Verträge digital verwalten

21.03.2021

Haben auch Sie Probleme, Ihre Verträge im Unternehmen effizient und einfach zu verwalten? Egal, ob es sich um Verträge mit Kunden, Lieferanten, Partnern, Versicherungen oder Mitarbeitern handelt - selbst harmlose Fehler können zu Strafen für Nichteinhaltung, verpassten Verkaufschancen und kostenintensiven juristischen Prüfungen führen. Die Herausforderungen und Schwachstellen, die mit papierbasierten, manuellen Prozessen verbunden sind, erhöhen die Risiken für das Auftreten solcher Probleme. Die Lösung: Eine professionelle Vertragsmanagement-Lösung inkl. Vertragscontrolling.

Unabhängig davon, ob Sie an der Verwaltung von Verträgen, Rahmenverträgen, Lizenz- oder Wartungsverträgen oder an den damit verbundenen Verpflichtungen beteiligt sind, bietet die digitale Erfassung aller mit einem einzelnen Vertrag zusammenhängenden Dokumente (einschliesslich E-Mails, Protokolle usw.) eine wichtige Grundlage für eine verbesserte Kontrolle und einen besseren Überblick. Ein professionelles Vertragsmanagement gibt einen schnellen Überblick über bestehende Verträge und Sie gewinnen die Kontrolle über den Lebenszyklus all Ihrer Verträge. Strukturen und Verantwortlichkeiten sind auf einen Blick ersichtlich. Und durch eine transparente Übersicht der Kündigungsfristen können Sie fristgerecht Verträge kündigen.

Was bedeutet Vertragsverwaltung?

Vertragsmanagement (engl. Contract Management) ist eine komplexe Aufgabe, in die unterschiedliche Unternehmens-Bereiche wie Rechtsabteilung, Einkauf, Geschäftsleitung oder Controlling eingebunden sind. Die Bearbeitung der einzelnen Verträge erfolgt häufig in den für den Vertrag zuständigen Abteilungen. Wichtige Informationen wie  Vertragsgegenstand, Laufzeiten, Konditionen und Kosten stehen somit nicht allen Beteiligten zur Verfügung. Konflikte und Probleme sind meist vorprogrammiert. Das grosse Ziel eines professionellen Vertragsmanagements: Alle Verantwortlichen näher zusammenbringen, um Zeit, Kosten und Ressourcen zu sparen.

Mit einem automatisierten Prozess- und Datenbanksystem können Sie Verträge effizienter verwalten, Ihr Controlling, Ihren Einkauf sowie Ihre Archivierung organisieren und Ihre Prozesse automatisieren.

Digitalisierung von Verträgen

Mit der Digitalisierung von Verträgen wird Papier vollständig aus dem Prozess entfernt. Das vereinfacht die Speicherung und den Abruf von Verträgen, indem sie in einer einzigen zentralen Datenbank abgelegt werden. Dank der Lösung von M-Files stehen Ihnen alle benötigten Informationen - von der Textsuche über den gesamten Vertragsinhalt bis hin zur Analyse der relevanten Vertragsparameter - auf Knopfdruck zur Verfügung.

Und dank Funktionen wie der vollständigen Abbildbarkeit der Dokumente in einem einheitlichen System und der automatischen Generierung von Erinnerungen verlieren Sie nie wieder den Überblick über Vertragslaufzeiten oder Fristen. Das alles bedeutet, dass Sie verpasste Termine hinter sich lassen und Vertragsbedingungen zu Ihrem besten Vorteil nutzen können.

Mit System immer gut informiert sein

Das Vertragsmanagement ist für viele Unternehmen aufwändig und unübersichtlich. Oftmals erfolgt die Verwaltung der Verträge zentral. Die Nutzer der vertraglichen Leistungen sind jedoch in den Fachabteilungen tätig. Eine Prüfung von laufenden Verträgen und die Einhaltung von Fristen oder Stichtagen (z. B. zur Anpassung oder Kündigung) ist schwierig. Arbeiten Unternehmen zudem noch an unterschiedlichen Standorten, kommt es vor, dass ungewollt Vertragsverlängerungen durch das Verpassen von Kündigungsfristen entstehen. Schnell entstehen so neben Stress auch leicht vermeidbare Kosten.

Vertrauen Sie auf ein digitales Vertragsmanagement. Damit haben Sie alle Aufgaben und Termine zu laufenden Verträgen sicher im Griff. Die Lösung erinnert die verantwortlichen Mitarbeiter frühzeitig daran, dass Vertragsprüfungen anstehen und Verträge anzupassen sind. Sie profitieren von geringeren Kosten und voller Transparenz.

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