ECM ist nicht gleich ECM - worauf man achten sollte

16.01.2021

Die Einführung von Enterprise-Content-Management-Systemen ist im Zuge der digitalen Transformation von Unternehmen unumgänglich. Die Notwendigkeit wird mittlerweile von keinem auf Wachstum ausgerichteten Unternehmen ernsthaft in Frage gestellt. Gerade die innovativen Firmen sind nun auf der Suche nach dem für ihre zukünftige Aufgaben am besten geeignete Lösungen. Doch die Anforderungen an eine innovative Plattform für intelligentes Informationsmanagement steigen und werden zunehmend komplexer.

Kleinere Stolpersteine im Tagesgeschäft gibt es immer. Wenn man sie kennt, kann man sie beseitigen. Hier sprechen wir drei Tatsachen an, die gerne mal vergessen werden, die jedoch unbedingt bei einer Evaluation berücksichtigt werden sollten:

1. Die Unordnung der Daten nimmt zu

Fakt ist, dass die Datenmenge unaufhörlich zunimmt. Je schneller und einfacher Daten erzeugt, versendet und abgelegt werden können, desto mehr Datensilos werden erzeugt. Daten werden teils wahllos und unstruktuiert abgelegt, dupliziert, editiert und vergessen. Ob ERP, CRM, DMS, freigegebene Netzwerkordner, E-Mail-Postfächer, File-Sharing-Dienste, persönliche Sicherungen – die Liste ist schier unendlich.

Was bedeutet das?

Früher wurden physische Ordner nach den erforderlichen Informationen durchsucht, heute sucht der Mitarbeiter sie nicht nur an einem Ort, sondern in diversen Systemen, Anwendungen und selbst auf unterschiedlichen Cloudplattformen.

Den einstigen Zeitgewinn, den man beim elektronischen Speichern (an nur einem Ort) erhielt, ist fast nicht mehr existent. Im Gegenteil, durch die häufigen Kontext-Wechsel entstehen Fehler, das Einloggen in die verschiedenen Systeme führt zu einer Wechselmüdigkeit, Daten werden nicht mehr überall nachgeführt bzw. synchronisiert. Natürlich kann der Mitarbeiter sich selbst helfen, indem er z. B. die Möglichkeiten wie Dropbox oder Google Drive nutzt, aber unter Compliance- und Governance-Gesichtspunkten ist das keine gute Lösung.

2. Datensätze doppelt

Projektgeschäfte finden mittlerweile häufig über Tools wie z.B. Teams statt. Oftmals liegen aber die benötigten Daten auf anderen Systemen, so dass eine systemübergreifende Arbeit oftmals mit dem Kopieren der Daten verbunden ist. Damit ist eine Übersichtlichkeit nicht mehr gegeben.
Zeitlich verzögerte Bearbeitungen der Dokumente verursachen weitere Probleme. Während vielleicht das Projektteam fleissig an der Umsetzung arbeitet, benötigt eventuell die Rechtsabteilung noch etwas Zeit für die Sichtung des Vertrages.

  • Wie viele Duplikate wurden also erstellt?
  • Wo liegen die Dubletten?
  • Welches ist die aktuelle Version?
  • Wo liegt die freigegebene Version?
  • Welche Version muss aufbewahrt werden?
  • Wer hat überhaupt Zugriff auf die finalen Dokumente?

3. Datenleichen

Die unternehmensrelevanten Informationen müssen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verwaltet werden. Von der Erstellung oder Erhalt über die Nutzung, Ablage und auch Pflege bis hin zur Löschung oder Archivierung gemäss den bestehenden Aufbewahrungsvorschriften.
Durch die unter Punkt 2 bereits erwähnten Möglichkeiten zur Erstellung von doppelten Inhalten ergeben sich eine grosse Menge Inhalte, die sich schlussendlich nicht mehr eindeutig zuordnen lassen. Die Frage ist, wie man damit umgeht. Wer entscheidet, ob diese oder jene Datei gelöscht werden darf? Die Verwaltung verwaister Daten bis zur Löschung stellt Unternehmen vor grosse Herausforderungen. Zum einen kann durch vorschnelle Löschung die Dokumentationspflicht verletzt werden und zum anderen kann viel mehr als nötig aufbewahrt werden. Speichert man aber jede Datei, von der wichtigen Geschäftsdatei bis hin zum Datenmüll, kommen schnell immense Grössen zusammen. Diese bergen Risiken und verursachen Kosten. Genau hier muss intelligentes Information Governance ansetzen. Nur mit klar definierten Abläufen können so Kosten gespart und Risiken vermieden werden.

Fazit

Die Lösung für die oben genannten Probleme ist eine intelligente Informationsmanagement-Plattform, die eine Verwaltung und Speicherung der Information unabhängig vom Speicherort ermöglicht. Es muss also egal sein, ob die Daten auf diversen Business-Systemen bzw. Repositories oder auf verschiedenen Cloud-Plattformen liegen. Durch geeignete Konnektoren sollte eine Verbindung zu allen Umsystemen herstellbar sein und der Datenaustausch völlig automatisiert ablaufen können.

Im Fokus liegt der absolut reibungslose Arbeitsablauf, damit die Mitarbeiter entlastet werden und sich so auf ihr Tagesgeschäft konzentrieren können.

Nur so macht Digitalisierung Sinn.

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