Dokumenten Management
Die Anzahl an Informationen explodiert in jedem Unternehmen. Dokumente und Informationen werden in einer steigenden Anzahl von Orten so wie Netzwerkordnern, SharePoint, diverse CRM- und ERP-Systeme, oder in branchenspezifischen Lösungen gespeichert.
Es ist eine grosse Herausforderung, die Informationen und Dokumente in all diesen getrennten Systemen zu verwalten und es wird viel Zeit und Mühe aufgewandt um das richtige Dokument zu finden. Das mühevolle Auffinden von Informationen in all diesen verschiedenen Systemen verhindert Effizienz und Produktivität und verhindert die Akzeptanz der Benutzer. Des Weiteren müssen all diese Systeme sowohl von der IT betrieben werden als auch für alle Anwender lizensiert werden.
Die Lösung für dieses Problem ist eine intelligente Dokumentenmanagement-Lösung, welche die Informationen in einem Tool zusammenführt und auffindbar macht. Für eine erfolgreiche Implementierung ist die Akzeptanz der Benutzer der erfolgskritische Faktor. Dafür benötigt es eine intuitive Bedienungsweise sowie eine reibungslose Migration von bestehenden Datenbeständen.
M-Files
M-Files ist eine intelligente Lösung, die sich mit all Ihren Datenquellen und Systemen verbindet. So können Sie in ausschliesslich einer Benutzeroberfläche nach Informationen aus verschiedenen Systemen (CRM oder ERP) suchen und ersparen sich die Suche in verschiedenen Systemen.
Einführungsvideos Dokumentenmanagement
Häufige Fragen zum Dokumenten-Management im Unternehmen
Ein Dokumenten-Management-System lohnt sich, sobald Dokumente regelmässig gesucht, geprüft, freigegeben oder archiviert werden müssen. Wenn manuelle Ablagen Zeit kosten oder Transparenz fehlt, schafft ein DMS klare Strukturen und effizientere Prozesse.
Ein DMS verbessert die Effizienz, indem Dokumente zentral gespeichert, versioniert und innerhalb von Sekunden auffindbar sind. Automatisierte Workflows reduzieren manuelle Schritte und beschleunigen Freigabe- und Prüfprozesse spürbar.
Graphax beginnt mit einer Analyse der bestehenden Dokumentenprozesse und definiert gemeinsam mit Ihnen klare Anforderungen. Anschliessend wird das System strukturiert implementiert und die Mitarbeitenden werden praxisnah geschult.
Zentrale Speicherung, Zugriffskontrollen und Backup-Strategien sichern Dokumente langfristig. Graphax sorgt für eine stabile und sichere Systemarchitektur.
Ja, ein DMS ist gesetzeskonform, sofern es eine revisionssichere Archivierung, klare Zugriffskontrollen und eine nachvollziehbare Protokollierung ermöglicht. Moderne Systeme unterstützen die Anforderungen des Schweizer Datenschutzgesetzes und weiterer regulatorischer Vorgaben.
Ein DMS schützt vor Datenverlust durch zentrale Speicherung, geregelte Zugriffsrechte und regelmässige Backup-Strategien. Dokumente werden strukturiert abgelegt und bleiben langfristig nachvollziehbar verfügbar.
Dokumenten-Workflows werden automatisiert, indem Freigaben, Prüfungen oder Weiterleitungen systemgestützt definiert werden. Dadurch werden Durchlaufzeiten verkürzt und Fehlerquellen reduziert.
Ja, ein DMS lässt sich über Schnittstellen in bestehende ERP-, CRM- oder Microsoft-Umgebungen integrieren. So entstehen durchgängige digitale Prozesse ohne Medienbruch.
Ein DMS sorgt für Transparenz, indem Versionen, Bearbeitungsstände und Zugriffe nachvollziehbar dokumentiert werden. Teams arbeiten dadurch mit klar definierten und aktuellen Informationen.
Ein DMS amortisiert sich durch Zeitersparnis, reduzierte Suchaufwände und effizientere Freigabeprozesse oft innerhalb kurzer Zeit. Eine strukturierte Einführung macht diese Effizienzgewinne messbar.
Downloads
