Le dossier numérique du client

STRUCTURÉ ET ACCESSIBLE, TOUTES LES INFORMATIONS CLIENT D’UN SEUL COUP D’ŒIL

 

Au contact de vos clients, d’innombrables informations et documents relatifs au processus commercial sont générés chaque jour, puis échangés entre les différents collaborateurs de plusieurs services. Tous ces systèmes de classement d’information représentent un défi quotidien, que l’information soit sous forme papier ou digitale, sur serveur ou en local, voire en pièces jointes à des e-mails.

Avec les dossiers clients numériques, vos collaborateurs accèdent à toutes les informations client en cours d’un simple clic. Les devis provenant de l’ERP, les commandes, la correspondance papier/ e-mail, tout est stocké dans le dossier numérique. Dans l’ERP, le dossier client numérique est joint aux documents et peut y être consulté directement. Le dossier client numérique permet d’enregistrer toutes les données et de les gérer depuis votre ECM. Gagner et conserver des clients sont les deux aspects d’un même objectif. Tous deux nécessitent une gestion professionnelle de la clientèle. Le dossier client numérique centralise toute l’information, et offre un accès immédiat à tous les collaborateurs autorisés. Vous bénéficiez de délais de traitement optimum et offrez un meilleur service à vos clients.

La polyvalence comme atout

La gestion des informations sensibles pour l’entreprise au travers d’un archivage numérisé est là pour répondre à votre objectif. Quel que soit le scénario, les données de toutes provenances peuvent être facilement fusionnées, soit directement, soit après une étape de numérisation. Elles pourront dès lors être utilisées de manière homogène. Depuis les études marketing, les commandes et les projets, jusqu’à l’ensemble des échanges d’e-mails, la correspondance, les comptes-rendus d’échanges téléphoniques ou de rendez-vous, vous disposez finalement d’une connaissance précieuse des clients. Elle est accessible sur tous vos sites, transparente jusqu’au moindre détail et consultable en un tour de main.

Aucune place laissée au hasard

Une structure claire, basée sur vos règles d’archivage habituelles, garantit une vue d’ensemble parfaite. Dès que vous créez un dossier numérique, chaque document individuel est automatiquement classé selon vos instructions. Les processus deviennent plus conviviaux et plus efficaces. Concrètement : un gain de temps certain grâce à la possibilité d’obtenir des informations ciblées depuis n’importe quel poste de travail.

Juridiquement irréprochable

D’un côté, les documents confidentiels papier doivent être protégés contre les accès non autorisés, les dangers extérieurs tels que le feu. De l’autre, les dossiers clients numériques renforcent la sécurité des données d’entreprise grâce à un concept sophistiqué de droits. Ils passent avec succès des audits draconiens, tout en étant quotidiennement peu contraignant. Le concept de droits individuels pour l’accès autorisé aux dossiers est une solution particulièrement adéquate pour les Ressources Humaines. Vous bénéficiez également d’une protection optimale contre la perte de données grâce un archivage numérique sécurisé et légal.

Une optimisation de tous les instants

Le contenu de vos documents, quel qu’en soit le support d’origine, est tout d’abord reconnu automatiquement. Sur la base de l’analyse des données sources, chaque document est ensuite classé avec précision dans l’un des dossiers numériques existants. Si un tel dossier n’existait pas encore, le système le créerait sur la base des données sources recueillies. Finalement, en observant l’afflux quotidien de documents ciblés dans votre courrier entrant, vous pourrez vous rendre compte du temps gagné par votre entreprise.

Tout l’intérêt d’une source unique

Grâce à son archive centrale, le passage à cette gestion digitale des dossiers clients sonne le glas de toutes ces copies périmées aux versions différentes. Les personnes autorisées accèdent à la version centralisée la plus récente du document original, quand bien même il serait indexé dans plusieurs dossiers simultanément.