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Kontakt Commercial Printing Hardware:
Daniel Natar
Teamleader Sales Commercial Printing Deutschschweiz
058 551 11 11
FAQ - Was Sie schon immer wissen wollten
Bei wohl keinem anderen Thema gibt es so viele Fragen, wie um die Digitalisierung. Das Thema ist seit Jahren in aller Munde und betrifft uns alle. Auch wenn sich einige Unternehmen noch schwer tun, so kommt man um die digitale Transformation nicht herum. Erfahrungsgemäss tauchen im Vorfeld von Digitalisierungsprojekten immer wieder die selben Fragen auf.
Wir haben versucht, für Sie eine Auswahl der am häufigst gestellten Fragen aufzulisten und die passenden Antworten zu geben.
Was versteht man unter Digitalisierung bei Graphax?
Um Informationen maximal effektiv verwerten zu können, müssen diese digitalisiert werden. Graphax stellt den Unternehmen sowohl Geräte zur Digitalisierung von Dokumenten zur Verfügung und bietet auch entsprechende Tools und Software--Lösungen für das anschliessende Management der digitalen Informationen an.
Müssen wir unbedingt digitalisieren? Unser Unternehmen ist doch auch so erfolgreich!
Niemand zwingt die Unternehmen zur Digitalisierung. Trotzdem nimmt die Vernetzung der Unternehmen mit Lieferanten, Partnern und Kunden unaufhörlich zu. Die Kommunikation mittels Datenaustausch in Echtzeit beschleunigt die Arbeitsprozesse enorm. Kosten werden reduziert und durch die gegebene Nachverfolgung wird eine Transparenz geschaffen, die wiederrum ganz neue Möglichkeiten der Unternehmensgestaltung ermöglicht. Mit einem durchdachten Informationsmanagement (Enterprise Content Management System) können so Wettbewerbsvorteile noch mehr ausgebaut werden.
Was ist die Mindestvoraussetzung für eine intelligente Digitalisierung eines Unternehmens?
Um ein Unternehmen sinnvoll digital aufstellen zu können ist ein Enterprise Content Management System von Vorteil. Dort stehen die Daten und Informationen für weitere Unternehmensanwendungen zur Verfügung. Die sofortige Zugriffsmöglichkeit ist damit gegeben. Dies hilft vielen angebundenen Abteilungen, wie zum Beispiel dem HR, der Finanzabteilung oder dem Projektmanagement.
Wo kann ich eine moderne Digitalisierungslösung von Graphax im Betrieb sehen?
Gerne führen wir Ihnen unsere Integrationen bei einem unserer Kunden, vorzugsweise aus Ihrer Branche, live vor.
Gibt es Best Practice Beispiele von modernen Digitalisierungslösungen bei Graphax?
Auf der Graphax-Webseite haben wir eine umfangreiche Sammlung an Fallbeispielen zum Thema Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management bereitgestellt.
Wie schnell kann unser Unternehmen mit einem Informationsmanagementsystem digitalisiert werden?
Viele Unternehmen sind derzeit mitten in der digitalen Transformation und optimieren die betriebsinternen Abläufe. Die Notwendigkeit, schnellstens ein ECM einzuführen, haben die meisten Firmen und Institutionen erkannt. Entsprechend gefragt sind die Ressourcen der ECM-Spezialisten. Es empfiehlt sich dringend, möglichst kurzfristig einen Termin mit den Spezialisten von Graphax zu vereinbaren, um erste Schritte zu vereinbaren.
Was ist das grundsätzliche Ziel eines Informationsmanagements?
Im Idealfall existiert jede Information nur einmal. Der Zugriff wird einheitlich geregelt. Informationen sollen sofort zur Verfügung stehen, unabhängig von Quelle und Standort.
Wir haben selbst eine IT-Abteilung. Lässt sich ein Informationsmanagement durch unsere IT selbst integrieren?
Die Spezialisten von Graphax haben in den letzten Jahren bereits viele ECM- und DMS-Projekte erfolgreich abgeschlossen und verfügen daher über eine grosse Expertise. Oftmals liegt es bei der Konfiguration an simplen Details, die zu massiven Verzögerungen führen können. Die ECM-Fachleute von Graphax können vor Ort erfahrungsgemäss schnell und pragmatisch interagieren.
