5 raisons en faveur de la gestion intelligente de l’information

17.04.2021

Ou pourquoi intégrer une solution de gestion intelligente de l’information (ECM) dès maintenant ! C’est presque effrayant la vitesse à laquelle le monde du travail évolue. De nouvelles offres de services et des paramètres en constante évolution doivent être pris en compte. Les processus et les flux de travail qui n’ont été introduits que récemment à des coûts conséquents, semblent déjà obsolètes aujourd’hui. La numérisation tant citée et les changements de paradigme associés sont déjà nos compagnons quotidiens.

Mais les exigences des clients, des entreprises et de leurs employés n’ont pas changé. Les exigences de qualité sont toujours très élevées dans un environnement professionnel (interne et externe). Et c’est une bonne chose.

Cependant, les attentes en matière de gestion ont changé. Comment fonctionne la collaboration au sein des départements ? Les processus s’intègrent-ils parfaitement ? Un projet est-il traité de manière efficace, efficiente et dans les délais ? Est-il rentable au bout du compte ?

Bonne nouvelle : grâce aux systèmes de gestion intelligente de l’information (Enterprise Content Management - ECM), il est désormais possible de cartographier et d’évaluer l’ensemble des mesures, projets, plans de financement d’une entreprise. Et ce, en appuyant sur un bouton, de manière décentralisée, quand et où vous voulez.

Les informations sont disponibles à tout moment en temps réel et servent à la direction de l’entreprise comme base de décision factuelle.

La mauvaise nouvelle : des études ont montré que plus de 80 % des PME suisses travaillent encore «à l’ancienne». Des documents sont transmis, des doublons et des copies de sauvegarde sont créés, des fichiers disparaissent dans des silos de données, des autorisations de signature doivent être respectées, les absences des employés entravent le déroulement de projets entiers, etc.

Mais une chose est claire (et Gartner le confirme depuis des années) : les entreprises qui ne franchissent pas le pas maintenant et n’examinent pas d’un œil critique leurs processus d’entreprise ne seront pas en mesure de faire face à la concurrence dans les prochaines années.

Voici 5 raisons pour lesquelles vous devriez mettre en place un système d’information intelligent (par exemple M-Files).

1. Vos employés peuvent à nouveau se concentrer sur leurs activités quotidiennes.

•  Les données ne sont plus saisies manuellement.
•Toutes les informations pertinentes se trouvent au même endroit.
• Plus de longues recherches car M-Files recherche absolument toutes les données et liste les données les plus pertinentes.
• Les processus sont signés numériquement et libérés immédiatement.
• Plus de documents physiques.
• Gestion des versions - vous travaillez toujours sur le document en cours, même si plusieurs employés y ont accès.

2. Le taux d’erreur est proche de zéro.

Certes, une vie professionnelle sans erreur est impossible et une culture d’erreur saine offre de grandes possibilités. Toutefois les entreprises ne se mesurent pas à leur courbe d’apprentissage, mais à l’exécution sans erreur des commandes. Les évaluations sur le marché montrent clairement que les employés aiment se référer à des processus dépassés lorsqu’on les interroge sur un manque de conscience de la qualité. Avec un ECM moderne, il n’y a plus de vieux processus. Tout est structuré, défini et mesurable.

3. Les clients sont votre atout le plus précieux

Qu’il s’agisse d’une demande de renseignements ou d’une plainte, la communication avec les clients présente un potentiel énorme : des affaires supplémentaires ou à minima le développement d’une bonne relation avec le client. Mais cela nécessite des données clients actualisées et disponibles. Avec un système ECM bien conçu vous avez TOUTES les données sur le client et son historique à portée de main.

4. Utiliser le potentiel de vos employés

Avec une solution ECM, il n’y a plus de temps d’attente. Les projets peuvent être travaillés simultanément, tous les employés concernés sont pleinement informés (ce qui contribue également à une bonne motivation).  
Les «goulots d’étranglement» traditionnels n’existent plus, les employés peuvent collaborer de manière transparente sur un projet et apporter toute la richesse de leur expérience. Et cela peut représenter une valeur significative.

5. Gestion agile

Les exigences auxquelles doivent répondre les décisionnaires modernes sont multiples et très complexes. En effet, les décisionnaires sont censés prendre des décisions stratégiques sur la base des données dont ils disposent. Les informations doivent donc être complètes et validées. M-Files rend cela possible grâce à des tableaux de bord librement modifiables. Les données peuvent être triées par n’importe quel filtre imaginable basé sur le métafichier.

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