Personalprozesse digital im Griff

31.03.2021

Egal, ob es um den Bewerberprozess, Gehaltsabrechnungen oder etwa Fortbildungsmassnahmen geht: Die täglichen Aufgaben in der Personalabteilung sind vielfältig. In den meisten Fällen sind die Prozesse mit der Bearbeitung von unzähligen Papierunterlagen verbunden. Dabei geht schnell der Überblick verloren und die Aufwände für die tägliche Verwaltung der Papierakten sind gross.

Die digitale Personalakte von Graphax optimiert Ihre Prozesse und erhöht die Transparenz, damit Sie immer alle Unterlagen, Termine und Prozesse im Griff haben. Die Abläufe werden stark vereinfacht, alle Daten und Dokumente stehen Ihren Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung. In Verbindung mit Multifunktionssystemen lassen sich Papierunterlagen einfach und komfortabel direkt in die Personalakten scannen.

Die traditionelle Personalakte erzeugt beträchtliche Druck und Papierkosten in Personalbüros, nimmt in der Handhabung viel Zeit in Anspruch, lässt Aktenschränke und Archive überquellen und verursacht so manches Dokumenten-Chaos. Dem können Sie jetzt ein Ende setzen – mit einer Software-Lösung zum digitalen Archivieren. Ein Dokumentenmanagement-System zum revisionssicheren Aufbewahren vertraulicher Personaldokumente, das sich für Sie ganz schnell bezahlt macht.

Ein Archiv für alles – Transparenz für alle

Die elektronische Archivierung automatisiert und beschleunigt die Arbeitsabläufe, bietet eine zielführende Stichwort- oder Volltextsuche und überzeugt mit Übersichtlichkeit. Dabei ist es völlig unerheblich, ob es sich um unstrukturierte oder strukturierte Informationen handelt – die Dokumente werden unabhängig von ihren Quellen einheitlich in der digitalen Personalakte abgelegt.

Grundsätzlich ordnungsgemäss

Die elektronische Personalakte bildet die vorhandenen Ablagestrukturen im Personalbereich 1:1 ab und befolgt zuverlässig rechtsverbindlichen Vorschriften. Ob das Einhalten von gesetzlich vorgeschriebenen Löschfristen, von Datenschutzrichtlinien hinsichtlich personenbezogener Daten oder Archivierungspflichten: Die rechtlichen Anforderungen an das Aufbewahren von Personalakten werden anstandslos erfüllt.

Immer ein Gewinn: Zeit sparen

Die automatisierten Prozesse bringen richtig Schwung in die täglichen Routineaufgaben: Schnelle Ablage und Zugriff auf Dokumente minimieren den administrativen Aufwand im Unternehmen. Sämtliche Personalunterlagen von Arbeitsverträgen über Schriftverkehr bis zu Bescheinigungen sind von überall aus direkt verfügbar. Das Ergebnis: ein beträchtlicher Zeitgewinn.

Dickes Plus: verschlankte Kosten

Individuell strukturiert, einheitlich und stets aktuell – elektronisch archivierte Personalakten erfüllen alle handelsrechtlichen wie steuerrechtlichen Anforderungen. So können die meisten der im Papierformat vorliegenden Originalunterlagen nach dem Digitalisieren entsorgt werden. Das schafft jede Menge Platz, macht Mietkosten für ein Akten-Archiv überflüssig und reduziert Druck- und Papierkosten.

Konzentriert auf das Wesentliche

Zeitersparnis und die intelligente wie einfache Handhabung der digitalisierten Personalakten-Führung steigern die Arbeitsqualität und sorgen dafür, dass mehr Kapazitäten frei werden für konzeptionelle und strategische Themen im Personalmanagement. Beides fördert einen entscheidenden Faktor im Unternehmen: die Arbeitszufriedenheit.

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