Was kostet ein Informationsmanagement-System?
Der Preis für ein DMS / ECM / Informationsmanagement-Systems ist immer abhängig vom erforderlichen Aufwand. Wichtig bei der Preisfindung ist für alle Beteiligten die gewissenhafte Ausarbeitung des Pflichtenheftes.
Wo befinden sich die Daten bei einem installierten Informationsmanagementsystems?
Abhängig von der Funktionalität und der Priorisierung können die Daten sowohl on prem wie auch auf cloudbasierten Servern abgelegt werden.
Können die Mitarbeiter bei einem modernen Informationsmanagement miteinander kommunizieren?
Durch die Integration von geeigneter Kollaborations-Software in ein modernes Informationsmanagement von Graphax können die Mitarbeiter problemlos miteinander kommunizieren. Auch ein Datenaustausch ist damit möglich. Graphax bietet eine breite Palette der verschiedensten Kollaborations-Tools an.
Worauf soll ich achten bei der Einführung eines Informationsmanagements?
Die Spezialisten von Graphax raten bei der Umsetzung eines Informationsmanagement-Systems (ECM oder DMS) zu einer stufenweisen Einführung. Es hat sich in der Praxis als nützlich erwiesen, erst kleine Aufgaben mithilfe eines Enterprise Content Managements zu automatisieren. Nachdem die neuen Arbeitsabläufe eine Zeitlang im täglichen Betrieb getestet und gegebenenfalls optimiert wurden, sollte man mit einer weiteren Digitalisierung eines Arbeitsbereiches anfangen. Die Einführung eines modernen Informationsmanagements gelingt am besten, wenn man das Projekt in kleine Teilschritte gliedert. Die ECM-Spezialisten von Graphax begleiten viele Unternehmen schon seit vielen Jahren und verfügen über eine grosse Expertise bei der erfolgreichen Einführung eines Informationsmanagements.
Ist bei einem Informationsmanagementsystem von Graphax die Bedienung einfach?
Graphax legt viel Wert auf eine intuitive Bedienung der Software-Lösungen. Gerade im Enterprise Content Management System (ECM) oder bei einem modernen Dokumentenmanagement (DMS) kommt es einfachste Bedienung an.
Kann eine elektronische Signatur integriert werden?
Ja, eine elektronische Signatur kann in die Graphax-Lösungen integriert werden. Die Schnittstellen für den bidirektionalen Datenaustausch werden von den Graphax Spezialisten selbst programmiert.
Wer übernimmt den Support nach der Integration eines Informations-Management-Systems?
Graphax steht auch nach der erfolgten Einführung eines Informationsmanagements für die Kunden zur Verfügung. Graphax übernimmt den Support und kann zudem bei sehr komplexen Anforderungen auf ein grosse Netzwerk von Spezialisten zurückgreifen. Ausserdem bestehen sehr gute Beziehungen zu den jeweiligen Herstellern, sodass gegebenenfalls benötigte Informationen aus erster Hand zur Problemlösung bereitstehen.
Ist mit einem ECM / DMS auch das Arbeiten aus dem Home-Office möglich?
Ein modernes Informationsmanagement von Graphax grundsätzlich webbasierend zu bedienen. Dabei spielt es in den meisten Fällen keine Rolle, von wo auf die Daten zugegriffen wird. Selbstverständlich lassen sich die Zugriffe administrativ steuern. Die Grundidee eines modernen EMC ist es, stets die aktuellen Daten, jederzeit, an jedem Ort, sofort, zu erhalten. Das kann also das Büro, das Home-Office, das Feriendomizil oder auch auf der Geschäftsreise sein.
Wie geht Graphax bei der Integration eines ECM / DMS / Informationsmanagements vor?
Zuerst werden von den Graphax-Spezialsten in enger Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber die Bedürfnisse abgeholt, die Datenlage analysiert und dann entsprechende Optimierungspotential aufgezeigt.
Benötigen wir für ein ECM / DMS eine zusätzliche Server-Infrastruktur um das Informationsmanagement sinnvoll nutzen zu können?
