Trotzdem gelangen jeden Tag zahlreiche Dokumente, z. B. Rechnungen und Lieferscheine, in physischer Form ins Unternehmen. Diese Dokumente müssen gescannt, indexiert und entsprechend gespeichert werden. Ebenso müssen gelieferte Informationen gelesen werden. Konkret kann dies bedeuten, dass beispielsweise im Tagesgeschäft PDF-Files geöffnet, eventuell editiert und schliesslich wieder abgelegt werden müssen. Nicht immer verläuft das ganz ohne technische Probleme. Dazu benötigt man zudem für jeden Arbeitsplatz eine entsprechende lizensierte Software und selbstverständlich dahingehend geschultes Personal.
Den meisten Unternehmern ist klar, dass diese Informationen über kurz oder lang entsprechend verwaltet werden müssen, um nicht vollends den Überblick zu verlieren. Nun verfügt aber bei weitem nicht jedes Unternehmen über die personellen und monetären Ressourcen, um kurzfristig ein umfangreiches Informationsmanagement einzuführen und anschliessend auch erfolgreich zu betreiben. Die gängigen DMS-Lösungen beinhalten zahlreiche Funktionen, von denen jedoch viele KMU, gerade am Anfang einer stattfindenden Digitalisierung, nur einige benötigen. Vor dieser grossen Komplexität der Lösungen schrecken viele KMU immer noch zurück. Schliesslich soll der Fokus ja weiterhin auf dem Tagesgeschäft liegen. Ein DMS muss dabei unterstützen, darf aber nicht über Gebühr Ressourcen binden.
Genau hier kommen die Vorteile der IPA-Suite zum Tragen. Dieses Software-Paket wurde exakt für die Gruppe der Klein- und mittelständischen Unternehmen ausgerichtet. Entwickelt wurde die Suite von der Firma IT-SCOM GmbH aus Deutschland. Einmal installiert, kann die IPA-Suite das Unternehmen bei der weiteren Entwicklung begleiten, sozusagen mitwachsen. Die IPA-Suite ist also absolut skalierbar und lässt sich modular leicht erweitern.
Marco Uffelmann (Geschäftsführer IT-SCOM GmbH) meint dazu: „Der Mittelstand benötigt ein DMS, bei dem Preis und Mehrwert der Lösung in einem wirtschaftlichen Verhältnis stehen. Der Fokus muss auf der Benutzerfreundlichkeit liegen. Es macht keinen Sinn, in ein überfrachtetes System zu investieren, bei dem die meisten Funktionen nicht verwendet werden. Die Integration und Inbetriebnahme muss auch ohne eine grosse IT-Abteilung möglich sein.“
Was genau beinhaltet die IPA-Suite?
Diese Gesamtlösung besteht tatsächlich aus drei Applikationen. Im Paket enthalten sind eine moderne Scan-Prozess-Lösung, eine umfassende PDF-Bearbeitung und ein vollständiges Dokumenten-Management-System (DMS). Alle einzelnen Module sind sehr intuitiv zu bedienen und nahezu selbsterklärend. Der Schulungsaufwand ist, vor allem im Vergleich zu anderen hochkomplexen Lösungen, sehr überschaubar. Die Integration geht schnell vonstatten und ist innerhalb kürzester Zeit erledigt.
Die IPA-Suite liefert deutlichen Mehrwert für den User
Bei einer Abfrage stehen die benötigten Informationen sofort zur Verfügung. Das Suchen und Finden von Informationen, Daten und Dokumenten ist sehr einfach. Die Übergabe der gewünschten Informationen an die weiterführenden Systeme erfolgt schnell und präzise. Dadurch wird die Zusammenarbeit im Team enorm vereinfacht. Dies wiederum führt zu einer massiven Zeitersparnis beim gesamten Prozess der Dokumentenverarbeitung. Umständliche Wartezeiten und aufwendige Rückfragen gehören der Vergangenheit an. Die Dokumente können dank integrierter Tools ganz einfach geöffnet und bearbeitet werden. Der zusätzliche Kauf von separaten PDF-Tools oder gar Grafikprogrammen ist dafür nicht nötig.
Mit was für einem Aufwand ist zu rechnen?
Die Investitionen halten sich bei diesem Software-Paket sehr in Grenzen, gerade im Hinblick auf die mit vielen Funktionen vollgepackten DMS-Lösungen der Marktbegleiter. Verrechnet wird bei der IPA-Suite, neben einer Installationsphase, der Betrieb pro User und Monat. Die IPA-Suite wird in der Schweiz von der Firma Graphax aus Dietikon vertrieben. Die Spezialisten erfassen die Bedürfnisse des Kunden, zeigen das Optimierungspotential auf und erstellen erst dann eine Kostenschätzung. Nähere Informationen sind auf der Webseite der Firma Graphax ersichtlich: