5 Gründe, die für ein modernes Informationsmanagement sprechen

17.04.2021

Oder warum Sie genau jetzt über die Integration eines ECM nachdenken sollten!

Es ist schon fast beängstigend. Die Arbeitswelt um uns herum entwickelt sich rasend schnell weiter, immer neue Dienstleistungsangebote prasseln auf die Unternehmen ein, ständig wechselnde Parameter gilt es zu berücksichtigen. Erst vor kurzem mit grossem Aufwand eingeführte Prozesse und Workflows scheinen heute schon absolut veraltet zu sein - die vielzitierte Digitalisierung und die damit verbundenen Paradigmenwechsel sind bereits unsere täglichen Begleiter.

Aber nicht die Ansprüche der Kunden, der Unternehmen und deren Mitarbeiter haben sich verändert. Die Qualitätsansprüche an die “Lieferobjekte” sind in einer professionellen Umgebung sowohl intern wie auch extern immer noch sehr hoch. Und das ist gut so.

Jedoch hat sich die Erwartung an die Art und Weise der Abarbeitung und Abwicklung der Geschäftsfälle geändert. Wie läuft die Zusammenarbeit innerhalb der Abteilungen? Greifen die Prozesse nahtlos ineinander?  Wird ein Projekt effektiv, effizient und termingerecht abgewickelt? Rechnet es sich schlussendlich?

Die gute Nachricht: dank der intelligenten Informationsmanagementsysteme (Enterprise Content Management – ECM) kann man heute alle Massnahmen, Projekte, Finanzierungspläne usw. in einem Unternehmen abbilden und auswerten. Und dies auf Knopfdruck, dezentral, wann immer und wo immer man möchte. Die Informationen stehen jederzeit in Echtzeit zur Verfügung und dienen der Unternehmensführung als faktenbasierte Entscheidungsgrundlage.

Die schlechte Nachricht: Studien haben gezeigt, dass noch über 80 Prozent aller KMU in der Schweiz auf die altbewährte Weise arbeiten. Da werden Dokumente weitergereicht, Duplikate und Sicherheitskopien angelegt, Dateien verschwinden in Datensilos (teilweise für immer), Unterschriftsberechtigungen müssen eingehalten werden, Abwesenheiten von Mitarbeitern behindern ganze Projektabläufe usw.

Ganz klar ist aber (und Gartner bestätigt dies seit Jahren): Firmen, die jetzt nicht den Schritt wagen und ihre Geschäftsprozesse kritisch hinterfragen, werden in den nächsten Jahren nicht mehr dem Wettbewerb standhalten können.

Hier zeigen wir Ihnen 5 Gründe auf, die für die Einführung eines intelligenten Informationssystems (z. B. M-Files) sprechen (und es gibt noch viel mehr Vorteile).

1. Ihre Mitarbeiter können sich wieder um das eigentliche Tagesgeschäft kümmern

  • Daten werden nicht mehr manuell eingegeben
  • Alle relevanten Informationen sind an einem Ort (keine Archive, keine Ablagen mehr)
  • Kein langes Suchen mehr (M-Files durchsucht absolut alle Daten und listet die relevantesten Daten auf)
  • Prozesse werden digital signiert und sofort freigegeben
  • Keinerlei physischen Dokumente mehr
  • Versionsmanagement – es wird immer am aktuellen Dokument gearbeitet, selbst wenn mehrere Mitarbeiter darauf zugreifen

2. Die Fehlerquote läuft gegen Null.

Einverstanden, Fehler passieren überall. Und eine gesunde Fehlerkultur bietet grosses Potential zur Weiterentwicklung. Nur werden Unternehmen nicht an ihrer Lernkurve gemessen, sondern an der fehlerfreien Ausführung der Aufträge. Auswertungen am Markt zeigen deutlich auf, dass von Mitarbeitern gern auf veraltete Prozesse verwiesen wird, wenn sie auf mangelndes Qualitätsbewusstsein angesprochen werden. Mit einem modernen ECM gibt es keine alten Prozesse mehr. Alles strukturiert, definiert und messbar.

3. Die Kunden sind Ihr höchstes Gut

Ob Kundenanfrage oder Reklamation – in beiden Fällen liegt in der Kommunikation mit Kunden ein riesiges Potential. Wenn nicht für ein Zusatzgeschäft, dann wenigstens für den Aufbau einer guten Kundenbeziehung, vielleicht aufgrund einer vollendeten Beratung. Dafür braucht es aber aktuelle und verfügbare Kundendaten. Mit einem gut durchdachten ECM gehören die Horror-Geschichten eines CRM der Vergangenheit an und Sie haben ALLE Daten rund um den Kunden, dessen Historie und auf Wunsch sogar noch ähnliche Fälle zur Hand.

4. Das Potential der Mitarbeiter nutzen

Mit einem ECM gibt es keine Wartezeiten mehr. Zeitgleich kann an Projekten gearbeitet werden, alle eingebundenen Mitarbeiter sind vollumfänglich informiert (was auch zur guten Motivation beiträgt), die mühsame Diskussion der Hol- und Bringschuld erübrigt sich.  Traditionelle “Flaschenhälse” gibt es nicht mehr, die Mitarbeiter können nahtlos miteinander an einem Projekt arbeiten und sich mit ihrem ganzen Erfahrungsschatz einbringen. Und da kann einiges zusammenkommen.

5. Agile Unternehmensführung

Die Anforderungen an eine moderne Geschäftsführung sind vielfältig und sehr komplex. Von ihr werden strategische Entscheide aufgrund der ihr vorliegenden Datenbasis erwartet.
Die Informationen müssen daher vollständig vorhanden und validiert sein. M-Files ermöglicht das mit frei editierbaren Dashboards. Die Daten können aufgrund der Metafile nach jedem erdenklichen Filter sortiert werden.

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