Digitale Signatur & Compliance: Herausforderungen in Finanz- und Rechtsabteilungen
Die Herausforderung
Papierflut, fehlende Unterschriften und Compliance-Risiken bremsen Ihre Prozesse aus!
Finanz- und Rechtsabteilungen kämpfen täglich mit Papierflut, manuellen Unterschriftsprozessen und Compliance-Risiken. Verträge, Rechnungen und Berichte wandern per Post oder Kurier, Unterschriften fehlen, Fristen verstreichen. Bei Audits fehlt die lückenlose Nachverfolgbarkeit – und die DSG-konforme Archivierung wird zur Belastungsprobe.
Die Lösung: M-Files mit integrierter digitaler Signatur
Sichere, rechtsgültige elektronische Unterschriften direkt im Dokumentenmanagement
M-Files integriert qualifizierte elektronische Signaturen (QES) nach ZertES/eIDAS-Standard nahtlos in das zentrale DMS. Jede Signatur wird mit X.509-Zertifikat, zeitstempelbasiertem Audit-Trail und IP-Adress-Log revisionssicher protokolliert – ohne Medienbrüche.
Dokumente bleiben im selben System von der Erstellung über den Freigabe-Workflow bis zur finalen Unterzeichnung und Archivierung. Kein Scannen, kein Ausdrucken, kein physischer Versand. Die metadatenbasierte Zugriffssteuerung gewährleistet DSG-konforme Berechtigungen; automatisierte Retention-Policies erzwingen gesetzliche Aufbewahrungsfristen.
Durch API-Anbindung an ERP- und Buchhaltungssysteme (z. B. SAP, Abacus, Microsoft Dynamics) werden Signatur-Workflows direkt aus Transaktionsprozessen angestoßen – inklusive paralleler Mehrfachsignaturen und digitaler Gegenzeichnung.
.
Stichpunkte:
- Verträge & Vereinbarungen – rechtsgültig unterzeichnen in Minuten
- Jahresabschlüsse & Berichte – interne Freigaben mit Audit-Trail
- Rechnungen & Mahnungen – automatisierte Signatur-Workflows
- Personalakten & Arbeitsverträge – DSG-konforme Speicherung
- Vergabeverfahren – transparente Nachverfolgbarkeit für Revisoren
KI-gestützte Compliance-Automatisierung in M-Files
- Automatisierte Klassifikation: ZertES-konforme Kategorisierung mit Audit-Trail
- Predictive Analytics: Früherkennung von Fristen & GoBD-Lücken, automatische Alerts
- Risiko-Scoring: Regelprüfung, Compliance-Berichte & Anomalie-Detektion
- Skalierbare Engine: Cloud-basiert, EU AI Act-konform
Ergebnis: 70 % weniger manuelle Prüfungen, null Compliance-Fälle
Vorteile auf einen Blick
- Rechtsgültigkeit: QES entspricht ZertES/eIDAS – gleichwertig mit handschriftlicher Unterschrift
- Volle Nachverfolgbarkeit: Jede Signatur mit Zeitstempel, IP & Zertifikat protokolliert
- DSG-/GoBD-konform: Revisionssichere Archivierung mit gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
- Ortsunabhängig: Signieren per Smartphone, Tablet oder PC – weltweit
- Automatisierung: Workflows lösen Signaturanforderungen automatisch aus
Jetzt persönliche Live-Demo buchen
Testen Sie in 30 Minuten, wie Ihre Finanzprozesse schneller, sicherer und compliance-konform werden.