L’ECM, une combinaison des données analogiques et numériques
L’accronyme ECM signifie Enterprise Content Management et soutient votre entreprise avec un logiciel pour gérer vos documents et informations numériquement. Grâce à la gestion digitale des documents, vous pouvez gérer et modifier efficacement les informations et les documents, sécuriser les connaissances et les informations de l’entreprise par le biais du stockage numérique, et numériser et optimiser les processus commerciaux. Les systèmes ECM s’intègrent de manière transparente aux systèmes ERP, CRM et Microsoft Office. Il permet le respect des exigences de conformité RGPD.
L’ECM, c’est quoi concrètement ?
- Les données sont enregistrées dans toute l’entreprise. Les documents en provenance de diverses sources sont stockés de manière centralisée dans un système, indexés et affectés à des fichiers numériques.
- Toutes les informations sont gérées de manière centralisée sur un système ECM (gestion des documents). De cette façon, tous les employés ont accès au même niveau d’information.
- Toutes les informations et tous les fichiers numériques sont stockés dans des endroits définis et conservés en toute sécurité.
- Les informations peuvent être extraites, par exemple, sous forme d’impression depuis l’appareil multifonction, depuis l’ordinateur ou un téléphone portable.
- Tous les fichiers numériques sont archivés pour répondre aux exigences légales et les connaissances sont conservées dans les archives (gestion des documents).
Avec le logiciel ECM, le contenu est saisi, géré, stocké et mis à la disposition des employés. Ce, qu’il soit un contenu analogique ou numérique dans l’entreprise. Il s‘agit par exemple d’informations structurées sous forme de factures, de contrats, d’offres et de dossiers du personnel. Toutefois, les informations non structurées, tels que les courriers électroniques sont également traitées dans un système ECM. Un système de gestion de contenu d’entreprise adapté permet donc de cartographier les flux de travail numériques comme une solution à l’échelle de l’entreprise pour gérer tous vos contenus au bureau. Avec l’ECM, vous pouvez assurer les fonctions suivantes dans l’entreprise :
- Traitement des factures
- Gestion des contrats
- Gestion du courrier
- Gestion des Ressources Humaines
- Gestion des clients
Les conditions de réussite des plateformes ECM
- Analyser la situation : nos experts ECM analysent le besoin essentiel. Nous créons une fiche de spécifications commune pour identifier vos besoins et vos souhaits concernant une solution ECM.
- Impliquer les utilisateurs : l’implication des utilisateurs concernés est décisive pour le succès et l’intégration d’un projet ECM. Après tout, un système de gestion de contenu d’entreprise n’apporte pas seulement de nombreuses nouvelles possibilités et économies, mais aussi des changements. Pour que les nouvelles technologies soient également acceptées par les utilisateurs, une communication ouverte est importante
- Gérer le projet de façon structurée : une intégration ECM réussie requiert une gestion de projet professionnelle pour planifier les processus et les ressources.
- Définir les exigences : les solutions ECM modernes ne sont pas des systèmes fermés, mais intégratifs : elles communiquent avec d’autres interfaces (par exemple Microsoft) pour gérer le contenu de l’entreprise de manière significative. Ces exigences doivent être déterminées au début du projet.
Enterprise Content Management : vos avantages
Une solution ECM vous apporte, ainsi qu’à vos employés, une immense valeur ajoutée : vous numérisez vos contenus, optimisez vos flux de travail et augmentez en même temps la satisfaction des clients. Dans ce processus, la gestion des documents numériques couvre tous les aspects essentiels : gouvernance de l’information, conformité et durabilité.