Archiver les emails de manière sûre et efficace

17.03.2021

GESTION DES E-MAILS  : ARCHIVER, STRUCTURER ET AUTOMATISER

 

Aujourd’hui, nombre des informations essentielles pour l’entreprise est contenue dans les e-mails. Cependant, ceux-ci sont rarement explicitement référencés dans des documents et processus commerciaux essentiels. L’utilisation d’une plateforme ECM intégrée est la solution. Par une gestion numérique, les e-mails peuvent alors être affectés de manière simple et pratique à vos différents processus opérationnels.

Automatisation  : une disponibilité immédiate

Les messages pertinents pour l’entreprise et leurs pièces jointes sont automatiquement analysés. Leur contenu est lu et stocké de manière centralisée par des « drag & drop ». Ces données sont sécurisées, et en conformité totale avec la législation. Tout ceci s’effectue selon un processus et de manière structurée vers des fichiers numériques centraux, avec une claire dichotomie entre contenus professionnels et privés. De surcroît, les structures existantes de fichiers et de dossiers sont conservées, ce qui fait de la recherche d’e-mails un jeu d’enfant.

À l’épreuve des audits : une conformité au droit totale

Dans la gestion des données numériques, il faut tenir compte d’exigences légales supplémentaires. Citons par exemple EUROSOX, Solvency II, GDPdU, GoBS, HGB, AO, ou encore la loi sur la responsabilité du fait  des produits (LRFP), et cette durée légale de conservation de dix ans. Le statut des e-mails est celui des lettres d’affaires. Ils doivent pouvoir être récupérés le moment venu, et, surtout, respecter le format original La bonne gestion des e-mails doit se conformer à ces exigences.

Convivialité  : un usage quotidien aisé

Les e-mails et les pièces jointes peuvent être retrouvés facilement via les interfaces familières d'Outlook ou de Lotus Notes. Les collaborateurs peuvent accéder en même temps aux e-mails archivés dans toute l’entreprise à partir de n’importe quel poste de travail, et gérer les boîtes aux lettres selon leur fonction et leur sujet. L’application basée sur une base de données distribue automatiquement le contenu aux postes de travail et supprime les e-mails archivés de toutes les boîtes aux lettres conformément aux règles établies.

Simplicité  : workflow intégré

La connexion de votre archive digitale à votre serveur de messagerie permet la mise en place de workflows numériques intégrés au flux de vos données. Les processus récurrents que vous exécutez manuellement aujourd’hui s’exécuteront automatiquement demain. Vous pouvez également développer de nouvelles fonctionnalités spécifiques à vos propres besoins grâce, par exemple, à l’intégration du  traitement des factures entrantes, de la gestion du personnel ou des contrats dans le workflow.

Conforme à la législation : archiver, c’est optimiser

La solution de gestion des e-mails fusionne ces derniers et leurs pièces jointes dans une archive numérique dès réception et avant même leur transfert vers le serveur de messagerie. Elle offre une conformité juridique totale, certifie l’origine du contenu, réglemente la période de conservation, et définit les conditions de la disponibilité des contenus sur toute cette période légale. Vous conservez donc l’accès aux informations tout au long du cycle de vie d'un document.

Gestion des e-mails  : réduction des délais et des coûts

La correspondance commerciale et les décisions internes présentes dans les e-mails sont des informations précieuses qui comprennent généralement des éléments additionnels liés à l'activité de l'entreprise. La solution : intégrez les e-mails dans les processus commerciaux de votre entreprise.

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