Digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit ECM

24.02.2021

In Unternehmen gibt es viele Dokumente und unstrukturierte Informationen, die verarbeitet und gemanagt werden. Früher wurden Informationen in dicke Aktenordner in große Schränke gestellt – heute nutzt man clevere IT-Lösungen und Software, die sich nahtlos in interne Prozesse integrieren. Der Schlüssel für smarte Unternehmen heißt Enterprise Content Management (ECM).

ECM vereint analoge und digitale Informationen

ECM steht für Enterprise Content Management und unterstützt Ihr Unternehmen bzw. Ihre Organisation mit Software, Ihre Dokumente und Informationen elektronisch zu verwalten. Mit digitalem Dokumentenmanagement können Sie Informationen und Dokumente effizient verwalten und bearbeiten, Wissen und Unternehmensinfos durch eine digitale Ablage sichern und Geschäftsprozesse digitalisieren und optimieren. ECM-Systeme integrieren sich nahtlos in ERP-Systeme, in CRM und Microsoft Office. Mit Enterprise Content Management lassen sich für alle Informationen Compliance-Anforderungen bis hin zur EU-DSGVO erfüllen.

 

Was ist schon wieder ECM?

  • Im gesamten Unternehmen werden Daten und Informationen erfasst. Dokumente werden aus allen Quellen zentral in einem System abgelegt, indexiert und in digitale Akten zugeordnet. Damit integrieren Sie die Papierwelt in Ihre IT-Umgebung (Workflow Management).
  • Alle Informationen werden zentral auf einem ECM-System verwaltet (Dokumentenmanagement). So greifen alle Mitarbeiter auf denselben Informationsstand zurück.
  • Alle Informationen und digitale Akten werden an definierten Speicherorten abgelegt und sicher aufbewahrt.
  • Informationen können z.B. über Ausdrucke am Multifunktionssystem, über den Bildschirm oder mobil ausgegeben werden.
  • Alle digitalen Akten werden zur Erfüllung rechtlicher Vorgaben archiviert und das Wissen im Archiv gespeichert (Records Management)


Mit einer ECM-Software werden Inhalte - also Content - erfasst, verwaltet, gespeichert, aufbewahrt und für die Mitarbeiter bereitgestellt. Content steht hierbei für analoge oder digitale Inhalte im Unternehmen. Beispiele dafür sind strukturierte Informationen in Form von Rechnungen, Verträge, Angebote und Personalakten. Aber auch unstrukturierte Informationen, wie z. B. E-Mails, werden in einem ECM-System verarbeitet. Ein passendes Enterprise Content Management System bildet also die digitalen Workflows als unternehmensweite Lösung ab, um ihren gesamten Content im Büro zu managen. Mit ECM können Sie die folgenden Funktionen im Unternehmen übernehmen:

  • Rechnungseingangsbearbeitung
  • Vertragsmanagement
  • E-Mail-Management
  • Personal-Management
  • Kunden-Management

 

Die Voraussetzungen für erfolgreiche ECM-Plattformen

 

  • Die Situation analysieren: Gemeinsam mit unseren ECM-Experten analysieren wir das Kernproblem. Wir erstellen ein gemeinsam Lastenheft, um Ihre Anforderungen und Wünsche an eine ECM-Lösung zu identifizieren.
  • Anwender befragen und miteinbeziehen: Ausschlaggebend für den Erfolg und die Integration eines ECM-Projekts ist die Involvierung der betroffenen Anwender. Denn ein Enterprise Content Management System bringt nicht nur viele neue Möglichkeiten und Einsparungen mit sich, sondern auch Veränderungen. Damit neue Technologien auch von den Anwendern akzeptiert werden, ist eine offene Kommunikation wichtig.
  • Strukturiertes Projektmanagement: Für eine erfolgreiche ECM-Integration braucht es ein professionelles Projektmangement, um Ablauf, Aufwände und Zeiten zu planen.
  • Anforderungen festlegen: Moderne ECM-Plattformen sind keine geschlossenen Systeme, sondern integrativ: Sie kommunizieren mit anderen Schnittstellen (z. B. Microsoft), um den Content im Unternehmen sinnvoll zu managen. Diese Anforderungen müssen bereits zu Projektbeginn erhoben werden.

Enterprise Content Management: Ihre Vorteile

Eine professionelle ECM-Software verschafft Ihnen und Ihren Mitarbeitern einen unübersehbaren Mehrwert: Sie digitalisieren Ihren Content, optimieren Ihre Workflows und erhöhen gleichzeitig die Kundenzufriedenheit. Dabei deckt digitales Dokumentenmanagement alle wesentlichen Aspekte ab: Information Governance, Compliance und Nachhaltigkeit.

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