Arbeitsabläufe im Büro ganz einfach optimieren mit Go digital
Will man Arbeitsabläufe in einem Büro effizient verwalten und organisieren, kommt man um eine Digitalisierung der Prozesse nicht umhin. Damit man den gewohnten Tätigkeiten in einer Büroumgebung auf modernste Weise nachgehen kann, braucht es heutzutage die Möglichkeiten die Arbeitsläufe in einer Cloud abzubilden, damit alle involvierten Mitarbeiter die Vorgänge gleich online bearbeiten können. Die geschickte Digitalisierung der Informationen ist hier der Kernprozess aller modernen Arbeitsabläufe. So werden zum Beispiel die Belege digitalisiert, mit Barcode versehen oder sogar online erstellt. Bestellprozesse können so geschickt gemanagt werden und ganze Bestellungen werden so automatisiert.
Das Bestellwesen zu digitalisieren ist also ein wichtiger Teil im Transformierungsprozess. Auch das Controlling einer Firma verlagert die Haupttätigkeiten immer mehr in die Cloud, bearbeitet Vorgänge digital, hat die wichtigsten KPI auf einen Blick zur Verfügung. Optimiert man das Controlling einer Firma, indem man die wichtigsten Informationen digitalisiert, verfügt das Unternehmen über einen gewaltigen Wettbewerbsvorsprung. Ein ECM (Enterprise Content Management) kann hier alle wichtigen Arbeitsprozesse in einer Finanzabteilung problemlos integrieren und wertvolle Relationen ganz automatisch erzeugen.
Die Vorteile liegen auf der Hand!
- Sie sparen Zeit und Geld und somit wertvolle Ressourcen
- Der Verzicht auf Papierdokumente schont die Umwelt und spart Rohstoffe
- Verkürzung der Reaktionszeit - Geben Sie Ihren Kunden schnell die richtige Informationen
- Standortunabhängiger Zugriff auf alle Ihre Dokumente
- Höchste Datensicherheit
Go digital kann beispielsweise für eine Import- oder Export-Abteilung bedeuten, dass alle erforderlichen Informationen zukünftig in einer digitalen Zollmappe erstellt werden. Zollpapiere digital zu bearbeiten ist sowieso eine grosse Hilfe, Fachleute wissen dies zu schätzen. Die Erstellung der e-dec-Formulare für den Import und Export von Gütern und Handelswaren ist selbst für Profis mitunter anspruchsvoll. Der digitale Workflow erleichtert auch hier die Arbeit ungemein. Das Suchen von Positionen, Bezeichnungen und Kategorien wird durch die Digitalisierung um einiges einfacher. Die Zollinhaltserklärungen online erstellen zu können ist ein grosser Schritt in die richtige Richtung der Digitalisierung, da ist sich die Transportbranche sicher einig.
In vielen Einkaufsabteilungen ist der Purchase-2-pay-Prozess schon lange bekannt, wird teilweise gelebt, ist nicht immer zu 100 Prozent durchgängig. Digitalisiert man aber gerade im Einkauf und in der Beschaffung von Anfang an die Arbeitsprozesse, lassen sich die nachfolgenden Arbeitsabläufe innerhalt des Unternehmens mehr und mehr vereinfachen. Aber auch die Möglichkeit, einfach alle Formulare zu scannen, durch eine OCR-Texterkennung laufen zu lassen und danach ein frei indexierbares Dokument zu erhalten, ist schon eine beeindruckende Arbeitserleichterung. Rechnungen, Offerten, Mengengerüste, Datenblätter, Lieferscheine, Transferscheine und Belege jeder Art können so eingelesen und archiviert werden. Geht das physische Dokument verloren, die digitale Information ist immer vorhanden. Der Go-digital-Ansatz ist gerade für Firmen, die mit vielen Dokumenten arbeiten müssen, um verschiedene Arbeitsprozess auszulösen, eine grosse Chance ganzheitliche Arbeitsprozesse zeit- und kosteneffizient zu optimieren.
„Wir finden M-Files rundum sehr gelungen. Da die Nutzung so einfach ist und die angebotenen Funktionen kaum Wünsche offenlassen, können wir Ideen schnell umsetzen. Oft ist der angedachte Prototyp schon gleich die fertige Lösung und im Fall der Fälle bieten Graphax und M-Files einen hervorragenden Support.“
Schneiden Sie alte Zöpfe ab!
Verabschieden Sie sich von der herrschenden Papierflut und digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse!
Unsere Spezialisten wissen genau, worauf es ankommt und können schon nach dem ersten kostenlosen Beratungsgespräch aufzeigen, wohin die digitale Reise geht. Sie werden anhand des ersten Gesprächs mit unseren Experten feststellen, dass eine Begleitung durch ein qualifizierten Unternehmens unerlässlich ist.
Unsere Leistungen beim Erstgespräch:
- Erstanalyse des Ist-Zustandes
- Vorstellen des passenden Informationsmanagement-Systems
- Demonstration an echten Fallbeispielen
- Erstellen eines möglichen Kostenrahmens
- Grob-Projektplanung
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