Technik und menschlicher Faktor
Es liegt in der Natur der Sache, dass im Zuge von Digitalisierungsmassnahmen vor allem die Prozessautomation im Vordergrund steht. Doch bei aller Optimierung auf dem technischen Feld dürfen die Mitarbeiter nicht vergessen werden, ansonsten können die neu geschaffenen Vorteile auf der anderen Seite gleich wieder neutralisiert werden.
Dies gelingt am besten, wenn auch die Mitarbeiter selbst in ihrem Arbeitsalltag spürbaren Nutzen erfahren.
Vorteile sinnvoll nutzen
Durch die Digitalisierung erfolgt zumeist eine Änderung des Workflows in der Form, dass vor allem eintönige und eher stupide Aufgaben vom System übernommen werden. Die frei gewordenen Kapazitäten können so in Tätigkeiten umgelenkt werden, welche interessanter und abwechslungsreicher sind. Der menschliche Faktor kommt mehr zum Tragen und dadurch können Mitarbeiter viel mehr ihre eigenen Stärken in den Berufsalltag einbringen. Es wird wieder mehr Freiraum für kreative Aktivitäten geschaffen. Dies wirkt sich positiv auf die Zufriedenheit und Motivation aller Beteiligten aus.Dass sich dies auch ganz konkret im betriebswirtschaftlichen Sinn rechnet, zeigen diverse Studien. Man mag auch Vergleiche zu anderen Veränderungen in der modernen Arbeitswelt hinzunehmen. Flexible Arbeitszeitmodelle etwa helfen dabei, Familie und Beruf besser miteinander verbinden zu können. Auch das Homeoffice etabliert sich spätestens seit Pandemiezeiten in immer mehr Bereichen der Wirtschaft.Solche Veränderungen werden durch den Einsatz von ECM, DMS und Digitalisierung erleichtert oder sogar erst möglich gemacht.
Mitarbeiter von Anfang an miteinbeziehen
Begriffe wie etwa „Prozessautomation“ werden manchmal auch negativ besetzt. Denn zu sehr schwebt die Angst dabei mit, dass der eigene Arbeitsplatz weg-rationalisiert werden könnte. Bei der Einführung von Digitalisierungsmassnahmen ist es also eine gute Sache, wenn die Belegschaft gleich mit einbezogen wird. Ängste sollen genommen und Möglichkeiten aufgezeigt werden. Die ganze Sache ist etwas Positives und als solches soll sie auch jedem Mitarbeiter ins Bewusstsein gelangen.
Das gelingt am besten, wenn man die Sorgen und Nöte im Arbeitsalltag aufnimmt, die Kollegen dort abholt und dann verdeutlicht, dass Probleme durch den neuen, modernen Workflow gelöst werden können. Auf diese Weise schafft man seit jeher Motivation und erreicht Zustimmung auch für anfangs skeptisch betrachtete Neuerungen. Bei der Einführung von digitalen Arbeitsabläufen ist dies nicht anders.
Wenn mühselige Arbeitsschritte entfallen und sich ungeliebte Arbeitsabläufe automatisch anstossen lassen, spüren alle sofort den echten Mehrwert.
Den Blick nach vorne richten
Es empfiehlt sich, keine Negativbeispiele anzuführen, wenn man etwas Positives nach vorne bringen möchte. An dieser Stelle sei eine Ausnahme gestattet. Es soll nicht nur in Behörden, sondern auch in der freien Wirtschaft bereits vorgekommen sein, dass eine veraltete und dadurch recht günstige Software eingeführt wurde, welche den Mitarbeitern im Endeffekt ihre Arbeit allerdings nicht erleichterte, sondern sogar erschwerte. Es leuchtet ein, dass dies kontraproduktiv ist. Der Blick sollte stets in die Zukunft gerichtet sein, gerade bei einem solch zukunftsträchtigen Thema wie der Digitalisierung.
Die Spezialisten von Graphax
Die Mitarbeiter von Graphax AG haben bereits zahlreiche Digitalisierungsprojekte in der Schweiz erfolgreich umgesetzt und dabei viele Firmen auf ihrem weiteren Weg begleitet. In engem Austausch werden die Unternehmen selbst nach der Projektabnahme immer wieder auf weitere Optimierungsmöglichkeiten hingewiesen. Die Spezialisten von Graphax AG freuen sich, auch Ihnen interessante Digitalisierungsmöglichkeiten vorzustellen.