Numériser, contrôler et approuver les factures entrantes

Avez-vous déjà compté combien de factures arrivent chaque jour dans votre entreprise? Certainement plus que vous ne le pensez. Toutes ces factures entrantes doivent être envoyées au bon département pour y être approuvées, et ensuite être payées. Ce processus prend du temps, et est généralement sensible aux erreurs. Avec le système de traitement électronique des factures de Graphax, vous pouvez vous reposer sur une solution optimale.

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Les atouts de cette solution :

  • Numérisation efficace de vos factures avec vos imprimantes multifonction actuelles
  • Reconnaissance intelligente & distribution automatique
  • Flux de travail pour des protocoles d‘inspection et d‘approbation
  • Documentation et archivage (contrôlable!)
  • Livraison dans la „boîte aux lettres“ numérique de chaque employé

Quelques avantages :

  • Des processus d’approbation plus rapides grâce au traitement électronique
  • Plus de transparence et de sécurité grâce au contrôle d’accès, à des processus d’approbation documentés et à un archivage fiable
  • Des économies grâce à la possibilité de profiter de ristournes pour paiement rapide
  • Une intégration parfaite avec vos systèmes ERP existants

Les informations provenant du courrier entrant, telles que les factures, sont automatiquement capturées par M-Files et distribuées dans toute l'entreprise via des workflows prédéfinis. 

Ce processus peut même être automatisé afin que toutes les informations pertinentes de vos factures soient saisies par le logiciel et qu'une vérification mathématique des montants ainsi qu'une comparaison du contenu avec les créanciers dans le système ERP soient effectuées.
 
S'il existe systématiquement une commande pour une facture, le système peut même débloquer la facture directement et transmettre les informations lues au système ERP pour enregistrement. Le processus d'approbation peut également être contrôlé par le biais d'un workflow qui transmet électroniquement les informations à l'employé responsable et les soumet pour approbation avant que les informations ne soient transmises au système ERP. Dans les deux cas, il existe un fort potentiel d'optimisation en termes d'efficacité et de taux d'erreur, puisque le traitement automatique élimine la saisie manuelle et coûteuse de l'information et que l'information se fait sans interruption du support.

En quête d'un service de qualité ?

Pour mener à bien un projet de numérisation, il ne suffit pas de disposer des bons outils. Nous vous accompagnons sur le projet de A à Z. L'expérience, la bonne définition des besoins, l'analyse en début de projet sont des éléments cruciaux pour une bonne mis en œuvre de votre digitalisation.

  • Plus de 40 ans d'expérience dans la gestion documentaire
  • Partenariats solides avec des entreprises internationales
  • Une entreprise familiale suisse
  • Centre de compétence près de chez vous
  • Nous connaissons nos clients
  • Hotline suisse

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Êtes-vous prêt pour la numérisation ?

Tôt ou tard, les processus commerciaux numériques toucheront toutes les industries. Ceux qui s'attaquent à la question maintenant pourront se distinguer de leurs concurrents à l'avenir. Graphax AG n'est pas seulement un fournisseur de machines d'impression professionnelles. Nous sommes également l'un des principaux fournisseurs de concepts de solutions numériques. Profitez de près d'un demi-siècle d'expérience dans la gestion des sorties de documents et choisissez Graphax pour vos projets de numérisation.

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