Exploitez-vous ce potentiel collaboratif ?
Lisez notre article pour découvrir les ingrédients d’une collaboration d’équipe efficace, pourquoi elle est si importante puis comment la mettre en œuvre.
La collaboration, tout sauf un concept creux.
L’expression « collaboration d’équipe » peut faire penser aux séminaires de teambuilding, ces évènements destinés à renforcer la cohésion de groupe et au cours desquels certains collaborateurs participent ensemble à une sorte de brainstorming sur un sujet donné. Ces évènements donnent finalement l’impression de chercher à renforcer l’esprit de camaraderie entre participants.
Cette atmosphère de « bien-être » peut bien sûr être recherchée à dessein, mais le travail d’équipe va plus loin et est plus subtil. Il représente par ailleurs bien plus que la simple mise en place d’un canal d’information via Teams, Wire ou Slack afin d’aider les échanges entre employés et départements.
En effet, le travail d’équipe consiste à résoudre des problèmes de manière créative, à communiquer, à informer, à partager des connaissances et, enfin, à innover. Dans une entreprise, cela peut signifier, par exemple, trouver une solution globale à un problème existant, lancer un projet ambitieux, développer un nouveau produit, etc.
Une véritable collaboration d’équipe produit un résultat, crée une solution, génère une nouveauté. Cela nécessite un système qui encourage chaque collaborateur impliqué à contribuer de manière engagée et volontaire, et qui donne accès aux compétences et à l’expertise de chacun.
Offrir à tous le même niveau d’information
Le concept d’une collaboration d’équipe efficace a l’air simple lorsqu’il est assimilé à des jeux collectifs et à des échanges à la machine à café. Mais cela est-il suffisant ? De nombreuses entreprises éprouvent malheureusement encore d’énormes difficultés à mettre en place une véritable collaboration. Tenir tous les employés parfaitement informés et amener chacun au même niveau de savoir-faire est souvent plus facile à dire qu’à faire. Chaque entreprise est composée de personnalités différentes ayant des styles de communication distincts.
Erreurs de communication
Les erreurs de communication sont inévitables lorsque les outils disponibles sont particulièrement nombreux. Les collaborateurs communiquent-ils par e-mail, WhatsApp ou Slack ? Qui communique à travers quel outil ? Quelles sont les informations sensibles au niveau sécurité ? Quels sont les comptes et les accès de chacun ?
Excès d’informations
Cette surcharge a également tendance à être dissuasive. De nombreuses personnes ne peuvent pas gérer un excès d’informations. Trop de vidéos, de lectures, de comptes rendus, de réunions hebdomadaires peuvent entraîner confusion et excès. Ainsi, ce qui est limpide pour un collègue peut mener un autre à des difficultés de discernement dans la hiérarchie des activités à réaliser.
Des outils et méthodes dépassés
La collaboration peut être considérablement ralentie si l’entreprise s’appuie sur des outils dépassés pour véhiculer l’essentiel de sa communication interne, comme le sont aujourd’hui le courrier électronique et l’appel téléphonique.
Développement de l’équipe
Collaborer demande un peu de patience, du moins au début. Chacun doit trouver sa place et le supérieur hiérarchique doit être certain que tout se déroule comme prévu. Des outils de monitoring appropriés peuvent être utiles à cet égard.
Manque de coopération
Une étude récente a révélé que 86 % des employés considèrent une mauvaise collaboration comme cause d’erreurs au travail. Le développement des entreprises peut être ralenti si cette coopération au sein et entre équipes n’est pas érigée en priorité. Il est donc nécessaire de créer un système propice à son développement. Cela inclut l’utilisation de différentes stratégies et outils pour accroître la communication, l’innovation, le partage des connaissances et l’efficacité.
Pourquoi la coopération est-elle essentielle ?
La coopération va bien au-delà des habituels jeux de renforcement de cohésion de groupe et de brainstrorming. Elle est décisive pour différentes raisons : la plus importante (et la plus mesurable) est qu’elle permet à l’entreprise de réduire considérablement les ressources consacrées et les budgets investis dans une activité.
Les équipes productives sont celles qui collaborent. Elles sont plus rapides, plus agiles et finalement obtiennent de meilleurs résultats. Moins de temps est perdu à initier et à déléguer des activités de groupe et des sous-projets, tous les collaborateurs sont toujours à la page tout en travaillant de manière indépendante et proactive à la réussite de l’objectif de l’équipe. Les outils tels que le courrier électronique, les chats vidéo, les outils de gestion de projet, etc. sont utilisés spontanément et avec justesse. Ils sont connectés les uns aux autres et toutes les informations importantes sont accessibles sur toutes ces plateformes à chaque instant. Les collaborateurs peuvent immédiatement y apporter des informations et des suggestions.
Les réunions chronophages nécessitant la présence physique de chacun pour la coordination, le suivi, etc. des activités ne sont plus nécessaires. Si vous le souhaitez, des processus d’approbation prédéfinis peuvent être paramétrés, par exemple pour la validation des paiements de factures. Toutes les données pertinentes sont toujours disponibles en temps réel et peuvent être consultées de n’importe où et à n’importe quel moment grâce aux dernières technologies cloud. Les décisions importantes n’ont plus de raison d’être reportées par manque d'informations. Le déroulement des processus n’est plus retardé ni les approbations reportées. Les ressources engagées et le temps de travail global constaté sont ainsi réduits. La vitesse de traitement de certaines transactions commerciales augmente, le taux d’erreur baisse.
Conclusion
La collaboration constructive au sein et entre équipes est donc finalement bien plus qu’une simple réunion dans un cadre agréable. Elle est animée par l’engagement, la transparence, l’innovation et la motivation, autant de moteurs qui vous donneront un avantage concurrentiel. Une collaboration d’équipe correctement mise en œuvre permet à l’entreprise de faire un grand pas en avant. Un outil de collaboration moderne apporte ces solutions et fournit les options souhaitées.Graphax vous accompagne !
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