E-Mails sicher und effizient archivieren

17.03.2021

E-Mail-Management: Archivieren, strukturieren und automatisiseren

In E-Mails befindet sich heute ein erheblicher Teil der geschäftskritischen Informationen. Allerdings haben E-Mails oft keinen Bezug zu Informationen, Dokumenten und den dazugehörigen Geschäftsprozessen. Einfacher wird dies durch den Einsatz einer integrierten ECM-Plattform. Dort lassen sich E-Mails einfach und komfortabel zu den jeweiligen Geschäftsprozessen zuordnen und digital verwalten.

Automatisiert: Wer sucht, hat schon gefunden

Geschäftsrelevante Nachrichten und Anhänge werden automatisiert analysiert und inhaltlich ausgelesen und als Drag & Drop-Ablagen zentral, sicher und rechtskonform aufbewahrt. Dies geschieht vorgangsbezogen und übersichtlich in zentralen digitalen Akten, getrennt in geschäftlich und privat. Außerdem werden vorhandene Akten- und Ordnerstrukturen einbezogen, wodurch das Recherchieren von E-Mails  zum Kinderspiel wird.

Revisionssicher: Alles, was Recht ist

Bei der digitalen Datenverwaltung gibt es gesetzliche und zusätzliche Anforderungen wie EUROSOX, Solvency II, GDPdU, GoBS, HGB, AO, das Produkthaftungsgesetz oder die geltenden Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren. E-Mails entsprechen in ihrem Status Geschäftsbriefen. Und diese müssen zeitnah auffindbar sein und vor allem der ursprünglichen Form entsprechen. Das E-Mail-Management unterstützt die Einhaltung dieser Vorgaben.

Benutzerfreundlich: Komfort auf allen Ebenen

E-Mails und Anhänge finden Sie bequem über die gewohnte Oberfläche von Outlook bzw. Lotus Notes. Gleichzeitig können Mitarbeiter von jedem Arbeitsplatz aus auf die archivierten E-Mails unternehmensweit zugreifen und die Postfächer funktions- wie themenbezogen verwalten. Die datenbankbasierte Anwendung verteilt die Inhalte automatisch an die Bearbeitungsstellen und löscht regelbasiert archivierte E-Mails aus allen Postfächern.
 

Einfach: Integrierter Workflow

Durch die Verknüpfung des digitalen Archivs mit Ihrem E-Mail-Server schaffen Sie ein bequemes Weiterverarbeiten der Daten über digitale Workflows. Wiederkehrende Vorgänge, die Sie heute manuell ausführen, laufen künftig automatisch ab. Sie können darüber hinaus den Funktionsumfang erweitern und an Ihre individuellen Anforderungen anpassen, z. B. kombiniert mit der Eingangsrechnungsverarbeitung, dem Personal- oder Vertragsmanagement.

Rechtskonform: Archivieren heisst optimieren

Die E-Mail-Management-Lösung führt E-Mails und Anhänge in einem digitalen Archiv zusammen – und das kann bereits nach Eingang und noch vor Übergabe an den Mailserver erfolgen. Es bietet adäquate Rechtskonformität, garantiert die Unveränderbarkeit, regelt die Verweildauer und schafft mittels Back-up die Voraussetzungen für die Verfügbarkeit der Inhalte innerhalb der Aufbewahrungsfrist. Sie haben während des gesamten Lebenszyklus eines Dokuments Zugriff auf alle Informationen.

 

E-Mail-Verwaltung: Zeitaufwand und Kosten reduzieren

Geschäftskorrespondenzen und interne Absprachen über E-Mails enthalten wertvolle Informationen und beziehen sich meist auf andere geschäftsrelevante Informationen im Unternehmen. Die Lösung: Integrieren Sie E-Mails in die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens.

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