Know How Booster 6 - Wie Optimized Print Services die digitale Transformation Ihrer Finanzabteilung unterstützen kann!

Die Transformation von Arbeitsabläufen von alten, papierbasierten Prozessen in die digitale Welt ist eine besondere Herausforderung. Insbesondere Abteilungen, die durch klare Vorgaben und Bestimmungen reglementiert sind, sehen sich einer Mammutaufgabe gegenübergestellt. Dabei eröffnet sich durchaus die Chance, betriebliche Abläufe zu überdenken und zu reorganisieren.

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So können Optimized Print Services helfen

Begrifflichkeiten wie digitale Prozesse, die Transformation dorthin und die Notwendigkeiten für Unternehmen im Allgemeinen sind mittlerweile keine Neuigkeiten mehr. Doch wie bei so vielen Buzzwords in der Unternehmerwelt ist nicht immer klar, was digitale Transformation nun eigentlich wirklich bedeutet und was es für einen Impact auf das eigene Business hat.

Eine mögliche Definition ist es, die Transformation als ganzheitlichen Prozess zu sehen, bei dem die Geschäftsaktivitäten und Geschäftsmodelle neu definiert werden, um die digitale Technologie so optimal nutzen zu können, damit der Kunde mit seinen Bedürfnissen immer im Mittelpunkt steht.

Dies kann beispielsweise bedeuten, dass man Business-Intelligence-Software und Services verwendet, um unternehmerische Chancen zu erkennen und von Trends zu profitieren. Die Leistungsfähigkeit der digitalen Technologie verändert die Art und Weise der Zusammenarbeit der Teams, vereinfacht und beschleunigt die Abläufe und senkt die Kosten.

 

Transformation des Geschäfts durch die Transformation von Workflows

Digitale Transformation kann aber auch bedeuten, Arbeitsabläufe dahingehend zu verändern, dass die alten papierbasierenden Vorgänge nicht nur digitalisiert werden, sondern ganze Abläufe vollautomatisch angestossen und verarbeitet werden. Dokumente werden gescannt, digitalisiert, die Informationen ausgelesen und entsprechend interpretiert und bewertet. Mittels künstlicher Intelligenz werden die Dateien nach Relevanz sortiert und stehen in Echtzeit zur Verfügung. Freigabeprozesse, wie z. B. Zahlungsfreigaben, werden den jeweiligen Verantwortlichen automatisch zugestellt und können so viel schneller erledigt werden. Dies ist nur einer der vielen Vorteile einer geschickten Digitalisierung, fast jede Anforderung lässt sich mittlerweile digital umsetzen.

 

Wo gearbeitet wird, da passieren Fehler

Wir alle kennen diesen Satz. Und ja, diese Aussage ist vollkommen richtig, scheint verständlich und überaus menschlich. Leider kosten Fehler meist auch Geld. Durch die Einführung digitaler Workflows, durch die Automatisierung und Optimierung der Zusammenarbeit, der blitzschnellen Weiterleitung von Geschäftsfällen, der erleichterten Freigabeprozedere und der definierten Vorgaben der Abläufe wird die Fehlerquote erheblich gesenkt und die Produktivität massiv gesteigert. Gerade in den Finanzabteilungen und Buchhaltungen, wo die Bereiche Recht, Sicherheit und Compliance einen sehr hohen Stellenwert haben, bedeutet dies echten Mehrwert.

 

Fortschritt bedeutet auch Umdenken

Manchmal scheint es so, als ob es sich bei der digitalen Transformation um eine grosse Party handelt, bei der nur die Finanzabteilung nicht mitmachen möchte. Das ist verständlich, wurden doch gerade diese Mitarbeiter jahrzehntelang dazu angehalten, möglichst alle Dokumente in physischer Form doppelt und dreifach abzulegen, Sicherungskopien anzufertigen und jederzeit revisionssicher zu arbeiten, stets unter Berücksichtigung aller internen und gesetzlichen Vorschriften. Nun kommt es scheinbar einem Paradigmenwechsel gleich, Informationen einmalig zu digitalisieren, mit diesen Daten den kompletten Geschäftsvorfall zu erledigen und keine weitere physische Ablage zu führen.  Jedoch zeigt eine kürzlich durchgeführte Umfrage unter Mitarbeitern von Finanzabteilungen, dass die Mehrwerte der Digitalisierung durchaus bekannt sind und Drucken auf Papier unter sicherheitsrelevanten Gesichtspunkten eher kritisch gesehen wird.

Optimized Print Services können hier unterstützend eingreifen. Innovative OPS-Anbieter wie Graphax AG wissen, dass im Kreditoren- und Debitorenmanagement nach wie vor ein Bedarf an Papierdokumenten besteht und dass Unternehmen sehr wohl Prozesse und Workflows benötigen, die sowohl digitale als auch papierbasierte Ansätze gleichzeitig unterstützen.

Die Experten von Graphax analysieren auf Wunsch Ihre Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe und beraten und unterstützen Sie in allen Fragen zur Digitalisierung. Die Spezialisten sind über die gängigen Vorschriften und alle damit verbundenen rechtlichen und regulatorischen Fragen umfassend informiert. Mithilfe dieser Fachleute ist es Ihnen möglich die Informationen einzigartig, identifizierbar und manipulationssicher abzulegen.

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