Überblick verschaffen und schrittweise vorgehen
Die Umstellung darf natürlich den laufenden Geschäftsbetrieb nicht ernsthaft stören. Wo also anfangen? Eine bewährte Vorgehensweise ist es, zunächst ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzurichten. Hier kann man aktiv werden, ohne gleich zu Beginn schon in laufende Prozesse eingreifen zu müssen. Verträge, Vordrucke, Aufstellungen und alle Arten von Dokumenten können digitalisiert werden, ohne dass gewohnte Strukturen beeinträchtigt werden. Erst wenn alles in „trockenen Tüchern“ ist, kann die eigentliche Umstellung erfolgen. Clever ist es gleich proaktiv die Archivierung in Form einer digitalen Dokumentenablage zu berücksichtigen.
Eine sinnvolle Vorgehensweise kann beispielsweise folgende sein:
Einrichtung eines DMS, unabhängig vom laufenden Geschäftsbetrieb, somit kein Risiko und die Möglichkeit, System und Mitarbeiter in Ruhe einzuarbeiten.
Digitale Dokumentenablage
Archivierung und digitale Dokumentenablage bieten sich bestens als Einstieg an, da mögliche Anfangsschwierigkeiten meist keinen relevanten Schaden im direkten Geschäftsbetrieb bedeuten.
Digitale Dokumentenverwaltung
Übernahme aller Dokumente, die im laufenden Betrieb benötigt werden in das DMS. Dieses läuft bereits erfolgreich und wird nun schrittweise erweitert.
Integration digitaler Prozesse
Ist ein DMS geschaffen, fällt die Integration digitaler Prozesse deutlich leichter als ohne diese Grundlage. Nicht nur, dass Mitarbeiter bereits den Umgang mit den neuen Systemen und Arbeitsweisen verinnerlichen konnten, auch liegen alle Dokumente, die in den Betriebsabläufen benötigt werden, nun schon in digitalisierter Form vor.
Je nach Unternehmensstruktur und Geschäftsbereich kann die sinnvolle Reihenfolge der schrittweisen Digitalisierung ganz unterschiedlich ausfallen. Eine optimale Strategie kann möglicherweise ohne Unterbrechungen des laufenden Geschäftsbetriebs auskommen. Technische Umstellungen betreffend Hard- und Softwareeinrichtungen etc. können etwa zu betriebsfreien Zeiten angegangen werden, Schulungen der Mitarbeiter bereits zuvor durchgeführt werden.
Hier ist es vorteilhaft, die nächsten Umsetzungsschritte frühzeitig zu planen. Hat die Umstellung des Unternehmensbereichs A direkte Auswirkungen auf den Betrieb des Unternehmensbereichs B? Müssen beide gleichzeitig umgestellt werden oder ist eine schrittweise Vorgehensweise möglich?
Nicht unerheblich sind die Schnittstellen unterschiedlicher Systeme. Im Produktionsprozess wird sicher andere Software eingesetzt als etwa in der Buchhaltung usw. Dennoch sollten alle Systeme miteinander kompatibel sein.
Möglicherweise macht es auch Sinn, mit Geschäftspartnern zu kooperieren. Je nach Branche können Verknüpfungen sehr eng sein, zum Beispiel in der Logistik, im Bestellwesen, der Versand- und Auftragsabwicklung und eben überall dort, wo ein reger Datenaustausch das alltägliche Geschäft bestimmt.
Vereinfacht zusammengefasst kann die Integration digitaler Prozesse so aussehen:
Digitalisierung von Prozessen
Schrittweise Digitalisierung einzelner Prozesse unabhängig voneinander, gefolgt von der Verknüpfung einzelner Unternehmensbereiche.
Automatisierung von Prozessen
Bei erfolgreichem Betrieb kann in der Folge die Automatisierung von dafür geeigneten Prozessen in Angriff genommen werden. Auch hier ist es sinnvoll, zunächst einzelne Bereiche zu automatisieren und wenn alles läuft, diese miteinander zu verknüpfen, wo es sinnvoll und effizient ist.
Unerwartete Probleme eingrenzen
Solange man sich in der Testphase befindet, ist es generell immer sinnvoll, zunächst nur isolierte Bereiche nacheinander zu digitalisieren. So wirken sich unerwartet auftretende Probleme nur begrenzt aus und können auch leichter behoben werden.
Komplex, aber lösbar mit den richtigen Spezialisten
Was auf den ersten Blick kompliziert aussieht, lässt sich mit den richtigen Fachleuten sehr schnell einordnen und entsprechend bewerten. Die Spezialisten von Graphax AG haben bereits viele Digitalisierungsprojekten in Schweizer Unternehmen umgesetzt und stehen auch für Ihre fachlichen Anforderungen sehr gern zur Verfügung.