Gestion numérique du dossier du Personnel

31.03.2021

LE DOSSIER PERSONNEL NUMÉRIQUE  : PLUS RAPIDE, PLUS EFFICACE, PLUS ECONOMIQUE

 

Gestion des candidatures, des salaires ou par exemple, des programmes de formation  : les activités quotidiennes au sein du département des Ressources Humaines sont multiples. La plupart de ces scénarii impliquent le traitement d’innombrables documents papier. Dans un tel contexte, vouloir garder une vue d’ensemble est utopique et l’effort quotidien pour assurer la gestion du flux papier est conséquent.

 

Le dossier personnel numérique RH de Graphax optimise vos processus et facilite l’accès à l’information grâce à la maîtrise de tous les documents, dates et flux de données. Les procédures sont simplifiées en profondeur. L’ensemble des données et des documents sont disponibles à tout moment auprès des collaborateurs autorisés. En liaison avec les imprimantes multifonctions, les documents papier peuvent être tout simplement scannés dans les dossiers personnels correspondants, ce qui est particulièrement pratique.

A l’inverse, le traitement du dossier personnel traditionnel génère des coûts d’impression et de papier considérables, monopolise beaucoup de ressources, encombre les classeurs et les archives, et provoque un véritable désordre documentaire.

Vous pouvez donc désormais mettre un terme à cette situation grâce à une solution logicielle d’archivage numérique. Elle permet un stockage sécurisé de tous les documents confidentiels des employés. Une fois déployée, son amortissement est très rapide.

Une archive unique pour tout, la transparence pour tous

L’archivage électronique automatise et accélère les flux de travail. Il offre des recherches ciblées par mots-clés ou par textes complexes. Il séduit par sa clarté. Peu importe que les informations initiales soient structurées ou non, les documents sont stockés de manière uniforme dans le dossier personnel numérique, quelle que soit leur source.

Une conformité stricte

Le dossier du personnel électronique intègre à l’identique les structures de classement existantes mises en place par les équipes RH, et respecte scrupuleusement les dispositions légales obligatoires. Respect des délais d’effacement prescrits par la loi, directives de protection des données personnelles ou obligations d’archivage : les exigences légales relatives à la conservation des dossiers personnels sont remplies sans aucune difficulté.

Votre atout  : le gain de temps

Les processus automatisés métamorphosent la routine quotidienne : le classement et la simplicité des accès aux documents minimisent les efforts administratifs dans l’entreprise. L’accès est direct à tous les documents relatifs au personnel, des contrats de travail aux attestations, en passant par la correspondance. Il peut se faire de partout. Résultat  : le gain de temps considérable.

Bonus  : des coûts rationalisés

Avec un dossier par employé à la structure identique à travers l’entreprise et au contenu toujours à jour, les dossiers du personnel archivés sous forme digitale répondent à toutes les exigences du droit des affaires et du droit fiscal. Cela signifie que la plupart des documents papier originaux peuvent être éliminés après numérisation. Cela permet de libérer de l’espace, de rendre superflus les frais de location de compactus ou de locaux d’archives, et de réduire drastiquement les coûts d'impression papier.

Se concentrer sur l'essentiel

Gain de temps, traitement intelligent et simplifié des dossiers du personnel grâce à leur gestion numérisée : la qualité du travail augmente d’un côté, et permet de l’autre de libérer davantage de ressources pour mettre l’accent sur la valeur ajoutée RH auprès des employés, et sur la stratégie. Tous deux favorisent le développement d’un élément clé au sein de chaque entreprise : la satisfaction au travail.

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