Know How Booster 3 - 10 Gründe für digitale Workflows

10 Gründe warum digitale Worfklows für Ihr Unternehmen entscheidend sind

 

Niemand bestreitet die Notwendigkeit von reibungslos funktionierenden Workflows in Unternehmen. Dennoch bedarf es manchmal ein wenig Überzeugungsarbeit, um den einen oder anderen skeptischen Mitarbeiter zu überzeugen. Oftmals reicht es aber dann aus, den Workflow in Aktion zu erleben, um die Vorteile eines neuen Prozesses zu erkennen.

 

Die Entwicklung von intelligenten Arbeitsabläufen ist nicht ganz einfach. Jede Kleinigkeit muss berücksichtigt, jede auftretende Eventualität sollte bedacht werden. Trotzdem darf das grosse Ganze nicht aus den Augen verloren werden, es bedarf einer ganzheitlichen Betrachtung und ein präzises Vorgehen.

Das Wissen um die Bedeutung von Arbeitsabläufen ist eine Sache, aber ein Gespür dafür zu haben, was eine effektive Workflow-Softwarelösung ist — und was sie leisten kann — ist eine ganz andere Anforderung. Die folgende Aufzählung kann Ihnen helfen, die Bedeutung des Workflows und die spezifischen Bereiche, in denen Workflow-Software in vielen Unternehmen klare Vorteile bietet, besser kennenzulernen.

1. Papier rückt in den Hintergrund
Noch gibt es sie, die Papierarchive, Aktenschränke und Ordner, voll mit Kopien, doppelten und dreifachen Ablagen, verlegten oder verlorenen Dokumenten, abgelaufenen Verträgen und vielem mehr. Damit verbunden: Chaos, Stress, Zeitverlust, Ineffizienz.

Papier wird mittel- bis langfristig durch digitale Informationen abgelöst. Das ist eine Tatsache. Workflow-Software bewahrt digitale Kopien von Dateien auf, automatisiert die Weiterleitung von Aufgaben, benachrichtigt diejenigen, die Massnahmen ergreifen müssen, und speichert alles, was für den jeweiligen Prozess relevant ist.

2. Beseitigen Sie Redundanzen
Viele Aktivitäten in einem Unternehmen sind doppelt vorhanden (oder schlimmstenfalls überflüssig). Eine Workflow-Softwarelösung hilft dabei, die kritischen Punkte der Aktivitäten im Voraus zu identifizieren und ermöglicht es Ihnen, spezifische Aktionen, Teilnehmer und Ergebnisse zu definieren.

3. Keine Wartezeiten aufgrund aufwändiger Freigabe-Prozedere mehr
Die Technologie der elektronischen Unterschrift ermöglicht schnelle Genehmigungen (auch von unterwegs) und die Reduzierung von Zeitverlusten, die durch das Warten auf Unterschriften in Papierform entstehen.

4. Das Richtige zum richtigen Zeitpunkt erledigen
Geschäftliche Aktivitäten sind meist von Zeitvorgaben und Fristen abhängig. Intelligente Workflow-Lösungen bieten Trigger, die Prozesse gemäss einer Zeitleiste in Gang halten und es den Beteiligten ermöglichen, genau zu erkennen, wann und wo Eingaben erforderlich sind und zwar in immer der gleichen Qualität.

5. Transparenz schafft Ruhe
Ihre Geschäftsprozesse sollen Ergebnisse liefern. Sie sollten daher zu jedem Zeitpunkt wissen, was in Ihrem Unternehmen vor sich geht. Klar definierte Workflows sind also wichtig, weil sie Ihnen so jederzeit einen objektiven Überblick über die Prozesse, die eingebundenen Ressourcen und mögliche Stolpersteine oder Chancen geben. Operative Hektik kann so zukünftig vermieden werden.

6. Intelligente Automation von wiederkehrenden Aufgaben
Eine sinnvoll konfigurierte Workflow-Engine, die in der Lage ist, automatisierte Workflows zu erstellen, ermöglicht es Ihnen, Prozesse einzurichten und sie dann vollautomatisch ablaufen zu lassen. Der Grossteil der Arbeit, die im Rahmen von Prozessen anfällt, kann automatisiert werden, wodurch Zeit gewonnen wird und Sie und Ihr Team sich auf andere wesentliche Aktivitäten konzentrieren können.

7. Stärken stärken
Funktionierende Workflows sind hervorragende Instrumente ist, um den Mitarbeitern Aufgaben auf der Grundlage ihrer Stärken und Fähigkeiten zuzuweisen. Indem Sie genau den Personen die Aufgaben zuweisen, für die sie am besten geeignet sind, steigern sie ganz automatisch die Produktivität, das Engagement der Mitarbeiter erhöht sich und die Motivation steigt.

8. Nachverfolgbar und belegbar
Der digitale Workflow dient auch als Reporting-Tool. Jede Aktivität wird in Logfiles gespeichert und kann jederzeit nachverfolgt werden. Ganz gleich, ob Sie Informationen für die Einhaltung von Vorschriften oder für die Überprüfung der Arbeitsweise Ihres Unternehmens benötigen, die Möglichkeit, schnell einen Überblick über das „Wer, Was, Wo und Wie“ Ihrer Prozesse zu erhalten, liefert wichtige Erkenntnisse.

9. Moderne Workflows sind flexibel
In den vergangenen Jahren war das Anpassen der Arbeitsabläufe einigen wenigen Spezialisten in der Firma vorbehalten. War dann ein Prozess einmal eingerichtet, wurde oftmals jahrelang nach dem gleichen Schema gearbeitet. Zu gross wäre der Aufwand für ein häufiges Anpassen der Abläufe gewesen. Heute gibt es Workflow-Lösungen mit Softwarefunktionen für die schnelle Anwendungsentwicklung, die es auch Nicht-Entwicklern ermöglicht, Workflows zu erstellen, anzupassen und zu verwalten.

10. Moderne Möglichkeiten zur Zusammenarbeit — Collaboration
Ob durch mehr Zugangspunkte (Mobiles, IoT, Social-Media-Kanäle oder dedizierte Plattformen), eine moderne Workflow-Lösung bietet allen, die an abteilungs- oder unternehmensübergreifenden Prozessen beteiligt sind, die Möglichkeit zur Zusammenarbeit. Projekte werden schneller, günstiger und ressourcenschonender abgewickelt. Schnell wird jetzt deutlich, wer sich wirklich engagiert.

 

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