Gestion électronique des documents
Le volume d'informations dans chaque entreprise explose. Les documents et les informations sont stockés dans un nombre croissant d'emplacements tels que les dossiers réseau, SharePoint, divers systèmes CRM et ERP, ou dans des solutions spécifiques au secteur.
La recherche d'information parmi ces systèmes distincts est confrontée à des silos empêchant toute efficacité, productivité et acceptation des utilisateurs.
De part le temps perdu et l'effort déployé par chaque employé, la gestion de l'information et des documents dans tous ces systèmes distincts représente un défi de taille.
Tous ces systèmes doivent être exploités par le service informatique et être concédés sous licence à tous les utilisateurs.
Notre solution : une solution intelligente de gestion documentaire qui consolide l'information en un seul outil et la rend consultable.
Pour une mise en œuvre réussie, l'acceptation des utilisateurs est le facteur clé du succès. Cela nécessite une utilisation intuitive et une migration en douceur des données existantes.
Questions fréquentes sur la gestion numérique des documents
Un système de gestion documentaire devient pertinent dès que la recherche, la validation ou l’archivage de documents prennent trop de temps ou manquent de transparence. Lorsque les processus sont encore largement manuels, un DMS permet de structurer l’information et d’améliorer durablement l’efficacité.
Un DMS améliore l’efficacité en centralisant les documents, en assurant leur versionnement et en permettant un accès rapide à l’information. Les flux automatisés réduisent les étapes manuelles et accélèrent les processus de validation.
Graphax commence par analyser les processus documentaires existants et définir des exigences claires avec votre entreprise. La solution est ensuite configurée, intégrée à l’environnement IT et accompagnée d’une formation adaptée aux utilisateurs.
Oui, un DMS peut être conforme à la législation suisse s’il garantit un archivage révisionnel, des contrôles d’accès structurés et une traçabilité complète des modifications. Les solutions modernes permettent de répondre aux exigences du droit suisse en matière de protection des données et d’archivage.
Un DMS réduit le risque de perte de données grâce à un stockage centralisé, des sauvegardes régulières et des droits d’accès clairement définis. Les documents restent accessibles et structurés sur le long terme.
Les flux documentaires peuvent être automatisés en définissant des étapes de validation, de contrôle ou de transmission directement dans le système. Cela permet de raccourcir les délais de traitement et de limiter les erreurs.
Oui, un DMS s’intègre généralement aux environnements ERP, CRM ou Microsoft via des interfaces standardisées. Cette intégration assure des processus cohérents et évite les ruptures d’information.
Un DMS documente les versions, les modifications et les accès aux fichiers. Les équipes disposent ainsi d’une vision claire de l’état des documents et travaillent sur des informations actualisées.
Le retour sur investissement repose principalement sur le gain de temps, la réduction des erreurs et l’optimisation des processus internes. Dans de nombreux cas, les bénéfices deviennent visibles rapidement après l’implémentation.
