Cinq conseils pour réduire vos coûts d'impression au bureau

16.08.2018

Quelle que soit la taille de votre entreprise, l’imprimante multifonction constitue souvent un outil de travail indispensable au sein de votre entreprise. Avez-vous une idée de combien ce service coûte réellement à votre entreprise ?

Selon Gartner, 90 % des entreprises ne savent pas combien d'imprimantes elles ont ou combien elles dépensent pour l'impression. Pourtant, les frais d’impression font souvent partie du trio de dépenses d'exploitation principales de l'entreprise, derrière le loyer et les salaires. Réduire les coûts d'impression de votre bureau peut donc avoir un impact considérable sur vos résultats financiers.

La bonne nouvelle, c'est qu'il existe de nombreuses façons de réduire les coûts d'impression sans compromettre la qualité, l'accessibilité ou la performance.

Voici cinq pistes :

1. Imprimer en mode «Follow Me» (directement depuis le tableau de bord)

Les collaborateurs impriment souvent des documents dont ils n'ont pas vraiment besoin, puis les oublient sur l'imprimante. Parfois, il peut s’agir de documents sensibles ou confidentiels, cela gaspille du papier et crée un risque pour la sécurité de l'information. En demandant aux utilisateurs d'entrer un NIP ou de passer un badge avant l'impression de leurs documents, le gaspillage de papier peut être considérablement réduit et les failles de sécurité peuvent être comblées. C'est parce que les travaux ne sont imprimés que lorsque l'utilisateur les libère et se tient debout devant l'imprimante, prêt à les prendre.

2. Implémenter des règles d’impression

La plupart des solutions d'impression modernes vous permettent d'imposer aux utilisateurs des règles qui peuvent réduire considérablement le coût de l'impression. Par exemple régler que les impressions partent en noir et blanc. Les impressions recto verso par défaut permettent aussi d'économiser du papier.

3. Revoir votre flotte

De nombreuses entreprises ont plus d'imprimantes qu'il n'en faut, chaque utilisateur ayant souvent une imprimante sur son bureau. Cela peut être inefficace et coûteux. Les gros travaux d'impression sont souvent envoyés vers des imprimantes plus lentes et plus coûteuses, tandis que d'autres appareils restent sous-utilisés, ce qui rend difficile le retour sur investissement. En examinant votre parc d'imprimantes, vous pouvez consolider et rationaliser le nombre d'appareils que vous possédez, en vous assurant que vous ne payez pas pour des machines qui sont rarement utilisées.
En combinant une flotte plus rationalisée avec le mode d’impression « Follow Me », vous pouvez réduire le nombre d'imprimantes individuelles. Même les personnes comme les gestionnaires des ressources humaines ou les professionnels du droit et des finances qui impriment régulièrement des renseignements confidentiels peuvent utiliser une imprimante commune sans compromettre la protection de la vie privée ou la confidentialité avec le mode « Follow Me »

4. Personnaliser les paramètres

Des paramètres intelligents et fondés sur des règles peuvent prendre des décisions intelligentes pour réduire davantage les coûts.
Par exemple, il est possible d’identifier automatiquement les travaux d'impression volumineux ou gourmands en ressources et ensuite de les acheminer vers l'appareil le plus efficace ou le plus rapide. Cela évite de bloquer les imprimantes utilisées pour l'impression normale de document et permet aux collègues de poursuivre leurs activités comme d'habitude pendant l'exécution de ces travaux de plus grande envergure.

5. Analyser les impressions

En mettant en œuvre un programme de gestion des impressions pour un suivi complet, vous pouvez voir où votre entreprise dépense le plus pour l'impression et par conséquent où vous pourriez réaliser d'importantes économies.
En ayant la visibilité sur l’utilisation des impressions par imprimante, département ou individu, la transparence des coûts est complète.

Ce ne sont là que quelques-unes des façons dont vous pouvez réduire les coûts d'impression dans votre entreprise, pour en savoir plus, contactez notre équipe qui se fera un plaisir de vous accompagner dans cette démarche.

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