Quelle solution ECM pour le département Finance ?

12.04.2021

Trouvez enfin les bons documents rapidement !

 

Si vous deviez dresser une liste de tous les éléments essentiels à la conformité des petites entreprises, une gestion réussie des documents pertinents serait en tête de liste. C’est particulièrement vrai pour les départements financiers, qui traitent chaque jour des volumes de documents colossaux, qu’il s’agisse de factures, de bons de livraison, de reçus ou d’autres documents papiers.

Le plus souvent, nombre de ces documents sont nécessaires pour mener à bien vos processus de comptabilité. Cependant, tous les documents réceptionnés ne sont pas importants. Comme on ne sait pas toujours à l’avance quels documents seront encore nécessaires pour la suite du traitement, on décide de conserver l’ensemble  des documents.


Et c’est précisément le défi à relever. En un temps très court, beaucoup d’informations s’accumulent. Le grand avantage est qu’une fois que vous connaissez le problème et que vous pouvez le décrire, vous pouvez trouver une solution.

La solution : une gestion intelligente de l’information

 

Il vous faut donc un moyen de collecter toutes les informations et de les éditer en fonction de leur importance et de leur pertinence. Tout ceci souligne l’importance d’une stratégie de gestion de l’information, mise en œuvre par un système ECM comme M-Files. Grâce à ce que l’on appelle la gestion de contenu d’entreprise, le département Finance peut enfin regrouper ces informations de manière significative et les stocker en toute sécurité.


À cette fin, M-Files travaille avec des métadonnées, avec lesquelles les fichiers sont enrichis. Peu importe où se trouvent les données ou quel est leur nom, mais ce qui nous intéresse, c’est plutôt leur «valeur». Ainsi, vous n’avez plus besoin de savoir où les données sont stockées, mais seulement ce que vous recherchez. Le système fait le reste et stocke les données dans sa propre structure.

De nombreux avantages

 

Tous les documents et informations pertinents sont immédiatement à votre disposition. La qualité et la traçabilité des différents éléments d’information sont excellentes grâce à l’enrichissement par des métadonnées. Il n’y a pas de perte de temps inutile due à des clarifications et des doublons ou à des règlements de compétence (par exemple, lors de la libération des paiements). Je suis sûr que vous avez votre propre expérience en matière de réclamation de factures ou des reçus correspondants. Avec un ECM intelligent, tout cela fait partie du passé.

En passant à un système de gestion de l’information comme M-Files, vous pouvez numériser une grande partie de la capture et de la gestion des documents sources, ce qui augmente considérablement l’efficacité.


Grâce à l’utilisation de l’IA (intelligence artificielle), M-Files permet des capacités de gestion avancées : recherche, accès et gestion des informations à travers différents systèmes et référentiels. Les informations pertinentes pour l’entreprise et les données formelles peuvent être automatiquement séparées.

Travailler de n’importe où

 

Les habitudes de travail changent. La tendance au télétravail va s’accentuer dans les années à venir. C’est un fait avec lequel les entreprises apprennent à composer. Le passage à un système de gestion de l’information tel que M-Files est particulièrement important aujourd’hui, car la plupart des employés travaillent encore dans des lieux décentralisés. M-Files s’intègre non seulement à toutes les plateformes de stockage en Cloud populaires comme Dropbox et Google Drive, mais il rassemble également les informations stockées dans les différents systèmes environnants.

Ce qui va vous intéresser particulièrement, c’est que les informations sont stockées de telle manière qu’elles sont à l’épreuve des audits et qu’elles répondent aux règles de conformité de l’entreprise, si celle-ci le souhaite.

Numérisation proactive

 

En mettant en place un système de gestion de l’information comme M-Files, vous êtes déjà au cœur de la numérisation et vous façonnez l’avenir de manière proactive. Seules les entreprises qui alignent aujourd’hui leurs processus sur les évolutions du marché numérique seront en mesure de survivre dans les années à venir.

Vous souhaitez certainement en savoir plus maintenant - contactez-nous. Nos spécialistes se feront un plaisir de vous renseigner.

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