Die Vorteile der elektronischen Signatur

12.05.2020

Die Eindämmung von Covid-19 zeigt uns, dass die Genehmigungsprozesse für Papierdokumente, die in den meisten Unternehmen verwendet werden, bei weitem nicht optimiert sind, was sie komplex und zeitaufwändig macht.

Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, haben oft keinen Zugang zu einem Drucker in Verbindung mit einem Scanner und können daher keine Verträge und andere wichtige Dokumente ausdrucken. Das Signieren und Scannen wird mühsam und zeitraubend.

Noch komplizierter wird es, wenn das Dokument von mehreren Personen validiert (unterzeichnet) werden muss, was zu einer längeren Bearbeitungszeit (postalische Verzögerungen) führt und damit die Akzeptanz erheblich verlangsamt.

Dasselbe gilt für Kunden-, Lieferanten- oder Geschäftspartnerprozesse.

Mögliche Anwendungen :

InternExtern
Genehmigung von SpesenabrechnungenUnterzeichnung von Angeboten und Auftragsbestätigungen
Unterzeichnung von ArbeitsverträgenUnterzeichnung von Verträgen
Genehmigung von Rechnungen

 

Entdecken Sie die vier Vorteile der Implementierung eines Freigabeprozesses für digitale Dokumente, so Johannes Wackerbarth, Produktmanager Enterprise Content Management (ECM) bei der Graphax AG :


1. Erhöhte Effizienz
Spart Zeit und Kosten für das Drucken von Dokumenten, nur um sie zu unterzeichnen und zu scannen.

2. Verbesserte Benutzerfreundlichkeit
Ein einfach zu bedienendes System hilft Ihren Mitarbeitern, schnell und einfach zu arbeiten. Insbesondere wenn Sie Dokumente haben, die von Kunden unterzeichnet werden müssen, werden diese eine schnelle und einfache Handhabung zu schätzen wissen.

3. Verstärkte Sicherheit
Gedruckte Dokumente stellen ein potenzielles Risiko dar, dass Unbefugte Zugang zu sensiblen Informationen erhalten. Aus diesem Grund garantieren digitale Prozesse einen sichereren Umgang mit Dokumenten.

4. Verbesserte Einhaltung
Das System merkt sich jede Unterschrift und alle Schritte einer Genehmigung. Die Nachvollziehbarkeit der Unterschrift wird so für eine mögliche interne oder externe Prüfung transparent.

Wir helfen Ihnen bei der Implementierung einer massgeschneiderten Lösung für Ihr Unternehmen!

Kontaktieren Sie uns: info(at)graphax.ch oder 058 551 11 11

 

 

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