Une gestion intelligente de l'information sauvera vos données du chaos !
L'un des grands défis auxquels sont confrontées les entreprises aujourd'hui est la gestion intelligente des données. Le travail décentralisé, par exemple en télétravail, complique encore davantage la tâche : le volume de données générées ne cesse d'augmenter à un rythme effréné.
Plus il est facile de créer des informations, plus le nombre de fichiers augmente : ceux-ci sont enregistrés, dupliqués, modifiés, puis souvent oubliés.
Cela entraîne plusieurs problèmes :
- Des emplacements de stockage dispersés : les documents se trouvent à de nombreux endroits (dossiers réseau, plateformes telles que SharePoint, systèmes CRM et ERP, solutions spécifiques à un secteur).
- Des silos de données croissants : de plus en plus d’îlots de données isolés se créent involontairement, ce qui complique la vue d’ensemble.
- Une gestion des versions difficile : il est fastidieux de contrôler et de suivre les versions.
- Risques liés à la conformité : la multitude de systèmes périphériques rend le respect des exigences de conformité plus compliqué et plus risqué.
- Incertitude quant aux délais de conservation : de nombreuses entreprises ne savent pas quelles données doivent être conservées ni pendant combien de temps ; après quelques années, il est difficile de déterminer ce qui reste pertinent — en cas de doute, toutes les données sont donc souvent conservées.
Dans la pratique, cela entraîne une charge organisationnelle accrue et des risques évitables. Une approche structurée de l'archivage, de la gestion des versions et de la conservation aide à briser les silos de données, à garantir la conformité et à réduire les coûts et la charge de travail à long terme.
Une gestion documentaire performante est la clé du succès
Une plateforme intelligente de gestion de l'information est la solution idéale pour éviter les problèmes décrits : elle permet une gestion et un stockage globaux et décentralisés de vos informations.
Le défi pratique
La gestion des informations et des documents dans les nombreux systèmes distincts est fastidieuse. Cela implique de consacrer beaucoup de temps et d'efforts à la recherche du bon document. Cette recherche fastidieuse dans les différents systèmes freine l'efficacité et la productivité — et réduit l'adhésion des utilisateurs.
Autres aspects à prendre en compte
- Exploitation informatique : tous les systèmes utilisés doivent être gérés par le service informatique.
- Licences : de plus, des licences appropriées sont nécessaires pour tous les utilisateurs.
La solution
Une solution intelligente de gestion documentaire rassemble les informations dans un outil centralisé et les rend faciles à trouver.
Facteurs de réussite pour la mise en œuvre
- L'adhésion des utilisateurs est le facteur clé de la réussite.
- Une utilisation intuitive augmente la volonté d'utiliser le système.
- Une migration sans heurts des données existantes est indispensable pour que les utilisateurs puissent travailler rapidement et de manière fiable avec le nouveau système.
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Grâce à l'intégration intelligente des bases de données existantes, vous évitez une migration fastidieuse et longue. De plus, l'installation automatique des mises à jour garantit que votre système reste toujours à jour.
Vos avantages en un coup d'œil
- Pas de migration fastidieuse grâce à l'intégration intelligente des bases de données existantes.
- Les mises à jour automatiques maintiennent le système à jour.
- Accès aux données et aux informations indépendant de la plateforme, du moment et du lieu.
- Augmentation de la productivité et de l'efficacité grâce à un accès rapide aux informations.
- Satisfaction accrue de vos collaborateurs grâce à de meilleures conditions de travail.
Les exigences relatives à un système de gestion documentaire sont très individuelles et dépendent du secteur d'activité, du modèle économique et de la taille de l'entreprise. Une entreprise de services qui vise un service client rapide a avant tout besoin d’un accès ultra-rapide à toutes les données clients et transactions commerciales pertinentes. Une entreprise commerciale, en revanche, se concentre davantage sur les informations relatives aux fournisseurs et aux fabricants.
Afin de répondre à ces différents besoins, nous proposons deux solutions de gestion documentaire (DMS) distinctes et hautement efficaces dans notre portefeuille.