Das ist abhängig von den Anforderungen des Unternehmens. Im Allgemeinen können in vielen Unternehmen mittlerweile alle erforderlichen Daten problemlos ausgelagert werden, sodass keine eigenen Server benötigt werden. Ausnahmen und spezielle Compliance Vorschriften bestätigen die Regel.
Brauchen wir für den Betrieb eines ECM / DMS komplett neue PC-Arbeitsplätze?
Um mit einem Informationsmanagement / DMS / ECM zu arbeiten, werden lediglich handelsübliche Personalcomputer (PC) mit normaler Standard-Konfiguration benötigt.
Wie lange dauert die Integration eines Informationsmanagements?
Je nach Ausprägung der Lösung und gewünschten Anforderungen stehen die gewünschten Optimierungen bereits wenige Wochen nach Projektstart zur Verfügung.
Können mit einem Informationsmanagement betriebsinterne Aktivitäten überwacht werden?
Alle Aktionen, Prozesse, Zugriffe auf Daten etc. können mit einem Enterprise Management System lückenlos nachvollzogen werden. So kann jederzeit beispielsweise der Status eines Projektes überprüft werden.
Was ist ein ECM?
Das Enterprise Content Management (ECM) verwaltet die digitalisierten strukturierten und unstrukturierten Daten in einem Unternehmen. Informationen werden erstellt, verwaltet, bearbeitet und archiviert. Durch Anreicherung der Informationen mit Meta-Daten können Arbeitsabläufe vollständig automatisiert werden. Informationen stehen jederzeit zur Verfügung. Der Zugriff kann vollkommen standortunabhängig erfolgen. Dabei werden die neuesten sicherheitstechnischen Standards und Compliance-Regeln berücksichtigt. Durch die Verwendung von künstlicher Intelligenz werden dem Anwender die relevantesten Daten zuerst angezeigt. Versionskonflikte bei der Bearbeitung von Dokumenten sind so ausgeschlossen. Selbst digitale Signaturen, also Freigaben von Prozessen ohne physische Anwesenheit der verantwortlichen Personen, sind möglich. Jede Aktion in einem ECM wird protokolliert und kann entsprechend ausgewertet werden.
Welche Vorteile hat ein ECM?
Ein Enterprise Content Management beschleunigt die Arbeitsabläufe, reduziert dadurch die Kosten, minimiert die Fehlerursachen durch manuelle Eingriffe und arbeitet analog vorgegebener Standards. Der Informationsfluss im Unternehmen ist um einiges schneller. Durch Einbindung von Modulen wie z. b. Vertragsmanagement, HR-Recruiting und Kollaborations-Tools ist ein Unternehmen insgesamt agiler in der Abwicklung von internen Abläufen und Kundenprojekten. Die Infrastruktur bleibt dabei skalierbar. Ein ECM lässt sich durch Konnektoren um beliebig viele Module, Plattformen und Services erweitern. Ein Enterprise Content Management, auch Informationsmanagement genannt, wird mit all seinen Funktionen speziell auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens ausgerichtet.
Wie lange dauert die Umsetzung eines ECM-Projektes?
Für die Integration eines modernen Informationsmanagements (ECM), versehen mit Basis-Funktionalitäten, werden von der Erstellung des Pflichtenheftes bis zur Freigabe durch den Kunden in der Regel nur wenige Wochen benötigt. Graphax empfiehlt mit den Basis-Modulen zu starten. Ein Informationsmanagement-System kann jederzeit beliebig skaliert werden. Je nach Komplexität der Anforderungen steigt dann auch der zeitliche Aufwand der involvierten Integratoren.
Wir haben bereits ein DMS. Wozu braucht es ein ECM?
Ein ECM verfügt über noch mehr Funktionen und hat erweiterte Möglichkeiten in Bezug auf die Verwaltung von Daten. Nahezu alle Daten von beliebigen Umsystemen können so miteinander verknüpft werden.
Wie kann ein Enterprise Content Management System einem Unternehmen helfen?
Graphax-Kunden berichten nach der Integration eines intelligenten Informationsmanagements wie beispielsweise M-Files oder IPA-Suite von einer deutlich höheren Produktivität und einem verbesserten ROI.
