Collaboration Tools geben Ihnen die Möglichkeit, effizienter zu kommunizieren, aus der Ferne zu arbeiten, neue Ideen zu entwickeln und Projekte zu verfolgen. Durch frühzeitige Investitionen in die Implementierung von Collaboration Tools kann Ihr Unternehmen langfristige Vorteile erzielen, die Produktivität und Leistung steigern und bessere Arbeitsbeziehungen zwischen Kollegen fördern.
Sie möchten die Produktivität Ihres Unternehmens steigern?
Indem Sie die Anzahl der in Ihrem Unternehmen verfügbaren Tools für die Zusammenarbeit erhöhen, können Sie besser mit Ihrem Team zusammenarbeiten und mehr erreichen.
Sie erhalten zu viele E-Mails – Ihr Postfach ist andauernd zu voll?
Haben Sie dieselbe Datei in 5 verschiedenen Versionen erhalten? Sie wissen nicht auf Anhieb, welche genau Sie jetzt brauchen? Das ist leider immer noch die Realität in vielen Firmen. Laut einer Umfrage unter Unternehmen sind 23% der Mitarbeiter, dass E-Mails ihrer Produktivität schaden. Der Zeitaufwand für die Verwaltung der E-Mails macht gar 28% der Gesamtarbeitszeit aus.
E-Mails haben die Kommunikation (egal ob privat oder beruflich) revolutioniert und erleichtert, keine Frage. Oftmals ist jedoch ist die Verwendung eines Chat-Tools, das in Projekte unterteilt ist, viel praktischer. Sie müssen nicht immer wieder Höflichkeitsfloskeln wie „Hallo“, „Beste Grüsse“ usw. verwenden, wie das derzeit noch bei E-Mails üblich ist.
Mit einem Chat-Tool können Sie mit Ihren Kollegen, Lieferanten und Kunden wie bei einem Facebook-Gespräch oder einem Text-Gespräch mit kürzeren und unmittelbaren Nachrichten sprechen. Die Verwendung von Emojis, Gifs, Bilder, Dateien reichert den Dialog auf Wunsch an.
Ständig den Überblick behalten
Sie sind sich im Unklaren über den „Fortschritt“ Ihrer Teamprojekte? Wer macht nochmal was? Wie weit sind wir fortgeschritten? Sind die priorisierten Aufgaben erledigt? Gibt es Probleme mit den Projekten? Wie steht es um die Fristeinhaltung? Je mehr Mitarbeiter an einem Projekt arbeiten, desto schwieriger ist es, den vollständigen Überblick zu behalten
Intelligente Zusammenarbeit
Kollaborative Tools können diese Herausforderung elegant meistern, da mit ihrer Hilfe jeder Schritt eines Projektes abgebildet wird und somit automatisch eine Transparenz entsteht. Vor allem bei Tools, die dem Management als Entscheidungshilfe dienen, ist dies ein unschätzbarer Effizienz-Vorteil.
Welches sind die richtigen Daten?
Das Teilen der richtigen Informationen mit allen involvierten Personen ist eine Kunst. Zu wissen, welche Version eines Dokuments tatsächlich die letzte ist und mit welchen Daten nun weitergearbeitet werden sollte, entwickelt sich oftmals zu einer grossen Herausforderung. Ein Cloud-Tool ermöglicht es Ihnen, von überall auf alle Dokumente zuzugreifen und immer auf dem neuesten Stand zu sein. Wann immer und so oft Sie möchten.
Fehler vermeiden
Mit den neuen kollaborativen Tools gewinnen Sie Zeit, vermeiden unnötige Aufgaben und Doppelspurigkeit und verringern automatisch die Fehlerquote im Unternehmen.
Erhöhte Sicherheit
Wenn Sie im Rahmen Ihrer Arbeit mit sensiblen Daten umgehen, kennen Sie die schwerwiegenden Folgen einer Datenschutzverletzung. E-Mails mit heiklen Daten können versehentlich an die falsche Person gesendet werden oder kommen gar nicht an oder landen im Spam.
