Know How Booster 10 - was ist zu beachten?

6 Tipps für eine gelungene Umsetzung

 

Die Einführung modernen ECM stellt gerade für mittelständische Unternehmen einen wichtigen Schritt in eine digitale Zukunft dar. Desto wichtiger ist es, alle Teilschritte bis zum Projektabschluss sauber zu planen und gut zu durchdenken. Hier geben wir Ihnen 6 Tipps, die für eine Umsetzung hilfreich sind.

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ECM – was genau ist das?
Unter ECM (Enterprise Content Management) versteht man intelligente Lösungen, die den Arbeitsalltag enorm erleichtern und teilweise oder auch vollständig papierlos machen können. Dazu gehören die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Aufbewahrung und Bereitstellung von Informationen. Gerade in kleinen und mittelständischen Betrieben kommt diesen Aufgaben eine grosse Bedeutung zu. Je nach Branche und Anforderung gibt es die verschiedensten Lösungen, um Abläufe und Workflows zu vereinfachen.

So sind z. B. folgende Features möglich:
Vollautomatische Rechnungserkennung mit vordefinierten Freigabeprozessen

Zentrale Verwaltung aller geschäftsrelevanten Daten, Verträge, SLA’s inklusive einer Fristenverwaltung. Besonders wertvoll ist dabei die rechtskonforme Verwaltung und Einhaltung von Compliance- und Revisionsvorschriften

Digitale Posteingänge mit automatisierten Weiterverarbeitungsprozessen und revisionssicherer Archivierung

Immer mehr Unternehmen investieren in ein ECM
Die vielen Vorteile eines intelligenten Informationsmanagements überzeugen immer mehr Unternehmen, die Zurückhaltung der Firmen angesichts solcher ECM-Projekte schwindet deutlich. Gemäss einer bitkom-Studie von haben sich im Jahr 2020 bereits 68 Prozent der befragten Firmen für die Einführung eines ECM entschieden. Sowieso arbeiten bereits jetzt 90 Prozent dieser Firmen mit externen IT- und Digitalisierungsexperten zusammen. Wer sich also jetzt als Firma für die Einführung solch eines Systems entscheidet, ist keineswegs ein einsamer Pionier auf dem Weg in die digitale Zukunft, sondern kann auf die Erfahrungen und Expertisen anderer Wegbereiter zurückgreifen. Wir haben 7 Tipps zusammengestellt, die bei der Transformation auf jeden Fall hilfreich sein können.

1. Commitment des Managments
Ganz wichtig ist, dass das gesamte Management hinter dem Entscheid der Einführung eines ECM steht. Auf dem Weg der Transformation wird es, bis zur gelungenen Umsetzung, erfahrungsgemäss auch etwas Skepsis bei den Mitarbeitern, einige Stolpersteine und technische Herausforderungen geben, die gelöst werden müssen. Mit einer argumentativ starken Führung können Entscheidungen plausibel vertreten werden. Der Erfolg wird Ihnen Recht geben.

2. Ehrliche Bestandsaufnahme
In welcher Phase befindet sich Ihr Unternehmen gerade? Wie weit sind Sie bislang mit der digitalen Umsetzung? Um eine analytische Situationserfassung werden Sie nicht herumkommen, um ein Enterprise Content Management System so einführen zu können, damit Sie später einen echten Mehrwert erzielen. Wo fallen repetitive Aufgaben an, wo werden Mitarbeiter durch administrativen Mehraufwand von ihren Kernaufgaben aufgehalten oder abgelenkt? Priorisieren Sie die Ziele. Welche Aufgaben und Workflows würden den grössten Nutzen bringen, wenn man sie automatisieren könnte? 

3. Realistische Ziele sind entscheidend
Ausgehend von Ihrer Situationsanalyse greifen Sie auf die vorhandenen Daten zu und entwickeln eine Idee für die zukünftigen digitalen Prozesse. Hierbei ist es sehr wichtig eine realistische Vision zu entwickeln. Niemandem ist geholfen, wenn Sie sich und ihren Mitarbeitern zu viel zumuten. Die Strategie der kleinen Schritte, ein digitale Umsetzung nach der anderen, ist hier viel zielführender. Schon kleine, überschaubare Teilerfolge können grosse Effizienzvorteile erzeugen.

4. Setzen Sie auf externes Know How 
Die Einführung eines ECM-Projektes ist ein durchaus komplexes Projekt, schliesslich sollen ja alle Ihre Prozesse auch danach einwandfrei funktionieren. Daher ist dringend anzuraten, gleich zu Beginn des Projektes entsprechende Digitalisierungsexperten einzubinden. Soweit gleich vorweg: damit sind Experten gemeint, die sowohl das technische IT-Verständnis mitbringen, aber zwingend auch alle Ihre Geschäftsabläufe umfassend verstehen. Nur so können Prozesse erfolgreich eingeführt oder angepasst werden. Diese Experten wissen aus vielen Projekten, wo es zu möglichen Fehlern oder Hindernissen kommen kann und können ihrerseits auf entsprechenden Support zurückgreifen. Wenn Sie also den Zeitaufwand und die Kosten möglichst niedrig halten möchten, sollten Sie Spezialisten hinzuziehen.

5. Mitarbeiter einbinden
Ihre Mitarbeiter sind ihr grösstes Gut. Sie kennen die Abläufe, die digitalisiert werden sollen. Überzeugen Sie Ihre Mitarbeiter, zeigen Sie ihnen die Vorteile einer ECM-Einführung auf, greifen Sie auf ihre Erfahrung zurück, bilden Sie Key User aus und Sie erhalten motiviertes und engagiertes Personal, das Spass daran hat, in einer Firma mit neuester Technologie zu arbeiten.

6. Fehler zulassen, um zu lernen
Wo Menschen arbeiten, passieren Fehler. Auch digitalisierte Abläufe können anfänglich Optimierungspotential aufweisen. Eventuell war die Zielsetzung nicht ganz klar, das Pflichtenheft nicht korrekt, notwendige Arbeiten wurden eventuell einfach vergessen, oder es fehlen noch einige Schnittstellen zu anderen Umsystemen, es gibt unzählige Fehlermöglichkeiten. Das ist ein normaler Alltag bei der Digitalisierung von Prozessen. Daher ist es sehr wichtig, dass diese Fehler am Anfang passieren. So können diese Prozesse angepasst werden, um später reibungslos und fehlerfrei abzulaufen.

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