Digitale Rechnungsverarbeitung

Digitales Erfassen und Prüfen Ihrer Eingangsrechnungen

Täglich wird Ihr Unternehmen von einer Flut an Eingangsrechnungen überschwemmt. Von der Verteilung an die zuständigen Fachabteilungen bis zur Freigabe und Bezahlung ist das ein zeitintensiver und oft auch fehleranfälliger Prozess. Mit unser digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung können Sie ab sofort mit einer optimalen Lösung rechnen.

Funktionalität

  • Effiziente Digitalisierung Ihrer Eingangsrechnungen mit bestehenden Multifunktionssystemen
  • Intelligentes Auslesen & automatisches Verteilen
  • Workflows für Rechnungsprüfung und –freigabe
  • Dokumentation und Ablage (nach GeBüV)
  • Zustellung im digitalen „Postkorb“ des Mitarbeiters

Ihre Vorteile auf einen Blick:

  • Schnellere Freigabeprozesse durch elektronische Bearbeitung
  • Transparenz und Sicherheit durch Zugriffskontrolle, dokumentierte Freigabeprozesse und revisionssichere Ablage
  • Kostenersparnis durch Ausschöpfen von Skonti
  • Perfekte Integration durch Anbindung an bestehende ERP-Systeme

Informationen aus der Eingangspost, wie Rechnungen, werden von gdxPLUS automatisch erfasst und über vordefinierte Workflows im Unternehmen verteilt. Bei Ihren Rechnung kann dieser Prozess sogar soweit automatisiert werden, dass alle relevanten Informationen von der Software erfasst wird und einer rechnerischen Prüfung der Beträge sowie ein inhaltlicher Abgleich mit Kreditoren im ERP-System erfolgt. 

Liegt zur Rechnung noch eine Bestellung vor, könnte das System die Rechnung sogar direkt freigegeben und die ausgelesenen Informationen zur Buchung an das ERP-System weitergeben. Alternativ kann der Freigabeprozess auch über einen Workflow gesteuert werden, der dem zuständigen Mitarbeiter die Informationen elektronisch übermittelt und zur Freigabe vorlegt, bevor die Informationen an das ERP-System übermittelt werden.

In beiden Fällen gibt es grosses Optimierungspotential bei der Effizienz und der Fehlerquote, da durch die automatische Verarbeitung da die kostenintensive manuelle Erfassung und Eingabe von Informationen wegfällt und die Informationen ohne Medienbruch stattfindet. 

Zertifikat Revisionssicherheit

Für die Schweiz sind die folgenden gesetzlichen Vorgaben für den Umgang mit digitalen Dokumenten zugrunde gelegt: 

Grundsätze ordnungsgemässer Akten- und Buchführung

  • Das schweizerische Obligationenrechts (OR, Artikel 957ff.) über Buchführung, Aufbewahrung und Edition
  • Die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV)
  • Die Richtlinien der Treuhand Kammer bezüglich der Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung (Revisionshandbuch der Schweiz)

 Rechnungswesen 

  • Die „Richtlinien für die Ordnungsmässigkeit des Rechnungswesens unter steuerlichen Ge-sichtspunkten sowie über die Aufzeichnung von Geschäftsunterlagen auf Bild- oder Daten-träger und deren Aufbewahrung“ der eidgenössischen Steuerverwaltung (EStV)
  • Das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) sowie die Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV) in Verbindung mit der Verordnung des Eidg. Finanzdepartements über elektronisch übermittelte Daten und Informationen (ElDI-V) 

Datenschutz 

  • Das Datenschutzgesetz [DSG] (im Falle der Speicherung personenbezogener Daten)
  • Die Datenschutzverordnung (VDSG)
Lösungsansätze

Insiders Technologies

Automatisieren Sie die Verarbeitung des gesamten Rechnungseingangs in Ihrem ERP-System für unsortierte, beliebig gemischte Rechnungen - von traditionellen Papierrechnungen bis hin zu elektronische Rechnungen - sowie Gutschriften, ohne Systemanpassungen oder vorheriges Training und sorgen Sie für optimale Prozesse in Ihrem Rechnungswesen.

Download Datenblatt (PDF) Insiders SmartInvoice

Chronoscan

ChronoScan ist eine komplette Suite für das Dokumenten-Scannen und die Datenerfassung. Die Software ist dabei zum einen einfach zu bedienen, zum anderen sehr leistungsstark und schnell. Dies ermöglicht ein effizientes Scannen und Organisieren von Dokumenten und hilft, die Produktivität der Dokumentenerfassung zu erhöhen.

ChronoScan erfüllt dank zahlreicher Features die Anforderungen an eine umfangreiche Capturing-Lösung. Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse, indem Sie z.B. alle eingehenden Geschäftsdokumente klassifizieren, die für Sie relevanten Informationen erfassen und in Ihr ERP-System integrieren – und das voll automatisch.

Download Datenblatt (PDF) Chronoscan

go digital - go Graphax

Sind Sie bereit für die digitale Transformation?

Alles was lohnend digitalisiert werden kann wird digitalisiert werden. Was sich vernetzen kann, wird sich vernetzen. Und was sich automatisieren lässt, wird automatisiert werden. Das trifft auf jeden Prozess der Welt zu. Wenn Technologie und Gesellschaft sich schneller verändern als Unternehmen in der Lage sind, sich daran anzupassen, kommt es wie in der Evolution zum Aussterben.

"Es ist nicht die stärkste der Arten, die überlebt, noch die intelligenteste, die überlebt. Es ist diejenige, die sich am besten an Veränderungen anpassen lässt (Charles Darwin)."


Erfahren Sie aus erster Hand, wie Sie die ersten erfolgreichen Schritte in das digitale Zeitalter machen und was für Chancen sich für Sie und Ihr Unternehmen eröffnen.

Was dürfen Sie von uns erwarten?

Sie haben hohe Erwartungen an uns?

Ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt zu betreiben, erfordert mehr als nur die entsprechenden Tools zu besitzen. Von Anfang an die richtige Strategie zu verfolgen entscheidet darüber, wie erfolgreich und effizient Sie den Weg in die digitale Zukunft bestreiten werden. Wir begleiten Sie von der Evaluation bis hin zum Betrieb und auch darüber hinaus.

  • Über 40 Jahre Erfahrungen im Dokumentenmanagement
  • Starke Partnerschaften mit international tätigen Konzernen
  • Ein Familien geführtes Schweizer Unternehmen
  • Kompetenzzentrum in Ihrer Nähe
  • Wir kennen unsere Kunden
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Verlangen Sie nach einem unverbindlichen Beratungstermin mit einem unserer Spezialisten. Gerne wird er Ihnen aufzeigen, was für enorme Vorteile ein Dokumentemanagementsystem bringen kann und wie Sie schnell und effizient den ersten Schritt in die digitale Dokumentenverwaltung machen. 

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