Ein Online Collaboration Tool gibt Ihnen die vollständige Kontrolle darüber, wer Ihre Daten sieht. Sie können Berechtigungen festlegen, die nur bestimmten Personen oder Teams erlauben, ein Dokument oder eine Reihe von Dokumenten anzuzeigen. Führende Anbieter arbeiten ausserdem mit strengen Sicherheitsstandards ein, um sicherzustellen, dass die Software nicht gehackt werden kann.
Reduzieren Sie die Anzahl der verwendeten Tools
Sie werden sicherlich einige sehr gute Tools im Einsatz haben, die Sie täglich verwenden. Eventuell verwenden Sie eine Software wie Excel, um Urlaubsanträge zu bearbeiten; ein Umfragetool wie Survey Monkey, um Umfragen zu erstellen oder eine Produktivitäts-App wie Todoist, um Ihre Aufgaben zu verwalten - die Liste kann unendlich verlängert werden. Auf welchem Device war jetzt was genau möglich, Desktop, Notebook oder war es das Mobile? Was war jetzt genau wo nochmal welcher Login? Da verliert man schnell mal den Überblick.
Wäre es nicht besser, alles an einem Ort zu haben? Mit einem Collaboration Tool können Sie dann mit nur einem Login auf alle Ihre Tools und Daten zugreifen. Und das Beste: Sie benötigen nur ein einziges Passwort.
Produktivität steigern durch geeignete Tools
Untersuchungen haben ergeben, dass Collaboration Tools die Teameffizienz um bis zu 20 Prozent verbessern können, was wiederum zu einer effektiveren Zusammenarbeit am Arbeitsplatz führt. Ein wesentlicher Grund dafür ist, dass alle beteiligten Mitarbeiter, Lieferanten oder sonstige Parteien alle benötigten Informationen einfach und an einem Ort abrufen können. Dies trägt dazu bei, dass die Zeiten für das Suchen von Informationen enorm verkürzt wird.
Ein intelligentes Collaboration Tool - des Projektleiters Freund
Was hält Sie als Projektleiter nachts wach? Sie wissen nicht, ob der kritische Meilenstein rechtzeitig erreicht wird? Unsicherheit, ob ein Teammitglied durchziehen wird? Angst, etwas zu verpassen, das direkt vor Ihrer Nase lag? Sie haben alle Informationen, die Sie in Ihrer Projektdokumentation benötigen, aber das Nachverfolgen dieser Informationen ist umständlich und aufwändig. Projektmanager müssen sich jeden Tag die Zeit nehmen, den Status zu überprüfen, sicherzustellen, dass die Kommunikation bei Bedarf stattfindet und dazu noch die Erwartungen der Auftraggeber zu erfüllen. Allein nur diese drei Aufgaben verbrauchen so viel Zeit eines Projektmanagers, dass die anderweitigen Tasks nur halbherzig erledigt werden können. Das Verwalten von Projekten wird nie einfach sein. Aber Projektmanager können einen Teil der Komplexität aus dem Projektmanagement nehmen, indem sie sich für ein cloudbasiertes, in Echtzeit agierendes Projektkollaborationstool entscheiden.
Wenn sich der Zugriff auf wichtige Informationen jedoch über verschiedene Plattformen erstreckt, können Nachrichten leicht verloren gehen und Mitarbeiter wichtige Updates verpassen. Mitarbeiter können nicht optimal arbeiten, wenn sie sich auf unzusammenhängende, unvollständige Kommunikation verlassen und gezwungen sind, das grosse Ganze selbst zusammenzusetzen. Unternehmen benötigen eine zentralisierte Lösung, die wichtige Gespräche protokolliert und die Kommunikation an einem zugänglichen Ort für zukünftige Referenzen organisiert.
Kollaborationstools, die eine nahtlose und transparente Kommunikation ermöglichen, sowie einfach zu bedienende Suchfunktionen können die interne Kommunikation und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern – ganz zu schweigen von der Compliance.
Fazit
Intelligente Collaboration Tools der neuesten Generation erleichtern also die Kommunikation zwischen den Kollegen, den Teams, den Lieferanten bis hin zum Kunden. Die Workflows werden effizienter, schneller und der qualitative Reifegrad steigt automatisch. Die beteiligten Personen sind motivierter, die Arbeit macht Spass und der Kunde ist zufrieden.