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FAQ zur Abschaltung von Basic Auth durch Microsoft

Microsoft stellt die sogenannte „Basic Auth“-Authentifizierung in Microsoft 365/Exchange Online schrittweise ab. Diese Änderung betrifft viele alltägliche Anwendungen und Prozesse in Ihrem Unternehmen – von Scan-to-E-Mail über Dokumentenmanagement bis hin zu automatisierten Workflows. 

Damit Sie bestmöglich vorbereitet sind, haben wir auf dieser Seite die wichtigsten Fragen und Antworten für Sie zusammengestellt. Unsere FAQ erklären die Hintergründe, zeigen auf, welche Systeme betroffen sind, und geben Ihnen konkrete Handlungsempfehlungen – auch wenn Sie kein technisches Vorwissen haben. 

Basic Auth ist eine ältere Methode, mit der sich Programme und Geräte bei Microsoft-Diensten anmelden. Dabei werden Benutzername und Passwort bei jeder Verbindung im Klartext übertragen – ähnlich wie wenn Sie jedes Mal Ihren Haustürschlüssel offen zeigen. Das ist unsicher und macht es Angreifern leichter, Zugang zu Ihren Daten zu bekommen. 

Microsoft stellt diese Methode ab, um Ihre Daten besser zu schützen. Stattdessen wird auf moderne, sichere Verfahren wie OAuth 2.0 umgestellt. 

Moderne Authentifizierung wie OAuth 2.0 funktioniert mit sogenannten Tokens (Einmal-Codes), die nur für kurze Zeit gültig sind. Das ist viel sicherer als das dauerhafte Übertragen von Passwörtern. Ihre Daten und Systeme sind dadurch besser vor Angriffen geschützt. 

  • Bis Dezember 2026 bleibt das Verhalten unverändert. 
  • Ende Dezember 2026 wird Basic Auth für SMTP standardmässig deaktiviert. 
  • Systeme funktionieren dann nur noch, wenn Basic Auth bei Bedarf explizit wieder aktiviert wird. 
  • Eine vollständige Abschaltung ist zu einem späteren Zeitpunkt vorgesehen.  

Wichtig: Diese Änderung betrifft primär den E-Mail-Versand über SMTP (SMTP AUTH). Andere Protokolle sind bereits früher umgestellt worden. 

Betroffen sind alle Geräte und Programme, die E-Mails über Microsoft 365/Exchange Online mit Benutzername und Passwort (Basic Auth) versenden oder empfangen. Dazu gehören zum Beispiel: 

  • Multifunktionsdrucker (Scan-to-E-Mail) 
  • DMS-Systeme (z. B. M-Files, d.velop, IPA-Suite) – automatischer Dokumentenversand 
  • Scanning-Software (z. B. Insiders, ChronoScan, AutoStore) – Workflows mit E-Mail-Benachrichtigungen 
  • Follow-Me-Printing (z. B. SafeQ, Papercut) – Druckbenachrichtigungen 
  • Capture-Lösungen – automatische E-Mail-Verarbeitung 

Tipp: Besonders häufig betroffen sind Scan-to-E-Mail-Funktionen auf Druckern und ältere Softwarelösungen. 

Nein – viele Hersteller haben bereits angekündigt, die Unterstützung für Basic Auth in aktuellen oder kommenden Versionen ihrer Produkte nicht mehr weiterzuführen. Konkret bedeutet das: Selbst wenn Basic Auth bei Microsoft vorübergehend wieder aktiviert werden kann, ist nicht garantiert, dass Ihre Geräte und Softwarelösungen dies in der aktuellen oder einer zukünftigen Version noch unterstützen werden. Wir empfehlen daher, die Umstellung auf moderne Authentifizierung frühzeitig einzuplanen – unabhängig von den Microsoft-Fristen. 

Wenn Sie keine Umstellung vornehmen, können Ihre betroffenen Geräte und Programme ab Ende 2026 in ihrer Funktion eingeschränkt sein. Das bedeutet: 

  • Automatische Workflows werden unterbrochen. 
  • Dokumentenversand und Benachrichtigungen funktionieren nicht mehr. 
  • Geschäftsprozesse können gestört werden. 

Hinweis: Ein sofortiger kompletter Ausfall tritt nicht in jedem Fall ein, da Basic Auth vorübergehend wieder aktiviert werden kann. 

1. Prüfen Sie Ihre Systeme:
Welche Geräte und Programme nutzen noch Basic Auth? Besonders Scan-to-E-Mail und ältere Software sind oft betroffen.  

2. Planen Sie die Umstellung:
Sprechen Sie mit Ihrem IT-Partner oder mit uns, um die beste Lösung für Ihre Umgebung zu finden.  

3. Stellen Sie auf moderne Authentifizierung um:
Möglich sind z. B. OAuth 2.0 für SMTP AUTH, Microsoft Graph API oder EWS mit Modern Auth.  

4. Testen Sie rechtzeitig:
Führen Sie Tests durch, bevor die Abschaltung beginnt, um Ausfälle zu vermeiden.  

5. Kontaktieren Sie uns:
Wir unterstützen Sie bei Analyse, Beratung, Umsetzung und bieten Alternativen für Spezialfälle (z. B. Relay-Lösungen oder Azure Communication Services). 

  • Basic Auth: Alte Anmeldemethode mit Benutzername und Passwort.
  • Moderne Authentifizierung (OAuth 2.0): Sicheres Anmeldeverfahren mit Einmal-Codes.  
  • SMTP AUTH: Technik zum Versenden von E-Mails.  
  • Microsoft Graph API: Schnittstelle für moderne Kommunikation mit Microsoft-Diensten.
  • Relay-Lösung: Zwischengeschalteter Server, der E-Mails weiterleitet. 

Wie unterstützen wir Sie?

Wir begleiten Sie von der Analyse bis zur erfolgreichen Umstellung und stehen für alle Fragen zur Verfügung. Für Systeme ohne moderne Authentifizierung bieten wir individuelle Alternativen an. 

Kontaktieren Sie das Graphax Service Center: 

Hinweis:

Planen Sie die Umstellung frühzeitig, um auf die Änderungen Ende 2026 vorbereitet zu sein.