intégrer dans le travail quotidien, et non l'inverse. C'est selon ce principe que nous planifions et implémentons un système de gestion de contenu d'entreprise. La programmation d'adaptation fait également partie d'une implémentation réussie.