Les 4 avantages d'un processus d'approbation digital des documents / signatures électroniques

08.05.2020

Le confinement lié au covid-19 nous montre que les processus d'approbation de documents au format papier employés dans la plupart des entreprises sont loin d’être optimisés, les rendant complexes et longs.

Les employés travaillant en télétravail n’ont très souvent pas accès à une imprimante couplée à un scanner et de ce fait ne peuvent imprimer des contrats et autres documents importants. Les signer et les scanner devient laborieux et entraîne une perte de temps.

Cela devient encore plus complexe lorsque le document doit être validé (signé) par plusieurs personnes avec comme effet d’allonger son temps de traitement (délais postaux) et par conséquence de ralentir considérablement son acceptation.

Il en est de même pour les processus clients, fournisseurs ou partenaires commerciaux.

Application possibles :

En interneEn externe
Approbation de notes de frais Signature d'offres et confirmations de commande
Signature de contrat de travailSignature de contrats
Approbation de factures

 

Découvrez les quatre avantages de la mise en œuvre d’un processus digital d’approbation des documents, selon Johannes Wackerbarth, Product Manager Enterprise Content Manager (ECM) chez Graphax SA :

1. Efficacité accrue

Économie de temps de travail et de coûts d'impression des documents simplement pour les signer et les scanner.

2. convivialité AMéLIORéE

Un système facile à utiliser permet de guider vos employés vers un travail rapide et facile. En particulier si vous avez des documents qui doivent être signés par les clients, ceux-ci apprécieront une manipulation rapide et facile.

3. Une sécurité RENFORCée

Les documents imprimés représentent un risque potentiel que des personnes non autorisées puissent accéder à des informations sensibles. C'est pourquoi les procédés numériques garantissent un traitement plus sûr des documents.

4. Conformité accentuée

Le système mémorise chaque signature et toutes les étapes d'une approbation. La traçabilité de la signature devient ainsi transparente pour un éventuel audit interne ou externe.

Nous sommes là pour vous aider à implémenter une solution sur mesure pour votre entreprise !

Nous contacter : romandie(at)graphax.ch ou 058 551 19 19

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