Das Informations-Chaos aufräumen

09.01.2021

Paradigmenwechsel bei der Info-Suche! Ein intelligentes Informations-System bleibt nicht nur auf eine Plattform beschränkt. Das Gegenteil ist der Fall. Alle Dateien, Dokumente und Informationen werden plattformübergreifend verwaltet. Im Idealfall werden alle Business- und Archivsysteme durch geeignete Konnektoren integriert. Die Daten der diversen ERP-, CRM und diverser Umsysteme werden so gemanaged und ermöglichen so plötzlich einen Gesamtüberblick.

Benutzer können so jederzeit auf alle Daten zugreifen, die ihnen aufgrund ihrer Zugriffsrechte zur Verfügung stehen. Dies geschieht mittlerweile mit Hilfe der künstlichen Intelligenz. Die Meta-Daten werden analysiert und kategorisiert. Dies geschieht vollautomatisch und ermöglicht so einen schnellen und effizienten Workflow.

Musste man früher noch überlegen, wohin das Dokument gespeichert werden soll, reicht es nun völlig aus, die Art des Dokuments, den Kunden, das Projekt oder das Ablaufdatum zu kennen. Dies entspricht absolut den heutigen Arbeitsanforderungen. Durch die Filterfunktionen lässt sich jede erdenkliche Information abfragen. So stellt z. B. die mögliche Filter-Funktion “Zeige mir alle auslaufenden Verträge des nächsten Monats” einen deutlichen Mehrwert für jeden Sales Manager dar. Durch geschickte Kontext-Abfragen, z. B. “alle Dokumente zum Projekt X” sind langes Suchen in den physischen Ordnern und Ablagesystemen vergangener Tage hinfällig.
Für IT-Abteilungen, die sich für solch ein intelligentes Content Management entschieden haben, liegen die Vorteile sowieso auf der Hand: alle Integrationen zu anderen Systemen lassen sich auf Unternehmensebene steuern und der bestehenden Information Governance ist auch Genüge getan.

Klar definierte und automatisierte Abläufe - so macht Digitalisierung Sinn.


Die Spezialisten von Graphax AG geben Ihnen gerne mehr Einblicke in die Möglichkeiten eines intelligenten ECM-Systems und wie auch Ihr Unternehmen davon profitieren kann.

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