Numériser, contrôler et approuver les factures entrantes
Avez-vous déjà compté combien de factures arrivent chaque jour dans votre entreprise? Certainement plus que vous ne le pensez. Toutes ces factures entrantes doivent être envoyées au bon département pour y être approuvées, et ensuite être payées. Ce processus prend du temps, et est généralement sensible aux erreurs. Avec le système de traitement électronique des factures de Graphax, vous pouvez vous reposer sur une solution optimale.
Les atouts de cette solution :
- Numérisation efficace de vos factures avec vos imprimantes multifonction actuelles
- Reconnaissance intelligente & distribution automatique
- Flux de travail pour des protocoles d‘inspection et d‘approbation
- Documentation et archivage (contrôlable!)
- Livraison dans la „boîte aux lettres“ numérique de chaque employé
Quelques avantages :
- Des processus d’approbation plus rapides grâce au traitement électronique
- Plus de transparence et de sécurité grâce au contrôle d’accès, à des processus d’approbation documentés et à un archivage fiable
- Des économies grâce à la possibilité de profiter de ristournes pour paiement rapide
- Une intégration parfaite avec vos systèmes ERP existants
Le flux de travail numérique des créanciers
Quel est votre niveau de stress lors du traitement des factures entrantes ? Traitez-vous encore les factures manuellement ? Vous vous battez avec des montagnes de papier, des validations qui prennent beaucoup de temps ou des factures perdues ? Grâce à notre solution intelligente, vous pourrez désormais traiter vos factures entrantes tout simplement par voie numérique et économiser ainsi non seulement un temps considérable, mais aussi vos nerfs.
Des flux de travail ingénieux
Les informations provenant du courrier entrant, telles que les factures, sont automatiquement capturées par M-Files et distribuées dans toute l'entreprise via des workflows prédéfinis.
Ce processus peut même être automatisé afin que toutes les informations pertinentes de vos factures soient saisies par le logiciel et qu'une vérification mathématique des montants ainsi qu'une comparaison du contenu avec les créanciers dans le système ERP soient effectuées.
S'il existe systématiquement une commande pour une facture, le système peut même débloquer la facture directement et transmettre les informations lues au système ERP pour enregistrement. Le processus d'approbation peut également être contrôlé par le biais d'un workflow qui transmet électroniquement les informations à l'employé responsable et les soumet pour approbation avant que les informations ne soient transmises au système ERP. Dans les deux cas, il existe un fort potentiel d'optimisation en termes d'efficacité et de taux d'erreur, puisque le traitement automatique élimine la saisie manuelle et coûteuse de l'information et que l'information se fait sans interruption du support.
