Moderne IT für ein intelligentes Informationsmanagement

Die IT als Innovationstreiber

Üblicherweise haben die IT-Abteilungen in der Vergangenheit sehr häufig ihre Organisationen nach dem Prinzip Plan-Build-Run aufgebaut. Die Abläufe und Prozesse waren so klar strukturiert und effizient ausgerichtet. Das hatte den grossen Vorteil einer möglichen Automatisierung und galt lange Zeit als state oft the art.

Doch heute kommen diese starren Gebilde durch die ständig wechselnden Anforderungen des Marktes an ihre Grenzen. Mittlerweile werden grosse Ansprüche an eine möglichst hohe Flexibilität von Arbeitsabläufen und Prozessen gelegt.

Das bedeutet aber auch eine sofortige und verlässliche Verfügbarkeit aller dafür notwendigen Daten und Informationen. Und genau diese Möglichkeit, relevante Daten sofort abrufen zu können, ist ein Merkmal der Digitalisierung. Die Fähigkeit, schnell und verlässlich aussagekräftige Informationen zu bestimmten Geschäftsfällen erhalten und auswerten zu können, ist ein gewaltiger Wettbewerbsvorteil.

Aktuelle Daten über die gesamte Wertschöpfungskette eines Unternehmens hinweg zu bewerten und auf deren Grundlage grundsätzliche Entscheidungen zu treffen, ist einer der ganz wesentlichen Vorzüge der Digitalisierung.

Genau diese Innovation hat bereits zu einigen vollkommen neuen Geschäftsmodellen geführt.

Gutes Daten-Management ist elementar

Eine der grossen Herausforderungen für Unternehmen in diesen Tagen ist es sicher, die Daten geschickt zu managen. Auch durch das dezentrale Arbeiten im Home Office wird es nicht gerade leichter. Und die produzierte Datenmenge nimmt unaufhörlich zu und das in sprichwörtlich rasender Geschwindigkeit.

Je einfacher Daten erzeugt werden können, desto mehr Daten werden erzeugt. Sie werden wahllos und unstrukturiert abgelegt, dupliziert, bearbeitet oder vergessen.

So werden ungewollt immer mehr Datensilos erzeugt, der Speicherplatz nimmt zu, das Versionsmanagement ist nur mühsam zu beherrschen und durch die verschiedenen Umsysteme ist das Einhalten der gewünschten Compliance-Vorschriften wahrscheinlich auch nicht immer einzuhalten bzw. birgt ein gewisses Risikopotential.

Dazu kommt noch die Tatsache, dass in vielen Unternehmen überhaupt nicht klar ist, wer welche Daten wie lange aufbewahren sollte. Wer kann nach einigen Jahren überhaupt entscheiden welche Informationen noch relevant sind oder gelöscht werden können? Im Zweifelsfall behält man deshalb sicherheitshalber alle Daten.

Die Lösung zur Vermeidung dieser Probleme ist eine intelligente Informationsmanagement-Plattform, die eine Verwaltung und Speicherung übergreifend und dezentral ermöglicht.

Mit M-Files die Daten mühelos beherrschen

Mit dem intelligenten Informationsmanagement von M-Files werden alle vorhandenen Daten erfasst und zentral verwaltet. Der entscheidende Vorteil dieser Lösung ist das plattformübergreifende Einlesen der Informationen. So werden alle vorhandenen Businessplattformen und Archivsysteme durch geeignete Konnektoren verbunden. Die Daten dieser Systeme (z. B. ERP-, Wawi-, CRM- oder sonstiger Umsysteme) werden dadurch an einem Ort einheitlich gemanaged. Ganz egal wo sich diese Daten befinden, ob on premise oder in den diversen Clouds.

Mit M-Files gestaltet sich die Datensuche ganz einfach. Ähnlich dem Vorgehen in einer Suchmaschine gibt man einfach z. B. die Keywords des Vorganges, des Projektes oder Lieferanten ein und das Enterprise Content System (M-Files) zeigt die relevantesten Daten an.

Dies geschieht mittels künstlicher Intelligenz (KI) ganz automatisch. Die Meta-Daten der vorhandenen Informationen werden analysiert und kategorisiert und entsprechend der eingestellten Filter selektioniert. Selbst ähnlich gelagerte Geschäftsfälle können auf diese Weise angezeigt werden. Dies geschieht vollautomatisch und ermöglicht dem Anwender einen vollumfänglichen Überblick über die relevanten Informationen.

Nur einige Vorteile: Die Benutzer können so jederzeit auf alle Daten zugreifen Dezentrales Arbeiten jederzeit möglich 360-Grad-Blick auf relevante Daten als Entscheidungsgrundlage Zugriffsrechte können dediziert vergeben werden Kein Warten auf andere Abteilungen Aktives Versionsmanagement Keine Datenleichen Keine Duplikate Einhalten der Information Governance

Unsere Spezialisten haben schon sehr viele Projekte im DMS- und ECM-Umfeld umgesetzt und können Ihnen zahlreiche Beispiele präsentieren. Bitte sprechen Sie uns an.

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