Herr Teba, würden Sie sich bitte vorstellen?
Ich bin mittlerweile seit 1995 bei der Stadt Pully beschäftigt, also mit Stand heute seit 28 Jahren. Dort lag mein Arbeitsschwerpunkt schon immer im Bereich Informatik. Vor circa einem Jahr wurde dieser Aufgabenbereich als „Dienst für Informationssysteme (SSI)“ neu aufgestellt.
Ich bin stellvertretender Abteilungsleiter und für die Koordination der ISS-Projekte und -Operationen verantwortlich. Parallel dazu habe ich zwei weitere Rollen:
- Ich bin Koordinator eines Kompetenzzentrums, das etwa zehn Personen umfasst, deren Aufgabe es ist, das interkommunale geografische Informationssystem von Pully und der Gemeinde Belmontsur-Lausanne zu koordinieren.
- Ausserdem bin ich Koordinator eines weiteren Kompetenzzentrums für die Stadt Pully, das sich dem Projektmanagement innerhalb der gesamten Verwaltung widmet.
Die Herausforderungen in dem mit Graphax durchgeführten Projekt?
Im Jahr 2014 wurden Überlegungen angestellt, den Bestand an Multifunktionsdruckern (MFP) zu vereinheitlichen und ein System für sicheres Drucken (Follow-me) einzuführen. Für diese komplexe Aufgabe habe ich damals die Projektleitung übernommen.
Anfang 2015 führten wir eine Analyse des gesamten Druckerbestandes durch. Der damalige Gerätebestand war sehr heterogen, bestand aus kleinen Einzeldruckern und einigen MFPs, die wiederum von verschiedenen Lieferanten mit jeweils eigenen Verträgen stammten.
Die Schlussfolgerung und die Zielsetzung waren nach der Analyse klar: Es sollte ein homogener MFP-Park für die gesamte Verwaltung und die angeschlossenen Partner umgesetzt werden. Im Rahmen des Projektes sollte auch die Funktion Follow-Me-Printing eingeführt werden.
Dafür erarbeiteten wir eine Ausschreibung für einen fünfjährigen Leasingvertrag. Im Jahr 2020 wurde diese Ausschreibung erneuert und mehrere Firmen liessen uns ihre Angebote zukommen. Unsere Wahl fiel auf die Graphax AG.
Was war Ihnen wichtig?
Uns war sehr daran gelegen, nicht nur eine rein technische Lösung zu erhalten. Wir waren auf der Suche nach einem innovativen Partner, der nicht nur technisch bestens aufgestellt ist, sondern unsere Bedürfnisse versteht und uns auch während des Betriebs als verlässlicher und vertrauenswürdiger Berater zur Seite steht.
Gab es besondere Herausforderungen?
Die Umstellung des Fuhrparks war relativ einfach zu bewältigen, da die Mitarbeiter bereits an die Funktion Follow-me gewöhnt waren. Trotzdem mussten einige Präsentationen und Schulungen durchgeführt werden, die jedoch alle sehr gut verliefen. Wir wollten weiterhin mit den Grundfunktionen zu arbeiten, die wir bereits mit dem bisherigen Gerätepark gewohnt waren.
Wir wünschten uns eine anwendungsfreundliche Follow-me-Verwaltungssoftware, die absolut auf dem neuesten Stand der technischen und administrativen Möglichkeiten ist. Die SafeQ Follow-me-Lösung von Konica Minolta deckt genau diese Erwartungen ab, weshalb wir uns schlussendlich für diese Lösung entschieden haben.
Warum haben Sie sich für Graphax AG entschieden?
Die Wahl fiel aus verschiedenen Gründen auf Graphax, unter anderem auch wegen der unkomplizierten Herangehensweise und der leichten Kontaktaufnahme mit den Personen, die das Angebot präsentierten - insbesondere mit Nicolas Akladios. Die sehr professionelle und direkte Herangehensweise haben wir sehr begrüsst.
Dann sind natürlich die Antworten zu nennen, die auf alle unsere Fragen klar und präzise gegeben wurden. Zum Beispiel die Follow-me-Lösung von SafeQ, die sich im Gegensatz zu dem, was vorher verwendet wurde, als wesentlich zugänglicher und viel moderner erwies. Auch die klar aufgeteilten Zuständigkeiten der verschiedenen Graphax-Mitarbeiter, wie Marcel Lob für die Drucker, oder Stéphane Naegele für SafeQ, kamen uns während der gesamten Implementierung sehr entgegen. Wir haben kompetente und mitdenkende Ansprechpartner erleben dürfen, die schliesslich die notwendige Klarheit und Leichtigkeit in den Dialog bringen.
Wie zufrieden sind Sie mit der Steigerung der Effizienz?
In Bezug auf die Funktionalität haben wir das gleiche Niveau an Basisdienstleistungen beibehalten: Scannen, Kopieren und Drucken. In Bezug auf die Effizienz hingegen ist das Plus insbesondere die Verwendung des von Konica Minolta implementierten Druckertreibers. Damit konnten wir alle Standardkonfigurationen, die wir für alle unsere Scan-, Kopier- und Druckaktivitäten benötigten, einfach erstellen und vordefinieren, was die Endbenutzer sehr zu schätzen wissen.
Die SafeQ-Lösung von YSoft ist eine sehr benutzerfreundliche Software, deren Funktionen man sich schnell aneignen kann. Mit der Hilfe von Herrn Naegele, der in diesem Bereich überaus kompetent ist, gelingt es uns, recht spezielle Konfigurationen zu erstellen, die den Endnutzern einen echten Mehrwert bieten.
Was war die grösste Herausforderung bei der Umsetzung des Projekts?
Der ISS übernahm die vollständige Verwaltung der IT-Infrastruktur des Pflegeheims der Fondation Pré Pariset in Pully. Von da an waren sie mit kleinen Einzeldruckern und zwei MFPs an zwei verschiedenen geografischen Standorten ausgestattet. Eine der Herausforderungen bestand darin, die Endnutzer von den Vorteilen einer zentralen Follow-me-Drucklösung zu überzeugen. Dies konnte dank der Stiftungsleitung erreicht werden, die von einem solchen System überzeugt war.
Welche Projekte könnte die Zukunft bringen?
Heute verwenden wir bereits eine Lösung für die elektronische Dokumentenverwaltung (EDM), die in der gesamten Verwaltung eingesetzt wird. In diesem Rahmen und insbesondere bei der Einführung von Prozessen und Workflows könnten Synergien zwischen dem aktuellen MFP-Park und unserer DMS-Lösung untersucht und ggf. berücksichtigt werden.