Gibt es für mich einen speziellen Ansprechpartner bei der ECM-Integration?
Graphax arbeitet bei der Umsetzung eines Informationsmanagement-Projektes sehr eng mit dem Auftraggeber zusammen. Um ein ECM in bestmöglicher Ausprägung integrieren zu können, ist es wichtig, dass unsere Spezialisten das Geschäft des Kunden verstehen. Jedem Kundenauftrag ist daher ein dedizierter Business Consultant zugeteilt, der ihm jederzeit bei allen Fragen zur Verfügung steht.
Kann man in ein Enterprise Content Management das Vertragsmanagement einbinden?
Ein ECM eignet sich ideal für ein aktives Vertragsmanagement. Bedingungen und Ablaufristen lassen sich automatisch auslesen und auf Wiedervorlage legen. Dank der hinterlegten Vertragsvorlagen können Verträge ausgearbeitet werden, die vom Wording, inhaltlichen Bestandteilen und Corporate Elementen stringent sind. Ausserdem gibt es die Möglichkeit, Tools für die digitale Signatur zu implementieren.
Müssen wir einen Spezialisten für den Betrieb der ECM-Software anstellen?
Nein, das ist nicht notwendig. Die ECM- und DMS-Fachleute von Graphax verfügen über das notwendige Know-how, um mit einem IT-Verantwortlichen im Unternehmen alle notwendigen Fragen für den täglichen zu klären. Ausserdem bietet Graphax einen First Level Support an.
Werden bei Graphax für das Arbeiten mit einem Enterprise Management System Schulungen angeboten?
Graphax bietet für die Bereiche ECM und DMS viele Schulungen als Video oder als Live-Stream in Webinaren an.
Lassen sich Daten aus Sharepoint in ein ECM integrieren?
Ein Enterprise Content Management System verwaltet Daten aus den verschiedensten Systemen. Dazu gehört auch Sharepoint.
Eignet sich ein Enterprise Content Management System für Audits und Revisionen?
Gerade dort, wo es auf sofortige Verfügbarkeit der gewünschten Daten ankommt, kann ein Informationsmanagement helfen. Quasi auf Knopfdruck stehen die jeweiligen Informationen zur Verfügung. Damit eignet sich ein ECM nicht nur als System mit verbindlicher Beleg- und Nachweisfunktion, sondern kann die Grundlage für geschäftsrelevante Entscheidungen bilden.
Lassen sich alle Programme und Systeme in ein ECM integrieren?
Mittlerweile lassen sich nahezu alle Systeme und Programme dank ausgefeilter Schnittstellen in ein Enterprise Content Management integrieren. Es ist jedoch oftmals nicht mehr notwendig, wirklich alle in einem Unternehmen vorhandenen Programme zu integrieren.
Welche Programme können in ein Enterprise Content Management eingebunden werden?
Nahezu alle Programme können mittlerweile in ein Enterprise Content Management System eingebunden werden. Durch entsprechende Schnittstellen (Konnektoren) ist der Datenaustausch gewährleistet. Graphax verfügt über entsprechende Fachleute, die über grosses Know-How der jeweiligen API (application programming interface) verfügen.
Lässt sich ein Barcode in ein ECM integrieren?
Ja, die Implementation von Barcodes, TGIN (EAN) und sonstige Identifikationen in einem Informationsmanagementsystem ist möglich.
Läuft Microsoft 365 in einem Enterprise Content Management System?
Mit dem Informationsmanagement von M-Files können selbstverständlich alle Funktionen vollumfänglich genutzt werden. Alle CRM-, ERP und sonstige Business-Applikationen können eingebunden werden, die Microsoft 365 Anwendung muss für eine Verwendung dieser Funktionen nicht verlassen werden und kann die zentrale Steuerungseinheit für alle Workflows werden.
Ist das Arbeiten mit Word, Excel, Powerpoint in einem ECM möglich?
Nach der Integration eines Enterprise Content Management Systems kann weiterhin ganz normal mit den Office-Programmen weitergearbeitet werden. Für den Anwender ändert sich nichts in der Bedienung. Die Daten werden im Hintergrund verwaltet.