Optimierung durch Digitalisierung

Zuviel Arbeit und es wird nicht weniger? Das Phänomen ist weit verbreitet. Es fällt immer mehr Arbeit an und irgendwie gibt es immer zu wenig Personal. Die daraus folgende Überforderung ist auf Dauer aber auch eine potenzielle Fehlerquelle und im ungünstigsten Fall können neue Aufträge nicht angenommen werden. Eine Analyse, woran es liegen könnte, lohnt sich also. Statt auf Überstunden oder mehr Personal zu setzen, gibt es auch die Möglichkeit, die Arbeitsweise effektiver zu organisieren. Ein sehr wirksames Instrument dafür ist nachweislich die Digitalisierung bestimmter Arbeitsabläufe.

Digitalisierung schafft Spielräume
Ein wichtiger Bereich, der sich im Prinzip in jedem Unternehmen anbietet, ist die interne Betriebsstruktur. Denn unabhängig von der Branche gibt es Aufgaben, welche in jedem Betrieb anfallen. Buchhaltung, Zeiterfassung, Warenwirtschaft, Kalkulation von Preisen usw., das alles sind Dinge, die im Prinzip stets nach den gleichen Mechanismen funktionieren. Sie bieten sich bestens für eine Digitalisierung an. Dabei spielen die Schnittstellen der Systeme untereinander eine gewichtige Rolle. Die Zeiterfassung für Mitarbeiter sollte beispielsweise mit den Systemen der Lohnbuchhaltung gekoppelt sein. Lagerwirtschaft korreliert eng mit der Entnahme des Materials einerseits und dem Bestellwesen andererseits.

Dies sind nur kleine Beispiele, jeder Firmeninhaber weiss um die vielfältigen Verknüpfungen innerhalb seines Betriebs und erkennt sicher das enorme Einsparpotenzial, welches eine Automatisierung zahlreicher wiederkehrender Routineaufgaben an diesen Stellen birgt. Instrumente, die eine Digitalisierung unterschiedlicher Unternehmensbereiche ermöglichen, gibt es mittlerweile für nahezu alle Bereiche jede Menge.

Branchen und Geschäftsfelder
Der zweite grosse Anwendungsbereich betrifft das eigentliche Geschäftsfeld. Und da die Branchen und Arbeitsbereiche sehr unterschiedlich sind, gibt es auch ganz verschiedene Einsatzmöglichkeiten und Anforderungen an digitale Systeme.

In der Logistik werden die Anwendungsbereiche andere sein als in der Produktion, bei Dienstleistungen mit direktem Kundenkontakt sind die Anforderungen wieder ganz anders geartet.

Glücklicherweise steht die technische Entwicklung digitaler Systeme schon lange nicht mehr am Anfang. Es gibt eine Vielzahl an bewährten Lösungen für nahezu alle bekannten Einsatzbereiche. Welche davon für den sinnvollen Einsatz im eigenen Betrieb infrage kommen, muss natürlich stets im Einzelfall geprüft werden. Und auch hier gilt: Schnittstellen und Kompatibilität mit vielleicht bereits vorhandenen Systemen gilt es im Auge zu behalten, sonst baut man sich Fallen für die Zukunft.

Der menschliche Faktor
Oftmals wird angeführt, dass eine zunehmende Digitalisierung Arbeitsplätze vernichten würde, da sie die menschliche Arbeitskraft verdrängt. In gewisser Weise trifft dies natürlich zu. Es gibt aber auch eine andere Seite der Medaille. Eintönige Arbeiten, welche die menschliche Psyche und damit auf Dauer auch die Gesundheit belasten, werden dem Menschen abgenommen. Die freiwerdenden Kapazitäten können von Mitarbeitern dazu genutzt werden, kreative Aufgaben zu übernehmen. Im Zuge der Digitalisierung fallen nicht nur Tätigkeiten weg, es entstehen auf anderer Seite auch neue Arbeitsplätze, welche zumeist auch höherwertig sind. So kann sich der Mensch sich auf seine besonderen Stärken konzentrieren.

Ganze Arbeitsabläufe intelligent digitalisieren
Es ist ganz erstaunlich, welche vielen Vorteile man durch das geschickte Aufsetzen von automatisierten Workflows erhält. Ob nun im Vertragswesen, der Posteingangsverarbeitung, dem Onboarding im HR-Bereich oder im Kreditorenmanagement – der Mehrwert steht für sich. Die Mitarbeiter haben wieder mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben. Die Routine-Arbeiten werden vollautomatisch abgearbeitet. Je nach Konfiguration können abgeschlossene Abläufe sogar neue Prozesse anstossen. Der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt.

Die Spezialisten von Graphax beraten Sie diesbezüglich sehr gern. Sie zeigen Ihnen in einem kostenfreien Erstgespräch die vielen Möglichkeiten auf, die es auch für Ihr Unternehmen gibt, geschickt und kosteneffizient zu digitalisieren.

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