Die digitale Kundenakte

24.03.2021

Strukturiert und informativ: Alle Kundeninformationen automatisch im Blick

Beim Kontakt mit Ihren Kunden entstehen täglich unzählige Informationen und Dokumente, die den Geschäftsvorgang begleiten und zwischen verschiedenen Mitarbeitern in unterschiedlichen Abteilungen ausgetauscht werden. Unterschiedliche Ablagen sind tägliche Herausforderungen - sei es in Papierform oder digital auf dem Server, lokal oder als Anhang von E-Mails.

Mit digitalen Kundenakten stehen Ihren Mitarbeitern auf Knopfdruck alle Informationen zum aktuellen Kundenvorgang zur Verfügung. Angebote aus dem ERP-System, Bestellungen und der Schriftverkehr auf Papier oder elektronisch als E-Mail, werden in der digitalen Akte abgelegt. Im ERP-System wird die digitale Kundenakte am Belegsatz angehängt und kann direkt im System aufgerufen werden. Die digitale Kundenakte nimmt alle Daten komfortabel auf und verwaltet diese in einer zentralen ECM-Basis.Kunden gewinnen und binden sind die zwei Seiten einer Medaille. Beide verlangen nach einem professionellen Kundenmanagement.  Die digitale Kundenakte bündelt sämtliche Informationen und erlaubt einen schnellen Zugriff. Alle Daten eines Kunden sind so für alle autorisierten Mitarbeiter sofort verfügbar – und Sie profitieren von kürzeren Bearbeitungszeiten und besseren Kundenservice.

Vielseitigkeit ist Trumpf

Das Verwalten von unternehmensrelevanten Informationen über eine digitalisierte Ablage erfüllt immer den von Ihnen gewünschten Zweck, ob als Kundenakte, Vertragsakte, Projektakte oder Patientenakte. In jedem Fall lassen sich so bequem Daten aus unterschiedlichen Quellen einheitlich zusammenführen und nutzen, entweder direkt oder nach dem Einscannen. Angefangen bei Marketingmassnahmen, Aufträgen, Projekten bis hin zur gesamten Kommunikation rund um E-Mail, Korrespondenz, Telefonnotizen und Termine verfügen Sie so über wertvolles Kundenwissen – standortübergreifend, transparent bis ins Detail und im Handumdrehen recherchiert.

Alles läuft nach Plan

Eine klare Struktur fsorgt ür eine perfekte Übersicht – und die orientiert sich im Aufbau an den gewohnten Ablagesystemen. Sobald Sie eine digitale Akte erstellen, werden die Dokumente automatisch über einen individuellen Aktenplan eingeordnet. Abläufe werden benutzerfreundlicher und effizienter. Konkret: Zeitersparnis dank gezielter Auskunftsfähigkeit von jedem Bildschirm aus.


Rechtlich unbedenklich

Vertrauliche Papierdokumente müssen vor unberechtigtem Zugriff oder äussere Einwirkungen wie Feuer geschützt werden. Die digital Kundenakten hingegen schafft über ein ausgeklügeltes Rechtekonzept mehr Datensicherheit in Ihrem Unternehmen, genauso revisionssicher wie platzsparend. Sie verfügen über ein individuelles Rechtekonzept für den autorisierten Aktenzugriff, was insbesondere der Personalabteilung zugute kommt und geniessen obendrein optimalen Schutz vor Datenverlust dank der rechtssicheren Ablage im digitalen Archiv.

Systematisch bestens organisiert

Ihre Dokumente, egal ob eingescannt oder aus beliebigen Anwendungen hinzugefügt, werden vollautomatisch ausgelesen und im nächsten Schritt mittels dieser Informationen eigenständig in bereits bestehende digitale Akten eingefügt. Falls eine solche noch nicht besteht, erstellt das System anhand der erkannten Positionsdaten eine neue Akte. Wenn Sie einmal die tägliche Dokumentenschwemme in den Posteingängen betrachten, lässt sich ermessen, was Sie in Ihrem Unternehmen an Zeit sparen.

Weniger ist mehr

Beim Umstellen auf eine elektronisch gestützte Verwaltung von Kundenakten entsteht ein zentrales Archiv, das u.a. den vielen unnötigen Kopien in verschiedenen Versionen ein Ende setzt. Ganz einfach, indem ein Zugriff ausschliesslich auf das archivierte Originaldokument erfolgt, selbst wenn es in mehreren Akten gleichzeitig angezeigt wird.

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