Ne pas confondre ECM et ECM - Points de vigilance

16.01.2021

L’introduction d’un système de gestion de contenu d’entreprise est inévitable dans le cadre de la transformation numérique d’une entreprise. Toute entreprise axée sur la croissance et l’innovation cherche aujourd’hui la réponse la plus adaptée à ses futures activités et tâches. Mais les exigences relatives à une plateforme innovante pour la gestion intelligente de l’information sont de plus en plus nombreuses et complexes.

Il y a toujours des obstacles dans les affaires courantes, toutefois si vous les connaissez, vous pouvez les éliminer.

Nous abordons ici trois faits souvent oubliés, mais qui doivent absolument être pris en compte dans une évaluation ECM :
 

1. le désordre des données augmente

La quantité de données augmente sans cesse. Plus la création, l’envoi et le stockage des données sont rapides et faciles, plus les silos de données sont nombreux. Les données sont stockées, dupliquées, éditées et oubliées, parfois sans discernement et sans structure. Qu’il s’agisse d’ERP, de CRM, de DMS, de dossiers de réseau partagés, de boîtes emails, de services de partage de fichiers, de sauvegardes personnelles - la liste est presque infinie.

Qu’est-ce que cela signifie ?
Autrefois, on cherchait les informations requises dans des dossiers physiques ; aujourd’hui, les employés les recherchent non seulement à un seul endroit, mais aussi dans divers systèmes, applications et même sur différentes plates-formes en Cloud.
Le gain de temps autrefois obtenu lors du stockage électronique (en un seul endroit) est presque inexistant. Au contraire, des erreurs se produisent en raison des fréquents changements de contexte, la connexion aux différents systèmes entraîne une fatigue du changement, les données ne sont plus suivies ou synchronisées partout.

Bien sûr, les employés peuvent choisir de se faciliter le travail en utilisant des options telles que Dropbox ou Google Drive, mais du point de vue de la conformité et de la gouvernance, ce n’est pas une bonne solution.

2. les doublons

Les transactions relatives aux projets se font maintenant souvent par le biais d’outils tels que Teams. Cependant, les données nécessaires se trouvent souvent sur d’autres systèmes, de sorte que le travail entre systèmes implique souvent la copie des données. Cela signifie qu’il n’est plus possible d’avoir une vue d’ensemble claire.

Le traitement tardif des documents pose d’autres problèmes. Si l’équipe de projet travaille avec diligence à la mise en œuvre, le service juridique peut encore avoir besoin de temps pour examiner le contrat.

Combien de doublons ont donc été créés ?
Où se trouvent les doublons ? Quelle est la version actuelle ? Où se trouve la version publiée ? Quelle version doit être conservée ?
Qui a accès aux documents finaux en premier lieu ?

3. les données obsolètes

Les informations pertinentes pour les entreprises doivent être gérées tout au long de leur cycle de vie. De la création ou de la réception, en passant par l’utilisation, le stockage et aussi la maintenance, jusqu’à la suppression ou l’archivage conformément aux règles de conservation existantes.

En raison des possibilités de création de contenus dupliqués déjà mentionnées ci-dessus, une grande quantité de contenus est créée mais finalement ne peut plus être clairement attribuée. La question est de savoir comment y faire face. Qui décide si tel ou tel dossier peut être supprimé ? La gestion des données orphelines jusqu’à leur suppression pose des défis majeurs aux entreprises. D’une part, l’obligation de documentation peut être violée par une suppression prématurée et, d’autre part, on peut conserver beaucoup plus que nécessaire. Cependant, si vous stockez tous les fichiers, des fichiers commerciaux importants aux documents indésirables, des volumes immenses de données s’accumulent rapidement, ce qui représente des risques et entraîne des coûts. C’est exactement là que la gouvernance intelligente de l’information doit entrer en jeu. Ce n’est qu’avec des processus clairement définis que l’on peut économiser des coûts et éviter des risques.

Conclusion

La solution aux problèmes susmentionnés est une plateforme intelligente de gestion de l’information permettant la gestion et le stockage de  l’information quel que soit le lieu de stockage. Il importe donc peu que les données se trouvent sur différents systèmes ou référentiels d’entreprise ou sur différentes plateformes en Cloud. Des connecteurs appropriés doivent pouvoir établir une connexion avec tous les systèmes environnants et l’échange de données doit pouvoir se dérouler de manière entièrement automatique.

L’accent est mis sur un déroulement des opérations absolument fluide afin que les employés soient soulagés et puissent se concentrer sur leurs activités quotidiennes.

Ce n’est que de cette manière que la numérisation a un sens.

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