Digitale Rechnungsverarbeitung
Digitales Erfassen und Prüfen Ihrer Eingangsrechnungen
Täglich wird Ihr Unternehmen von einer Flut an Eingangsrechnungen überschwemmt. Von der Verteilung an die zuständigen Fachabteilungen bis zur Freigabe und Bezahlung ist das ein zeitintensiver und oft auch fehleranfälliger Prozess. Mit unser digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung können Sie ab sofort mit einer optimalen Lösung rechnen.
Funktionalität
- Effiziente Digitalisierung Ihrer Eingangsrechnungen mit bestehenden Multifunktionssystemen
- Intelligentes Auslesen & automatisches Verteilen
- Workflows für Rechnungsprüfung und –freigabe
- Dokumentation und Ablage (nach GeBüV)
- Zustellung im digitalen „Postkorb“ des Mitarbeiters
Ihre Vorteile auf einen Blick:
- Schnellere Freigabeprozesse durch elektronische Bearbeitung
- Transparenz und Sicherheit durch Zugriffskontrolle, dokumentierte Freigabeprozesse und revisionssichere Ablage
- Kostenersparnis durch Ausschöpfen von Skonti
- Perfekte Integration durch Anbindung an bestehende ERP-Systeme
Informationen aus der Eingangspost, wie Rechnungen, werden von gdxPLUS automatisch erfasst und über vordefinierte Workflows im Unternehmen verteilt. Bei Ihren Rechnung kann dieser Prozess sogar soweit automatisiert werden, dass alle relevanten Informationen von der Software erfasst wird und einer rechnerischen Prüfung der Beträge sowie ein inhaltlicher Abgleich mit Kreditoren im ERP-System erfolgt.
Liegt zur Rechnung noch eine Bestellung vor, könnte das System die Rechnung sogar direkt freigegeben und die ausgelesenen Informationen zur Buchung an das ERP-System weitergeben. Alternativ kann der Freigabeprozess auch über einen Workflow gesteuert werden, der dem zuständigen Mitarbeiter die Informationen elektronisch übermittelt und zur Freigabe vorlegt, bevor die Informationen an das ERP-System übermittelt werden.
In beiden Fällen gibt es grosses Optimierungspotential bei der Effizienz und der Fehlerquote, da durch die automatische Verarbeitung da die kostenintensive manuelle Erfassung und Eingabe von Informationen wegfällt und die Informationen ohne Medienbruch stattfindet.
Für die Schweiz sind die folgenden gesetzlichen Vorgaben für den Umgang mit digitalen Dokumenten zugrunde gelegt:
Grundsätze ordnungsgemässer Akten- und Buchführung
- Das schweizerische Obligationenrechts (OR, Artikel 957ff.) über Buchführung, Aufbewahrung und Edition
- Die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV)
- Die Richtlinien der Treuhand Kammer bezüglich der Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung (Revisionshandbuch der Schweiz)
Rechnungswesen
- Die „Richtlinien für die Ordnungsmässigkeit des Rechnungswesens unter steuerlichen Ge-sichtspunkten sowie über die Aufzeichnung von Geschäftsunterlagen auf Bild- oder Daten-träger und deren Aufbewahrung“ der eidgenössischen Steuerverwaltung (EStV)
- Das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) sowie die Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV) in Verbindung mit der Verordnung des Eidg. Finanzdepartements über elektronisch übermittelte Daten und Informationen (ElDI-V)
Datenschutz
- Das Datenschutzgesetz [DSG] (im Falle der Speicherung personenbezogener Daten)
- Die Datenschutzverordnung (VDSG)
Insiders Technologies
Automatisieren Sie die Verarbeitung des gesamten Rechnungseingangs in Ihrem ERP-System für unsortierte, beliebig gemischte Rechnungen - von traditionellen Papierrechnungen bis hin zu elektronische Rechnungen - sowie Gutschriften, ohne Systemanpassungen oder vorheriges Training und sorgen Sie für optimale Prozesse in Ihrem Rechnungswesen.
Chronoscan
ChronoScan ist eine komplette Suite für das Dokumenten-Scannen und die Datenerfassung. Die Software ist dabei zum einen einfach zu bedienen, zum anderen sehr leistungsstark und schnell. Dies ermöglicht ein effizientes Scannen und Organisieren von Dokumenten und hilft, die Produktivität der Dokumentenerfassung zu erhöhen.
ChronoScan erfüllt dank zahlreicher Features die Anforderungen an eine umfangreiche Capturing-Lösung. Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse, indem Sie z.B. alle eingehenden Geschäftsdokumente klassifizieren, die für Sie relevanten Informationen erfassen und in Ihr ERP-System integrieren – und das voll automatisch.
Sie haben hohe Erwartungen an uns?
Ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt zu betreiben, erfordert mehr als nur die entsprechenden Tools zu besitzen. Von Anfang an die richtige Strategie zu verfolgen entscheidet darüber, wie erfolgreich und effizient Sie den Weg in die digitale Zukunft bestreiten werden. Wir begleiten Sie von der Evaluation bis hin zum Betrieb und auch darüber hinaus.
- Über 40 Jahre Erfahrungen im Dokumentenmanagement
- Starke Partnerschaften mit international tätigen Konzernen
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